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1、浅析干部档案管理的问题及改进措施■人力资源浅析干部档案管理的问题及改进措施赵曼长庆油田第八采油厂摘要：干部档案因其形成的规范性、重要性、保密性，因而作为组织人事部门培养、选拔和任用干部的重要依据。目前干部档案管理，在管档意识、管理机制、管理方法等方面还存在诸多困难及弊端，本文在分析这些问题形成原因的基础上”提出了一些相关的改进措施。关键词:干部档案问题弊端改进措施干部档案来源于人事管理活动,是按照一定的规定、原则和方法进行整理立卷,以个人为单位，真实地反映一■个人的历史全貌，包括其政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇、身体状况及其经历和变化情况。干部档案
2、材料整理收集的全面、完好，有利于组织人事部门历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部。中央组织部于1980年2月颁布的《关于加强干部档案工作的意见》指岀：〃干部档案工作，是一项政策性、机密性很强的工作，各级党委和主管部门应予以关心和加强领导。“各级领导应认真贯彻中央的指示精神，认真学习、宣传档案管理的法律法规，增强档案管理意识，正确认识人事档案工作的特点、地位和作用,从人、财、物诸方面积极支持人事档案工作。一、干部档案管理工作中存在的弊端第一,管档意识滞后。干部人事档案工作是干部工作的一项基础性工作,是做好干部工作的基础和前提,搞好干部人事档案管理,对于全面地了解干部、正确选
3、拔使用干部具有重要意义。但是由于干部人事档案工作是一项内部性、保密性很强的工作,是一项并不引人注目的、默默无闻的工作，因此有的同志常常看不到这项工作的重要性。有的同志认为，现在使用干部重在现实表现,干部档案没有多大作用；还有的同志认为干部档案工作是干部档案工作人员的事情，与己无关；也有的同志虽然口头上讲干部档案工作的重要性，但实际工作中却不够重视。这些情况表明,相当一部分人员对干部档案工作的意识还是不强的。第二，管理方法滞后。目前的干部档案管理方法，局限于〃看堆式"的管理。接收材料、转递档案、录入材料信息、查找干部相关信息，以上就是干部档案管理人员的日常工作。这些操作工作，繁
4、琐、耗时，材料堆积如山，一般是从年头干到年尾，没有终点,现代化管理水平不高。许多单位人事档案材料的审查、鉴别制度，人事档案材料补充制度，移交转递制度,查阅、借阅制度尚不健全,造成了人事档案管理中的一些漏洞。也有许多单位虽然建立了规章制度，却不按章办事。如人员调动时，档案不及时转递;接收档案时不及时清查档案材料是否齐全，也不及时填写并邮寄回执;未收到回执不及时电话催要等，造成档案丢失及档案材料不全、不实等严重后果。档案方法的繁琐很大程度上是由于档案工作本身的繁琐所造成的，这就要求必须改进档案管理方法。第三,管理经费滞后。目前在干部档案管理中都普遍存在着设施与设备的不到位、不达标
5、，对干部档案管理工作没有相应的年度预算计划，因此，造成了库房面积不足、三室不能分开、档案柜不够、六防措施不能到位等等问题。这些硬件设施的不达标,给干部管理工作造成了散漫与停滞。二、上述弊端造成干部档案管理实际操作中的问题第_,档案材料短缺、填写不规范。如较早的履历表未盖人事部门公章、近期的履历表家庭成员信息填写不完整，因而都无法作为重要的参考依据。第二，学历材料不完备。很多同志通过各种方式的学习来提高文化水平和学历层次，但由于学习渠道如函授、电大学习等差异，各个学校对归档材料的要求不同，导致人事档案中学历材料不齐备，且无法补办手续。第三，入党材料不齐全。很多同志先后经历了多个
6、单位，但入党的单位没有将该同志的入党材料放入个人档案在审核档案发现问题后与原单位联系,原单位有的已经不存在，有的因原档案管理人员转岗离职，导致相关材料无法收集。第四，任免考察材料不完整、不规范。有部分干部任免材料，由于当时没有及时归档，材料没有保留，特别是考察材料，缺失较为严重。第五,档案材料内容填写前后不一，"三龄一历〃（年龄、工龄、党龄,学历）记载多样，个别干部的”年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高〃。三、干部档案管理工作的改进与发展措施以上问题，都是在干部审核中，发现的较为突出的问题，这些不完整、不规范的方面，严重影响了干部档案的真正使用价值，同时也使
7、企业的发展受到了不可避免的影响。因此,干部档案管理工作的改进与发展是迫在眉睫,不可避免的。通过在干部档案管理岗位中的实践与操作，总结以下若干意见,可以在实际管理工作中得到应用。第一，加强队伍建设。做好新形势下的干部档案管理工作,必须有一支在思想上、政治上、工作作风、业务能力等方面过得硬的干部人事档案工作队伍。—是要有吃苦耐劳的精神。干部人事档案工作是纷繁复杂的,要做大量艰苦细致的工作，好多工作是不为人知的。这就要求干部档案工作管理人员要淡泊名利,忠于职守，踏实工作，提高为档案事业建功的责任心。二是要有较
