办公室流程优化建议方桉.doc

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1、办公流程优化建议实施方案（试行）1目的为了发掘全体办公员工的聪明才智，鼓励广大办公员工全体参与、积极献计献策，提高企业的办公效率和节约企业的办公成木，进一步提升企业的核心竞争力，特制定木制度。2适用范围公司全体办公室成员（包括•仓库和生产办公人员及总务后勤员工）。3具体内容3.1组织领导公司推行办公流程优化项目属于TQM项目中的一个了项目，TQM项目总指挥为财务部高级经理。财务总监/副总经理/总经理将监督整个实施进程。办公流程优化小组的组成：名称职位电话组长组员组员组员组员组员组员组员组员3.2办公流程优化小组的工作职责3.2

2、.1组织协调发动各部门办公人员提出优化办公流程或操作建议；3.2.2优化小纟成员评估和审核方案的可行性，然后由TQM小组审核；3.2.3组织相关人员进行具体实施；3.2.4组织验证、收集数据和进行分析；3.2.5对采纳的建议进行的奖励，提交给人事部备案并确定奖励方式，最后提交财务总监/副总经理/总经理批准。3.3提案流程发现可改善问题建议人填写《优化办公流程建议表》（必要时附上图片或数据）提交建议优化小组收集建议书优化小组组织对优化办公室流程建议可行性评审TQM小纟H•审核人事部奖励方式确定---提交财务总监/副总经理/总经理

3、批准实施、验证奖励----全厂公布3.4提案流程描述3.4.1优化办公流程建议方案提案方式及投放途径3.4.1.13.4.1.2以邮件的方式或书面的方式提交《办公流程优化建议书》给优化小纽•组长或任一个组员；有邮箱的员工直接将《优化办公流程建议表》以邮件形式发送给优化小组任一成员；没有邮箱的员工填写书面的《优化办公流程建议表》交给优化小组任一成员3.4.1.3公司员T对于木部门或非本部门的优化办公流程建议，应填写优化办公流程建议书。提议表主要内容为：存在问题或现状，建议改善方案或措施，改善后预期效果。3.4.23.4.2.1优

4、化办公流程建议评审的详细步骤评审：优化小组整理《优化办公流程建议表》后，组织相关人员评审建议的可行性，作出此建议是否M予以采纳的初审结论，然后由TQM小组审核，人事部奖励方式确定，最后提交财务总监/副总经理/总经理批准。一般项H或内容不超过15天，重大项目或内容不超过45天，给予答复。3.4.2.2实施：由优化小组组织协调，各部门主管及优化流稈提出者配合进行原始数据的收集，实施过稈的跟踪，阶段性的反馈，应用与交流。公司各级部门在资金、材料、人力等多方血给予支持。3.4.2.3效益验证：优化办公流程建议实施见效后，由优化小组牵头

5、组织对其结果进行有重点的论证，主要衡量是否给企业带来一定的效益和影响，决定是否将其变为新的操作规范或执行标准，使优化办公流程成果固定下来。3.4.2.4成果固定：正式被采纳的优化办公流稈建议，如与ISO/SOP有关的将被纳入ISO流稈管理体系或SOP中，并在受控文件中加以标记，说明是优化办公流程或操作建议产生的更改。3.4.3奖励方法经优化小组论证有效益的，按建议项目的重要程度及其影响范囤，进行物质奖励和精神奖励.3.4.3.1物质奖励3.4.3.1.13.4.3.1.23.4.3.1.3优化办公流程建议被优化小组收到示,经初

6、步评审系有可行性并经审核后立案的，发放提案奖励。经在办公流程屮验证后有证实有实际效益的，按季度在生口会时按实施效果发放奖金；按实施后真正产生的经济效益，具体奖励金由优化小纟R组织评审后将方案提交总经理，副总经理和财务总监批准。3.4.3.2精神奖励：包括公开表扬（如通报表扬，大会表彰，宣传窗等）以及操作法命名等方式。3.53.5.1优化办公流程建议范围及要求优化办公流程建议的定义是指改进和完善办公室办公技术、办公室办公效率、办公室办公质量等方面的方法、措施以及任何对公司能产生经济效益的方案和措施；3.5.2优化办公流程建议的特

7、征结合木企业的特点，优化办公流程建议和技术改讲，应具有以下几个方面特征：3.5.2.1进步性：是指建议者或革（创）新者的方案、措施相对于办公室原有流程或操作，通过质比和量比,有妙f改进、完善和提高。3.5.2.2可行性：是指方案、措施在实践中可操作、可实施的，若仅指出问题的现象或提出建议、设想的名称而无实际解决问题的具体办法，则不能视作优化办公流程建议。3.5.2.3经济性：是指方案、措施实施麻能够创造或者带来一定经济效益或社会效益。3.5.3优化办公流程建议的内容：相对于公司目前办公化水平有所提高和改进而言，所提建议应具有超

8、前性、可行性和效益性，经过建议人努力，促使其实现的，均属于本范围。3.5.3.13.5.3.23.5.3.33.5.3.4简化办公流程步骤的改进或节省办公时间；改善各部门办公流程接口问题:节约办公成木（包括：水电节省，电脑资源使用节省，各种办公耗材的节省使用）；网络资源使用优