何谓时间管理.ppt

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1、時間管理TimeManagement91421004張盈鈺91421005張珮珮91421027徐怡芬91421037徐愛菊91421040李婷慧91421049張敬珣報告流程自我檢視WHATWHATHOWHOWWHYWHYbeforeafter我學到了什麼？自我檢視卡片：我一週最想完成的五件事思考目標達成率把時間用在刀口上我一週最想完成的五件事百分比自我檢視我一週最想完成的五件事思考目標達成率把時間用在刀口上把時間用在刀口上，時間管理四象限第一象限急迫又重要的事。各種狀況考驗我們的經驗、判斷力的時刻,也是可以用心耕耘的園地。很多重要的事都是因為

2、一再拖延或事前準備不周,而變成迫在眉睫。Ex：陪重病的親友上醫院第二象限重要但不急迫的事主要是與生活品質有關。荒廢這個領域將使第一象限益形擴大,使牛陷入大的壓力與危機中而疲於應付。反之,多投注一些預防措施,很多急事將無從產生。這個部份的事情不會對我們造成催促力量,所以必須主動去做。這是發揮個人領導力的領域。Ex：完成人資7篇readingpacket第三象限急迫但不重要的事因為迫切的呼聲會讓我們產生"這件事很重要"的錯覺--實際上就算重要也只是對別人而言。電話、會議、突來的訪客都屬於這一類。我們花很多時間在這個範圍打轉,自以為是在第一象限,其實不

3、過是在滿足別人期望與標準。Ex：看華視週日晚間的柯南第四象限不急迫又不重要的事簡而言之就是浪費生命,所以根本不值得花半點間在這個象限。但我們往往在一、三象限間來回奔走,忙得焦頭爛額,不得不「逃避」到第四象限去療養一番再出發。這部份的範圍倒不見得都是閒活動,因為真正有創造意義休閒活動是很有價值的。Ex：上網收廣告信以理性科學的方式，評斷優先順序工作項目長期重要性短期迫切性總數優先次序1.定期運動23542.陪親友上醫院11213.完成人資報告12324.看柯南31435.上網收廣告信3365兩個構面：重要性、急迫性三種程度：最重要、重要、不重要何謂

4、時間管理是目的性的生活技巧善用技巧，可合理、有效地利用可支配的時間引導並安排自己的生活，朝向理想的目標邁進Step3配合生理時鐘，擬定計畫。如何管理時間Step4分析、檢討目標達成率與改進。Step2安排目標的輕重緩急，安排優先次序。Step1訂好長程目標，以及與之有關的短期目標。善用規劃的觀念時間管理的方法八十二十法則掌握關鍵，花較少的時間得大功效象限法一週觀點法集中處理法角色平衡法象限法第一象限急迫又重要的事必須做第二象限重要但不急迫的事應該做第三象限急迫但不重要的事可以做（亦可分派）第四象限不急迫又不重要的事何必做擬定工作計畫（工作日誌）優

5、先次序急不急重要不重要人生目標象限的運用原則時間工作項目佔用時間優先次序評語8：10端咖啡，讀報20分4可在午飯時讀，頭20分鐘浪費掉了8：30檢討今日計畫15分1時間運用得當；發現兩個要海倫注意的問題8：45寫便條給海倫5分1時間運用得當8：50魏特來電15分4總機小姐可以留言9：05BB來電談預算之事15分3總機小姐可以留言9：20要海倫聽寫信件45分2口述得不是很有條理10：05讀信並將信件分類30分4海倫可做此事，要她分類，排出優先次序，並回一些信時間工作項目佔用時間優先次序評語8：10端咖啡，讀報8：30檢討今日計畫8：45寫便條給海倫

6、8：50魏特來電9：05BB來電談預算之事9：20要海倫聽寫信件10：05讀信並將信件分類範例：上班族的工作日誌今日目標次序目標完成時間完成會議檢討10:00向老闆做業務摘要13:00向老闆做服務報告14:00幹部會議11:00加緊處理信件16:00解決布朗的問題17:00評估日誌所在工作的優先次序指數1.是急迫又重要的事—必須做2.重要但不急迫的事—應該做3.急迫但不重要的事—可以做4.不急迫又不重要的事—何必做總結1.時間管理的價值2.實務應用電話管理有效的開會授權3.善用科技展品做好時間管理1、時間管理的價值提高生產力預防壓力在工作(學業)

7、與個人生活間取得平衡朝向人生理想目標邁進2.實務應用電話管理有效的開會授權有效的開會meeting準時開會與結束適當的人員明確的目標與議程達成共識與追蹤成效排除干擾2.實務應用電話管理有效的開會授權電話管理清靜時間更高層的過濾電話方式沒有助理1.同事2.留言系統3.燈號取代鈴聲4.拔掉電話插頭5.隔絕電話有助理過濾電話1.處理2.轉接3.暫緩4.速辦2.實務應用電話管理有效的開會授權授權我是萬能的…焦頭爛額的經理人養了一堆沒事做的屬下沮喪的員工---不被信任、才能無從發揮經理人無法專心從事改善公司作業等的思考清楚描述「下個步驟」並確認其重要性指派

8、給至少能完成這件事的最低階層員工a)給予建議，然後行動b)行動，然後給予建議安排適當的後續追蹤時間經理人3.善用科技產品做好時間管理ou