教学案例0406 请柬发出之后.doc

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1、请柬发出之后某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知?一气之下，都回家去了。事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的

2、前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。问题讨论：这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？点评：在会前作会议准备时工作人员必须做到周到、准确、全面、具体，把问题想在前面，保证会议能够万无一失。在这则案例中秘书人员在制发会议通知前并没有亲自到会议地址作确认，使信息的传递出现了失误，导致会议现场出现了混乱。