电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用.pdf

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1、·90·露天采矿技术2010#-g4期电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用陶丽萍(云南省小龙潭矿务局，云南开远661601)摘要：在当前迅猛发展的信息社会下，档案信息化建设已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。而其中做好电子档案管理是实现档案信息化的前提和条件。因而笔者结合工作~r~-，就电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用与实践作简要探析。关键词：电子档案；档案信息化；运用与实践中图分类号：O356文献标识码：B文章编号：1671—9816(2010)04—0090—041当前电子档案管理工作中存在的一些主要问题的是

2、图像格式的档案信息，如果要实现此类格式信息的全文检索，满足条件的软件更是天价。对于档案1．1相应的标准、规范欠缺部门来说，购买一套完整的快速扫描设备和软件是电子档案管理中相应的规范、标准，是档案信息不容易的事；二是扫描档案信息的工作量大，要短时化快速、有序、健康发展的保障。管理规范包括电子期完成数字化转换工作，人力需求量很大，人力、财档案相关要领定义、移交、整理、价值鉴定、存储、著力问题将成为档案信息数字化面临的重大挑战。录、安全性保证、原始性保证、检索途径、利用方式1．3业务人员素质有待提高等；业务规范包括数字档案的术语标准、资源描述、(1)用

3、户管理问题。所面对的用户将不是传统意数字档案的文件格式、元数据、对象数据格式标准义上面对实实在在的用户，需要对用户作出一定的等；技术规范包括软硬件基础设施建设技术标准、软限制，对用户的管理要求较高，目前的管理还需进一件系统工作平台技术标准、存储压缩格式、数字水步的实践和探索。印、加密算法等。而上述相应标准和规范要么缺乏要(2)用户培训问题。全新的服务模式，虽然极大么不健全和不适应。而电子档案在许多方面不同于地方便了用户的利用，但用户认可新的服务模式需记录在纸质等载体上的文件，这给电子档案规范管要一定的过程，并且也需要用户掌握一定的技能，加理，保证

4、归档信息的齐全完整和有效利用带来了不强用户培训也是一个亟待解决的问题。利影响，制订和完善归档电子档案管理相关规范和1．4裆案专业人才队伍存在不适应标准是当务之急。电子档案管理工作将是一个依赖于通讯和网络1．2传统栽体档案的数字化工作任务十分繁重的全新工作，实现档案信息电子化，就必须要有现代电子档案的来源大体上有2类：一是现有库存化的人。这首先就要求档案专业人员要有较高的知档案的数字化；二是电子档案的接收。在现阶段，库识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计存档案数字化仍是电子档案的主要数据来源，而庞算机操作，这就要求具有很强的信息能力和综合技

5、大的库存档案数字化工作是电子档案管理面临的主术的人才与相适应。从目前看，许多档案部门缺乏现要挑战。主要表现在：一是进行数字化扫描必须购置代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更相应的扫描设备、计算机等硬件设备。平板扫描仪扫奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现描价格便宜，但速度慢，不适合在短期内完成数字化代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发转化的要求。快速扫描仪适用于数字化建设，但价格挥作用，就谈不上档案信息电子化了。昂贵，同时，相应的支持软件也价格不菲。扫描形成2电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的收稿日期：20l0

6、-J03—04应用与实践作者简介：陶丽萍(1969一)，女，云南人，档案馆员，2005年毕业于中央党校行政管理专业，现在云南省小龙潭矿务局结合小龙潭矿务局的实际情况，笔者认为，加强科技处档案科工作，主任科员。电子档案管理，推进档案工作信息化建设，要做好以I蚕藩圜露天采矿技术2olo#-~；4期·91·下工作：查验收标谁，确定电子档案的归档范围、归档要求、2．1加强软硬件基础设施建设归档手续、归档时间及目录格式等。电子文件是指一种通过电脑进行数字操作、传2．3着力推进数字信息资源库的建设输或处理的文件。电子档案是指具有保存价值的已当前，推进数据信息

7、资源库建设，应重点做好以归档的电子档案及相应的支持软件参数和其他相关下工作：一是对本单位自发文件或相关资料的电子数据。档案归档时，要及时把电子档案挂入新的档案管理基于这两项定义，要实现电子档案规范管理必数据库；二是对上级、外单位来文及相关资料归档须具备有配套的软硬件基础设施，主要包括网络环时，对原文进行扫描形成电子档案挂人档案管理数境、硬件环境和系统软件建设3部分。网络环境分为据库。由于纸质档案库存量大，需要数字化的档案数局域网、与互联网连接的公众网，并实行双网物理隔量庞大，对原有库存档案的数字化工作可分步进行，离。基础硬件设施主要包括网络设备、

8、服务器、档案先对档案进行甄别，这需要有经验的档案管理人员数字化加工等设备以及其他支撑设备等，并要建设来完成。按时间顺序，把有较高价值、利