外来文件管理规定.doc

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1、GG-03-02.0外来文件管理规定版本/修订：02/0昆山惠众机电有限公司昆山众诚精密锻造有限公司外来文件管理规定文件编号：GG-03-02.0发放编号：受控状态：修订记录：版本号编制/修订审核批准更改说明A常国其技术员2009年2月25日王兵技术科长2009年2月25日徐小元管代2009年2月28日换版02常国其技术员2012年9月6日昆山惠众机电有限公司/昆山众诚精密锻造有限公司第3页共4页GG-03-02.0外来文件管理规定版本/修订：02/01．适用范围该规定详细说明外来文件在公司内部以及外部流通的操作过程。过程具体包括：外来文件的登记、发放、

2、使用、保管、回收、评审、作废、封存等。2.适用文献《外来图纸》、《外来文件》、《相关标准》、《法律法规》、《图书手册》、《其他文件》3.具体操作要求外来文件的整个流通过程应符合以下细则：3.1外来文件的登记3.1.1销售人员接收外来文件,发送给该产品项目负责人，项目负责人大致判断文件所属文献类型（见3.1.1.1规定），然后按文献类型判断是否需要登记、保管。3.1.1.1《外来图纸》：a、所有客户要求试制开发的新产品图纸。b、老产品的新旧版本变更图纸。c、与已有图纸完全相同的图纸。d、除以上图纸需要登记外，其他图纸无需登记，由接收人进行保管。《外来文件》

3、：除以上类型以外，从客户或者供应商处获得的外来文件，需要存档保存、留有凭证的文件均需登记。《相关标准》：所有涉及公司所需使用的标准均需登记。《法律法规》：所有从外部接收的法律法规均需登记。《图书手册》：所有从外部接收的图书、手册、样本等资料均需登记。《其他文件》：由接收人确认此文件的重要性，若暂时无法区分哪一类型文件，但在将来可能会使用，可以将其归为其他类，进行登记。3.1.2项目负责人接到销售给予的外来文件需要进行整理，整理流程如下：a.项目负责人对收到的外来文件确认并签字，b.对外来文件电子档文件名重命名，命名方式如下：昆山惠众机电有限公司/昆山众诚

4、精密锻造有限公司第3页共4页GG-03-02.0外来文件管理规定版本/修订：02/0XXXXX_X(XXXXXX)来图日期（2016年7月11日来的图纸简写为160711，括号用英文状态下的括号）版本（图纸上的版本）延伸横线（用英文状态下的横线）外来产品图号C.负责对仅有的纸质档的文件扫描成电子档。技术项目负责人对外来文件整理后交由外来文件管理员登记、敲章、存档。3.1.3所有外来文件的信息需登记到《外来文件登记表》上，纸质档文件和图纸上敲红色“外来图纸”、“外来文件”章，最后将其保存到外来文件柜中。3.2外来文件的发放3.2.1除有保密要求外,外来文件

5、不得外发。若有需要，所需人可以向外来文件管理员口头申请，外来文件管理员可以将外来文件的复印件（带黑色“外来图纸”或“外来文件”章）发放给所需人，复印件上需敲红色“发放日期”章，并且所需人要在《文件发放、回收记录表》上签字。★注：复印件上需隐藏一些客户信息3.3外来文件的使用3.3.1外来文件使用人在使用之前首先检查文件上是否存在以下两种图章：a、黑色“外来图纸”或“外来文件“章。b、红色“发放日期”章。3.3.2若以上两点中有任何一点没有，此外来文件可视为无用文件，处于非受控状态，应立即停止使用。若继续使用，将造成的一切技术质量事故由使用人承担。3.4外

6、来文件的保管外来文件使用人负责保管自己使用的外来文件，外来文件可以申请补发。3.5外来文件的回收3.5.1在以下两种情况下，需回收外来文件：a、在外来文件出现新旧版本变更时,旧版本的文件需要收回，同时发放新版文件。b、在现有产品停止生产，将来也不会恢复生产时，可以直接收回现有文件。3.5.2所有回收的外来文件均需敲“回收日期”章，并在《文件发放、回收记录表》上做好回收记录。昆山惠众机电有限公司/昆山众诚精密锻造有限公司第3页共4页GG-03-02.0外来文件管理规定版本/修订：02/03.6技术科在使用客户提供的图纸、技术标准、技术规格等外来文件时，应询

7、问销售该文件有无最新版本，当销售与再次客户联系时,可以将问题反馈给客户并及时更新；各个部门在日常使用行业标准、法律法规、国家标准等外来文件时需要随时关注、更新其最新版本。3.7外来文件的作废3.7.1对于下发的外来文件经回收后，均需敲“作废”章，可以直接销毁。3.7.2对于经登记存档的外来文件，在发生以下两种情况时，均需敲“作废”章，但不可以直接销毁，仍需保存,保存期限为3年。a、在发生版本变更，旧版本敲章。b、在现有产品停止生产，将来不会恢复生产时，与此产品相关的文件敲章。3.8外来文件的封存对于已敲“作废”章，没有销毁，需要保存的文件，每两年整理一次

8、，将敲有“作废”章的文件从外来文件柜中提出，并纳入“外来文件封存档”中，并且将具