时间管理与统筹安排.ppt

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1、工作的统筹安排技巧时间管理2007年6月20日1案例分析人物：小张及其同事、客户地点：某软件公司，我们称为A公司（小张的雇主/工作场所）事件：小张的一天某个星期一的上班途中，小张突然记起明天就是妈妈的生日了，应该送妈妈一份礼物。打开钱包发现没带多少钱，便在写字楼下的银行提了款。照例，电梯口又是挤满了赶着上班的人。A公司每周一上午9点例会，时针指向9的那一刻，小张冲进了位于15层的会议室。一般来说，课内例会时间安排15分钟，主要议题是汇报每个员工上周工作情况以及本周计划；如遇特别重大/紧急问题，需要员工提前做好准备和计划，在例会上信息

2、共享、分析、讨论之后，再决定解决方案。由于小张没来得及先到自己座位上取需要在会上讨论的资料，此时，只得是一边平息紧张情绪，一边飞快地在脑海中搜索汇报“信息”。马上轮到小张发言了，还好，总算想到了一些情况：上周曾去拜访了三家公司…本周需要“出现场”解决新安装软件运行问题的有四家公司…刚想松口气，突然想起10天之前课长安排的给B公司写的《新产品导入书》的事情还没说呢。这份导入书的内容需要技术课补充一些数据，可是，到现在小张还没拿到任何相关数据呢！小张赶紧给课长就《导入书》的事情作了汇报，表示自己会抓紧时间尽快完成。2案例分析到此时，小张

3、心里稍觉安定。不对，事情好像还没有完…；想起来了，上周三，公司大客户中的C公司的负责人曾在小张外出访客户时就产品问题打过“投诉电话”，为此还要求给他的报价降两个百分点。于是就这一重大事件，小张又继续地“汇报”“解释”…。9点15分的时候，会议结束。自知问题严重的小张神色紧张地回到了位于写字楼14层的座位上。不假思索，抓起电话就拨通了C公司负责人的号码,接线的秘书小姐说负责人正在开会，不便接听，而且不太清楚会议什么时候能结束。小张很是郁闷，想着今天无论如何得找到C公司的负责人解释解释，脑子里想着C公司的事情，不觉之间，又过了5分钟。9

4、点20分，小张猛然警觉：还没拿到技术课数据呢！于是从座位上一跃而起，冲进电梯间来到了16层的技术课。不巧的是，掌握着新产品数据的小王外出学习，午后返回。9点35分小张在返回自己座位途中又被会计部门的D抓住，因为小张的差旅费报销有问题，需要重新填写单据。由于心事沉重，情绪不安，小张一连写了5遍才得以离开。10点整，小张总算回到自己的座位上，边从抽屉里拿出记事本边确认今天的日程安排并启动电脑。检查收件箱的时候发现有15封新邮件，其中有一封来自C公司的负责人，言辞激烈：“…我公司现在正在讨论是否要将与贵公司的贸易额减半…”等内容着实令小张

5、看后脸色发白，马上又给C公司的负责人打了电话，对方依然不在。C公司是A公司手头的50多家客户中营业额占前五位的公司，是非常重要的客户。小张认为自己应该直接和C公司的负责人见面并道歉，于是跟周围的同事嘟囔了一句“今天忙死了，真够呛…”，就飞奔出办公室跑向C公司。3案例讨论小张身边发生的事情似曾相识？小张究竟遇到了什么问题？如果把小张换作是你，你会怎么安排接下来的工作呢？请大家思考…4企业员工的时间统计情况有关专家对一些企业做过“员工工作时间内的活动跟踪调查，在保密的情况下，把他们的工作情况记录下来，然后进行分析和统计，得出一些惊人的结

6、论…有效利用时间-在做为公司创造效益的事情20%20%不知道在干什么-在等待、扯皮、或者发呆30%80%忙而无效-不知道方向、目的，忙忙叨叨在无谓的事情上30%负效益的事情-内耗、重大失误、帮倒忙20%5调查显示…我们似乎永远挣扎在掂量工作和生活的孰轻孰重的两难之间职场中管理层的人员渡过私人时间的状态…无心安静享用午餐每两周末必得加班每个周末必得加班ABC6什么是时间时间的定义：从过去，通过现在，直到将来，连续发生的各种各样的事件过程所形成的轨迹时间的特征绝对公平性不可再生性不可逆转性不可替代性不能停滞性不可伸缩性7时间管理理论发展

7、的几个阶段-1三“代”说备忘录以便笺/核对为特征目标/计划日历/登记簿强调效率计划排序控制记下要办的事情随身携带各种便条办完划掉责任感明确价值观目标甄别优先重点制定长期中期短期目标计划时间表承诺期限使用各种手册四“代”说取三“代”之精华而去其不足，基础为“重要性”模式更加顺应潮流又有所超越的《要事第一》8时间管理理论发展的几个阶段-2I.公鸡型II.仓鼠型III.北极熊型IV.狼群型V.熊猫型记录时间和事件当日事当日毕被各种时间所控制在追求社会公益的前提下追求自己的人生价值工作=享受消费=创造倡导在创造团体利益的同时，一定要追求个人

8、利益，实现团体/个人利益的均衡团队精神追求集体利益忽视个体幸福有计划/追求效率缺乏目的性更加忙碌强调自我价值观/目标追求自身利益最大化缺乏团队观念五“代”说…9紧急不紧急重要重大项目/合同/客户的谈判紧急问题的处理重要会议或工作接待重