【精品】档案管理办法

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1、档案管理办法总则：为加强公司综合档案管理工作，系统地收集记录本公司各项活动具有保存价值的文件资料，作为真实的历史依据，并充分发挥其在经营管理中的作用，特制定本办法。分类：分为工程类、质量环境管理体系、行政类、财会类、声像、人事六大类。第一类：工程技术档案一、施工技术文件资料：1、归档范围：(以工程项冃为单位)(1)招、投标资料(自建基建项目还包括申请报告、计划任务书、各种手续、审批报告等有关该项工程的来源文件等)(2)施工合同(3)工程预、决算书(4)竣工技术资料(按国家统一验收标准排序)(5)与工程实物相符合的全套竣工图(6)工程验收记录及会议纪要

2、、施工总结2、职责分工：招投标资料、施工合同、预(决)算资料由经营管理部负责收集、整理立卷，第二年三月归档。其它工程技术资料由项目技术员负责填写、整理，送交公司T程部审定，并暂存工程部，待第二年三月份归档，装订规格以城建档案馆要求为准。二、设备仪器文件资料：1、归档范围：(1)施工生产、试验设备仪器随机所带的技术资料。(2)设备仪器使用记录。(3)检修记录。2、职责分工：施工机械设备方面资料由物资管理部负责收集、整理。当年资料暂存物资管理部，第二年三月份归档。(有关试验、计量、设备仪器方面资料由试验员负责收集、整理，暂存工程部，于第二年三月份归档。)

3、三、科研方面的文件资料：1、归档范围：在科研活动中产生的方案、批准书、科研成果形成过程中的完整资料。2、职责分T：由科研实施部门负责收集、整理立卷，暂存实施部门,于第二年三月份前归档。(长期)第二类质量环境管理体系文件1、归档范围：(1)质量环境管理手册(2)程序文件(3)其它质量环境方针(4)在质量环境管理体系运行中形成的质量记录(5)质量环境管理体系文件清册2、职责分工：(1)质量环境管理手册、程序文件和其它质量环境管理文件在编制完毕、经批准打印装订成册后一个月内即向档案室移交一套。(1)在文件运作过程中产生的质量环境记录暂存工程部，在第二年三月

4、底前归档，保存期限为长期。第三类行政档案1、归档范围:（1）上级机关或主管部门颁发的主要业务并要求执行的文件材料（长期）。（2）上级机关或主管部门召开的重要会议文件资料包插公司领导在会上的发言。（长期）（3）上级相关或友好人士视察，检查本公司工作时形成的题词、讲话、声像等重要文件资料（永久）。（4）公司召开的历次董事会或相当级别的决策性会议纪要、发言材料、声像材料（永久）。（5）公司召开的专业性会议及党、政、工会议纪要（短期）。（6）本公司制定的方针、政策、法规性、重要业务性资料（长期）。（7）本公司的请示与上级机关的批复（长期）、公司内部职能部门的

5、请示与公司的批复（短期）。（8）公司党、政、工及各职能部门的工作计划、总结、向上级的汇报材料（长期）。（9）本公司的各种统计报表（长期）。（10）干部任免文件、机构调整、人员编制及下属各单位变化（名称更改、启用印信文件等）（永久）。（11）公司获得的各种荣誉证书、个人获劳模或先进工作者等荣誉称号、职工奖励或处分等行为形成的文件资料（长期）。（12）干部职工的录用、调转材料及所签合同（永久）。（13）职称评定材料（永久）(14)各种介绍信及行政活动的存根，反映公司活动的简报、照片、音(像)带等(长期)。(15)有关公司区域变化和解决界限纠纷、征用土地的

6、文件资料(永久)。2、职责分工：由办公室负责行政文件的收集、整理及组卷工作，在第二年三月底前向档案室移交。3、质量要求：(1)要完整配套，前后一致。(2)保管期限划分明确。(3)文件排列顺序明确：先调查后结论，先上级后下级，先请示后批复；同一作者，同一问题按主次排序，目录清晰，页号在右下角。(4)内容清晰，问题反映准确，通常三要素：作者、问题、名称。(5)文字材料去掉金属面，以底边和左边挫齐，三孔一线。第四类财会档案管理1、分类：(1)会计凭证：包括原始凭证、记帐凭证和汇总凭证，具体是现金收付凭证、银行存款收付凭证,、转帐收付凭证。(2)会计帐薄：具

7、体包括现金日记帐、银行存款日记帐、三级明细帐;总帐及银行对帐单等。(3)会计报表：具体包括施工企业年、季会计决算报表。2、职责分工：由公司财务管理部统一收集、整理、组卷，于第二年三月底前移交档案室。3、排列编号：(1)以年度为界线编号，案卷编号应根据凭证、帐簿、报表三大类分别从1号流水编号，即一类一个流水号。(2)会计凭证分别按现金、银行、转帐一年形成一个流水帐号进行排列，会计帐簿应按现金日记帐、银行存款日记帐、明细帐依保管期限降级排列。(3)年度会计报表一律集屮单独按年份排列，另行组卷编号。季度会计报表一律集中单独按年份排列，另行组卷编号。4、案卷

8、质量要求及建议保管期限：(1)会计档案立卷前仔细核对原始凭证号顺序，一个凭证号不准分开立卷，要拆卸金属物和影