文书档案卷和件管理优劣之我见.pdf

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1、总第130期文书档案卷和件管理优劣之我见陈文英(潞安集团公司档案馆，山西长治046204)摘要：文书档案的立卷方法，不应该片面强调一个而否定另一个。应该根据各单位的具体情况，采用灵活多样的形式，可以按件，也可以组卷进行立卷。只要遵循各文件之间的有机联系，方便建立检索体系、方便提供利用就可以。关键词：文书档案；卷和件管理；方法中图分类号：G271文献标识码：C文章编号：1005—2798(2010)S1—0152—02目前，不少企业单位的档案部门盲目按照上级作上，因而忽略了档案工作；三是档案员业务水平参单位主张文书按件整理的方法

2、，对文书立卷全盘否差不齐，档案管理人员更换频繁，新档案员缺乏必要定，采用“一棒子打死”，不从本单位实际情况去考的档案文书立卷归档管理知识学习培训，造成档案虑。出现新旧立卷方法衔接脱轨。主要表现在：①整理不规范。导致文书档案资料收集不够齐全，发原有的档案分类立卷标准与现有的按件整理档案分文与收文之间数量相差悬殊；文书立卷整理过程中类标准存在差异，这就需要档案工作人员必须及时不会分类，乱整乱归，不能及时方便查借阅。吃透文书档案分类标准中各个环节的立卷规定，掌其实，文书档案按卷、件管理各有优缺点。应该握文书档案分类原则，比如：按年度

3、一机构分类，还根据各单位的具体情况，采用灵活多样的形式，可以是按年度一问题分类，每个一级类目下分有哪些二按件也可以组卷进行立卷。只要遵循各文件之间的级类目?每一级类目划分界限是什么，都需要把握有机联系，方便建立检索体系、方便提供利用就可准确才行；但是由于时间短，改革步伐快，很多单位以。不应该片面强调一个而否定另一个。档案工作人员对新旧立卷方法吃不透，造成新旧立1文书档案按件管理档案的优点卷方法衔接脱轨。②原有的档案装具衔接不起来。有些下级档案部门为了及时按照上级档案部门精神1)实行文件级管理档案，取消了组卷这一环要求，盲目修改

4、立卷方法，资金缺乏，装具又跟不上，节，全部档案进行年度一机构或年度一问题分类后，给档案工作立卷，以至于以后的立卷造成腹面影响。按形成时间、保管期限排列，使档案整理工作自然因③档案装具库存积压，造成资金浪费。文书档案立素增强，放宽了对档案实体形式上的要求，整理方法卷新旧方法不一样，档案装具也就不同，这就需要按变得简单、易学，适应了机关档案人员兼职多、流动照档案装具标准，重新订做档案装具的卷皮、卷盒性大的现状。等。原有库存档案装具也就不能用，装具库存积压，2)实现文件级管理档案后，需归档文件可以造成资金浪费。④缺乏对档案专(兼)职

5、人员的培在处理完毕后随即归档，使文书归档工作化整为零，训学习。文书档案立卷工作日益重要。对档案资料减轻了归档工作压力，提高了工效率。的科学化、规范化管理，使其起到信息源、资料库的3)实现文件级管理档案后，不再是若干份文作用，对发展企业市场经济和推动企业进步作用甚件装订在一个案卷内互相牵扯，增强了提供利用的大，这需要档案管理人员具有较高的素质。但是不针对性，便于档案的保管、保密和提供利用，有利于少单位档案管理人员档案意识不强，特别是一些小档案的保护。单位领导干部档案意识不强，档案管理力量薄弱。4)由于实现了文件级管理档案，取消了

6、案其原因有三个方面：一是主要领导对档案重要性的卷，只留文件级一个管理层次，既减少了数据录入的认识不够，资金投入少，档案室设施简陋，许多小单工作量，也适应了计算机直接定位于文件级条目的位把档案室与仓库合为一处，档案与杂物一起存放，检索方式，提高了档案的检索速度与准确率，有利于没有得到很好保管，致使档案容易损坏或丢失；二是计算机在档案管理上的普及与应用。大部分档案员是兼任，他们把主要精力放在其他工5)实现文件级管理档案后，办理完毕的文件收稿日期：2010-07—15作者简介：陈文英(1970)，女，浙江绍兴人，馆员，从事档案管理工

7、作。l522010年7月陈文英：文书档案卷和件管理优劣之我见第19卷增刊1可直接进人档案整理环节，文书处理环节中形成的3卷、件都要用盒保管著录项目可通过计算机直接生成归档文件目录，避免了档案管理环节中数据的重复录入。案卷是一组互有联系的文件的集合体，是现阶文书档案按件管理也有其缺点：按件管理档案段档案的基本保管单位。其内在属性是卷内文件间由于件的薄厚程度不同，整理容易出差错，档案利用的有机联系，外在表现形式是用卷皮包装起来的几起来容易丢失。份文件。改革文书立卷将打破用卷来维系文件有机联系的方式，原有意义上的“卷”不复存在，但案

8、卷2文书档案按卷管理的优缺点原有的外在表现方式却不能抛弃。文书不立卷，不文书档案按卷整理的优点是不易丢失、不易损装订，因而没有了“卷”的概念，卷皮也将失去存在坏档案，但是按卷整理档案缺点较多。的意义，档案盒就代替卷皮作为外在包装工具成为1)主要是立卷难，不仅难在对文件的分类、