商务信函的写作须知.doc

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1、我们给贸易伙伴的每一封信都代表着自己所在公司的形象，显示着公司的水平和实力。“一封好的商务信函有助于促进和发展同客户的关系，在促进达成新的业务方面起着积极的作用。”（摘自《丹尼尔•肯尼迪方法：推销信创造的奇迹》）所以在写作时我们应该严格遵守并且灵活运用“7C”原则：　　Completeness（完整）Concreteness（具体）　　Correctness（正确）Conciseness（简洁）　　Clearness（明晰）Courtesy（礼貌）　　Conscientiousness（诚意）　　商务信函的写作重

2、点应始终放在“效率”二字上，短小精悍、切中要点。简洁就是用最简单的话语准确地表达自己的意思。而无需以牺牲完整、具体、礼貌为代价。一般不需要礼节性地寒暄，最好是开门见山、直入主题；语言精练，言简意赅。信函中的冗言必须省去，尽可能地将交易的详细事项整理后，简洁地向对方陈述，要尽可能地避免毫无重点而罗嗦冗长地写上好几张的情形。让对方很清楚地了解你想说什么，非常轻易地领会你的意图，从而快捷迅速地做出反应。　　在商务写作过程中，笔者认为简洁是最重要的一个环节，同时也是最难做到的。所以下面我将对简洁原则从全文组织结构、段落、

3、句子和词汇这四个方面作一些研究和探讨。　　一、压缩篇幅，删繁就简。　　（一）3W式结构。　　一封商务信函的全文结构可以用3W来表示，即：Whydoyouwritetheletter?(第一部分)；What’sthedetailedreason?(第二部分)；Whatdoyouexpectyourreadertodo?(第三部分)。我们在上文中已经提到过，商务信函写作的最主要目的就是沟通和交流。收信人或许每天都要看很多的信函，一封冗长、拖沓、空洞、开头就不得要领的信函第一眼看到会让人感到厌烦，从而对写信人的印象大打

4、折扣。　　1、第一部分（Whydoyouwritetheletter?）：在信函的一开头就要目的明确、简明扼要告诉读信者为什么要写这封信，如：　　例（１）：IamreplyingtoyourletterofApril15askingustoclearourMarchpayment.　　这样的开头直接告诉对方写信是为了回复对方4月15日让己方对三月份的订货付款的来信。这样可以使得读信人立刻知道写信的意图,在读信的时候可以有充分的心理准备,或者把注意力集中在问题的重点上。不会因为一些无关紧要的寒暄而分散注意力。　　在

5、这方面，我们最应该注意的就是避免中国式的寒暄和问候，不要为了追求客气而落入俗套。　　例（２）：ItwasalongtimesinceIsawyouinQingDao3monthsago.　　这样的信函开头不仅罗嗦、冗长，而且会给收信人一种错觉：这是一封朋友之间相互问候的私人信件。因而将它搁置一边，待自己较为空闲时再看，很可能会因为延迟阅读而给双方带来无可弥补的损失。　　2、第二部分（What’sthedetailedreason?）：即商务信函的征文，叙述事实或者理由来支持信里的第一句。会显出你郑重其事、思想缜密

6、。把所要列举的事实或者理由合并成最重要的一点或者两点，在不影响清楚准确的基础上越简洁越好。如：　　例（３）：Iapologizefornotsettlingtheaccountantsooner,butbecauseoftheunfortunatediseaseofMrs.Lund,ouraccountant.Wearenotabletosettleanyofouroutstandingbalance.　　简明地告诉对方未按时付款的原因是因为会计生病了，没有一句多余的话，既解释了未按时付款的原因，又道了歉。没有让

7、人感觉既讨厌又烦人的罗嗦。要记住：你不是想给收信人添麻烦，而是想让他同意你的意见，接受你的要求。所以，写商务英文信函的一个主要原则和技巧就是要写的简洁明白。　　3、第三部分(Whatdoyouexpectyourreadertodo?)：结尾是提出要求或者提请注意。不要有任何多余的话，因为那样可能会使写信人的要求不够明确突出，简洁的表达更能突出重点，以便对方对你的来信及信中提到的内容做出及时迅速的处理。如：　　例（４）:Pleasefindenclosedthecheckfor1,000,000dollarsan

8、dinformusthereceipt.　　短短的一句话就告诉了对方两层意思：①随信附上了100万美元的支票；②受到支票后请通知写信人。　　以上例（１）、（３）、（４）构成了一封重点突出、清楚明白的商务回复信。简明扼要，没有一句冗言、废话，也没有一句虚礼客套。套用一句称赞美女的话说就是“增之一分嫌多，减之一分嫌少。”，可谓商务英文信函中的上佳之作。　　当然，我们还需要注意