企业档案管理信息化建设发展的思考.doc

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1、企业档案管理信息化建设发展的思考摘要：档案管理是企业管理工作重要组成部分，随着档案信息化建设的推进，档案的管理理念、模式也在发生变化。在信息化时代下，档案的数字化、信息化建设是档案工作适应时代需要得以住存发展的必然选择，本文从三个方面分析信息化建设对档案管理重要意义及推动作用，在新时期，积极做好档案规范、科学管理工作，为企业档案事业不断向前发展开创新局面。关键词：企业档案；信息化；发展；中图分类号：G647文献标识码：A文章编号：1674-3520(2015)-01-00-01档案信息化建设是以网络、计算机、信息技术为手段，以档案

2、资源为对象，根据社会、国家档案管理部门的耍求，开展档案的收集、整理、保管、开发和利用的现代化管理综合过程。近年来，企业的档案管理部门建设了“收、管、存、用”功能于一体的数字档案管理系统平台，建设了以档案数宁化加工、数字档案开放鉴定、査阅利用等网络化管理流程，从而建立了档案信息资源共享服务平台，分类分级实行一站式档案信息服务需求。一、开展档案信息化建设工作的重要性档案信息化是科学、系统管理企业各门类档案，拓宽档案业务部门为企业服务的重要手段，档案管理模式从传统的实体管理转向现代化信息管理，档案数字化工作是实现档案信息化管理的必要途径

3、，为了提高档案利用效率和确保档案原件的安全，企业的档案业务部门应做好档案数字化基础工作，在开展数字化工作中需要对三个方面工作加以重视：（-）保证档案的完整性。必须有效保证档案信息的完整性，对每个案卷、全宗档案全部进行数字化，不能视档案信息的重要程度、敏感程度等减少数字化内容，避免人为造成档案信息不完整现象，给档案管理和提供利用造成障碍。（二）重视档案的目录质量。目录质量是档案数字化的重心工作，检索效果的决定因素。在对档案进行计算机检索时，要将用户的检索需求转换成相应的关键字，计算机再将这些关键字与数据库屮每条目录数据的内容进行一一

4、匹配，如果匹配成功，则得出相应的检索结果，所以在每条目录数据中，题名是不是准确全面地揭示文件材料的内容，责任者、文号、成文时间是不是准确等等，直接关系到档案检索的效果和准确性。（三）确保档案数据安全。扫描数据处理是数字化工作乂一重点工作,扫描时要严格执行相关行业标准、规范，确保不损伤档案原件，档案部门应加强著录人员的技术培训，增强工作责任心，档案扫描可采用平板扫描的方式,经过去黑去边、纠斜、剪裁等技术处理,形成一套原文原貌版档案图像数据。为了便于利用，最好应在此基础通过扫描图像优化软件对图像数据进行去污、文字加深或变浅等修饰处理，

5、形成一套高清版数据。并对验收合格的数据及时备份，为保证数据安全，备份载体的选择应多样化,采取在线、离线相结合的办法实现多套备份,并定期进行检验。二、信息化建设对档案管理产生的积极作用企业的发展离不开先进的信息化管理，在数字时代大环境中，企业档案信息化建设也在有序的发展，建设过程中一定要将先进的科技手段、科学管理方法与传统的档案管理方式有机结合，为确保档案工作与企业信息化管理同步发展，充分发挥信息化建设对档案管理产生的积极作用O(-)转变实物管理档案的模式，有利于提高档案信息资源的管理效率。传统的档案管理方式以档案实体的收集、鉴定、

6、整理、利用等为主，档案数据信息受到时间、地域条件的限制，信息不能够充分发挥利用效果。而实行档案信息化后，能够很好的激活现存档案资源，实现档案信息资源共享，方便借阅人员查找和参考，缩短周期，从而为企业的生产建设赢得时间。(-)统一档案管理标准，实现档案工作标准化和规范化管理。近年来，很多单位都在开展信息化建设工作，通过建立集中统一的档案管理信息平台系统，实现文书、科技、特殊载体、实物等门类档案的统一管理，增强了企业整体管控能力，通过档案数字化管理，极人地提高档案管理水平，提升档案服务能力。(三)利用档案管理系统，实现文件材料随办随归

7、。传统档案工作采用“末端收集”的方式，即各类文件材料一般在年终或工程结朿后才进行收集整理，会造成档案资料收集、录入不完整，使用时经常脱节，不能发挥档案有效利用的效果。三、新时期强化企业档案管理几点思考企业档案的管理工作是以生产服务为中心，档案信息化能够满足企业科学管理档案的要求，并能充分发挥信息资源为企业各领域工作服务的冃的。为此，档案业务管理部门应抓好以信息化建设为重点的档案工作，要确立全新的管理观和服务观，发挥和共享档案信息资源的全新作用，以创新理念来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。(-)梳理细化档案管理业务流程，实现

8、高效管理。档案管理信息化建设是运用计算机技术和现代网络技术对档案业务有效管理，将手工管理档案模式转变为自动集成管理方式，在此过程中，档案的业务流程发生了重组，档案信息收集、检索、管理方式在转变，由于公文处理与档案管理进行了有机结合，文档一体化能够完