会展项目沟通管理培训教材.ppt

《会展项目沟通管理培训教材.ppt》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在PPT专区-天天文库。

1、第八章会展项目沟通管理第八章会展项目沟通管理关键术语第一节沟通的基本概念第二节项目沟通管理过程第三节项目会议管理第四节项目冲突的协调处理第五节项目沟通的方法第八章会展项目沟通管理关键术语沟通计划（CommunicationPlanning）信息发布（InformationDistribution）绩效报告（PerformanceReporting）管理收尾（AdministrativeClosure）沟通障碍（Barriers）第一节沟通的基本概念一、沟通的概念有关沟通的主要概念有如下几个方面：1．沟通就是相互理解（项目经理75%-90%

2、的时间）2．沟通就是提出和回应问题与要求3．沟通交换的是信息和思想4．沟通是一种有意识的行为二、项目沟通管理的概念项目沟通管理是指对于项目过程中各种不同方式和不同内容沟通活动的管理。其主要内容包括1.项目沟通计划—确定项目信息需求及其计划安排2.项目信息传递—使项目团队能够得到信息3.项目报告—收集和发布项目实施绩效的信息第一节沟通的基本概念三、沟通的过程发送过程接收过程传递过程信息传递干扰项目沟通过程示意图想法编码接收解码理解反馈第一节沟通的基本概念四、沟通的基本原则1．准确性原则2．完整性原则3．及时性原则4．非正式组织沟通的运用原则

3、第一节沟通的基本概念四、影响组织沟通效果的基本要素1．信息发送者2．接收者或受众3．沟通环境4．信息资源5．沟通方式与渠道6．反馈与回应第一节沟通的基本概念第二节项目沟通管理过程一、沟通管理过程包括：项目沟通计划编制——确定项目干系人的信息需求和沟通需求；何人、何时、需要何种信息，以及信息的获得和提供方法。信息分发——使项目干系人及时得到所需要的信息。绩效报告——收集并传布执行信息，包括状态报告、进度报告和预测等。干系人管理——干系人管理是指对其沟通进行管理，以满足干系人需求并与干系人一起解决问题。对干系人进行积极管理，可以促使项目沿预期

4、轨道行进，而不会因未解决的利害关系问题脱轨。同时，可提高团队协同作战的能力，并限制对项目产生的任何干扰。二、沟通管理的目的：沟通是意义的传递与理解。项目沟通管理就是要保证项目信息及时、正确地提取、收集、传播、存储以及最终进行处置，保证项目信息畅通。沟通管理的方法：定时向项目成员通报项目进展，随时提供项目进展状态，帮助项目经理确定项目信息在什么时候、以什么方式进行交流，维护项目内部良好的沟通、保证项目文档完备并符合要求。三、项目沟通计划的编制1、项目沟通需求的确定2、项目沟通计划编制的过程3、项目沟通管理计划涉及的主要内容在编制项目沟通需求

5、时，最重要的是理解组织结构和做好项目干系人分析。项目经理所在的组织结构通常对沟通需求有较大影响，比如:组织要求项目经理定期向项目管理部门做进展分析报告，那么沟通计划中就必须包含这条。项目干系人的利益要受到项目成败的影响，因此他们的需求必须予以考虑。最典型也最重要的项目干系人是客户，项目组成员、项目经理以及他的上司。所有这些人员各自需要什么信息、在每个阶段要求的信息是否不同、信息传递的方式上有什么偏好，都是需要细致分析的。比如有的客户希望每周提交进度报告，有的客户除周报外还希望有电话交流，也有的客户希望定期检查项目成果，种种情形都要考虑到。

6、分析后的结果要在沟通计划中体现并能满足不同人员的信息需求，这样建立起来的沟通计划才会全面、有效。1、项目沟通需求的确定2、项目沟通计划编制的过程项目沟通计划编制的前期准备工作(需求确认.约束条件,假设前提)项目沟通计划的编制工作(沟通目标.任务确认.任务安排.资源需求）项目沟通计划编制的结果输出(沟通管理计划)3、项目沟通管理计划涉及的主要内容1、描述信息收集和文件归档结构。这一结构用于收集和保存不同类型的信息。例如：项目队成员出席会议带回来的有价值的信息如何归档，保存在那里？供应商的新产品样本如何归档，保存在那里？项目中使用了新产品影响

7、到其他领域（如工程、会计），信息如何传递？必须制定和遵循一个制度，将与项目有关的重要工作信息归档2、描述什么信息送给谁、什么时候和如何发送的机构。所有状态报告都是书面的？那些是口头的？是不是每个利益相关者都收到一份主进度表？实施者是否收到不同格式的状态报告？沟通计划的主要内容3、传送重要信息的格式4、用于创建信息的日程表是否已经安排资源去收集、聚集和发送关键项目信息？利益相关者是否知道在什么时候能得到不同的信息?什么时候他们需要参加重要的会议？时间安排是否考虑到了关键项目文件的评审和批准？5、获得信息的访问方法谁能看到一个草拟的文件？每一

8、个人都能访问所有的项目文件吗？那些信息在线保存？那些信息需要硬拷贝？谁能拷贝硬拷贝中的文件？谁能出席什么会议？沟通计划的主要内容6、随着项目的进展，更新沟通管理计划的方法7、利益相关者沟通分析