会议管理___中高层管理培训课程.ppt

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1、MeetingManagement会议管理课程提要TMForesightTraining中高层管理培训课程目录会前会议缘由和参加者,目标和议程，时间安排，环境，设备，准时性，频率引导会议领导者的任务，促进讨论，处理冲突和挑战，控制混乱局面参加会议为何参加，充分交流的一些规则，准备和传达会后会议记录和行动要点会议程序适用于较正式会议的程序规则总结总结和核对表简介成本，机会和风险群体动力学群体动力，讨论到哪一步INTRODUCTION简介会议（该死的？）会议简介“上次的会议真是太棒了。”你有几次会这么说呢？你参加（

2、或主持）的会议又有多少是真正建设性的、有用的呢？这些会议使你作出决策或付诸行动的过程有多快？它们总能如你所愿吗？……总是吗？不论哪种会议（长的/短的；正式的/非正式的）都可能是：效率低下的各怀目的的冗长而令人厌烦的而且还可能是争执不休的、累人的、单调乏味的——甚至更差——完全是在浪费时间。然而它们原本应该是有用的；而且事实上也能做到这样。关于会议，首先要提到的是：成功的会议不是随随便便出现的。你要为这付出劳动；每个人都要为这付出。第一个问题：到底什么是会议？首先，会议是什么？这看似一个显而易见的问题。所谓会议，就

3、是一群人聚集在一起讨论、争论或进行决策。而且它会引发种种问题。任何会议都要事先进行计划、考虑并着眼于如何使之顺利进行来加以引导；否则极易陷入混乱之中。因此，不论会议是：大还是小正式的还是非正式的长的还是短的也不管出席者是何种资历、经验水平、角色和意图，如果会议想要真正成功的话，那它必须在各个细节上都有条不紊地进行。但是当心，别以为只有正式会议才需要仔细和注意——是会议都得这样，即使是十分钟的两人会议。往往是那些看上去不太正式的会议才是粗心大意容易导致问题的地方。简介会议只是一种交流方式，它可以在多方面起到作用：而

4、且通常在一个会议中这些作用肯定会兼而有之。总的说来，会议的目标通常是促进决策、行动或变革——所有这些都带着建设性的目标。会议能干些什么？简介传达信息分析和解决问题讨论和交换意见鼓舞或激励协商或化解矛盾获取意见或反馈说服他人培训或开发巩固现状促进知识、技术或观念的变革会议成本无论会议能做什么，它们都得花费一定的成本。会议可能需要场所、设备（视觉辅助设备）、饮料——但首先——它需要的是时间。准备会议的时间，前往会议地点的时间，参加会议的时间。此外，会议总共需要的时间还要在此基础上乘上参加的人数。一次8个人参加的2小时

5、的会议需要16个小时，如果加上准备或在路上的时间，可能要20人小时或者更多。那么这些时间的成本是多少呢？举个例子来说，一个年薪2万英镑（一次性养老金、一整套福利及其他成本都包括在内）的人每小时的成本至少是20英镑。在上例中，如果每个出席会议的人薪金水平都是这样，那么会议的成本就要超过300英镑！而且这还只是人力成本。任何会议的潜在价值都必须相对于会议的成本来加以权衡。简介机会成本你必须把机会成本铭记在心。换句话说，要考虑到如果这些人不是在开会，那他们会在做其他的什么事，而那些其他的事又价值几何？在此同样要乘以人数

6、。如果他们全都在做其他的事，那么这些事能取得什么样的成果？这些成果会不会比开会更有价值呢？因此，永远不要说“只是一次会而已嘛”认为会议的成本是微不足道的忽视任何成本要按照“会议人时”来考虑问题并确定会议是否值得。即便会议是必须的，确实需要，但是（一个大大的但是）仍然要使会议的产出大出投入。简介风险会议能够，而且必须是建设性的和有用的，但我们还要考虑到它可能面临的风险，以便积极地去避开这些风险。这里举出九例糟糕会议的可能后果：浪费时间浪费金钱分散了对更为重要的任务的注意力减缓进程，延误行动制造分歧挫伤士气成为夸夸其

7、谈和争执不休的舞台滋生办公室政治造成嘈杂和混乱结果是作不出什么决策（或者错误的决策）；或者是痛哭流涕。简介尽管有风险……虽然糟糕的会议会成为一场灾难，但好的会议在具体的实践中却不只是有用——人们需要这样的会议。会议开得过多或过少都是错误的。对大多数人而言，会议大有裨益（这还不一定包括会议的商业动机）。比如，会议可以：使人们获得最新的信息创造与他人共处的融洽氛围提供被倾听的机会成为社交聚会提供与组织中其他职能部门的人接触的机会建立正式工作之前或之后有用的非正式交流增加人们露面的次数和扩展社会关系的机会拓宽经验范围，

8、并成为一个学习的机会记住，人们很容易抱怨会议，但这仅仅意味着他们参加的会议是糟糕的或与他们毫不相干的。好的会议不管是对他们自身的权利来说，还是对提高整体士气来说，都是有利的。简介BEFORETHEMEETING会前一个大问题现在，我们已经知道了确保会议的成功和价值的成本和难度，在安排会议的时候，首先要问的问题其实很简单。开这次会真的有必要吗？坦率地说，有些会议的问题并不在