会议要素会议时间.ppt

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1、15W1H原则Why目标What议题When时间Who与会者Where会址How为了实现会议目标进行的会议保障相关工作第二章会议要素开会时间4开会时间时间的步伐有三种：未来姗姗来迟，现在像箭一般飞逝，过去永远静立不动。“一个人可以学会更有效地使用多种管理工具，以便在同样多的时间里使自己更加富有成效。”“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴。”56会议时间有三种含义A一是指会议召开的时间；B二是指整个会议所需要的时间、天数；C三是指每次会议的时间限度。7以下几个会议在什么时间召开比较合适：工作周例会职工代表大会农业生产大会周五下午年初根

2、据生产的季节性召开8确定开会时间的依据1.需要2.适宜3.议题的时效9开学典礼——开学一周之内召开10教师节座谈会——9月10日之前1-3天内11会议时间管理1.做好会议议程、日程的计划管理2.时间管理“四象限”法3.考虑不确定性121．做好会议议程、日程的计划管理会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。它是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。拟定会议议程是秘书人员的任务，通常由秘书拟写议程草稿，交上司批准后，在会前复印

3、分发给所有与会者。会议议程是会议内容的概略安排，它通过会议日程具体地显示出来。会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排。一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，使人一目了然，如有说明可附于表后。会议日程需在会前发给与会者。会议日程是根据议程逐日作出的具体安排，它以天为单位，包括会议全程的各项活动，它是与会者安排个人时间的依据。会议日程表的制定要明确具体，准确无误。会议议程—样式113中国展览会组织者业务交流会议程表会议主席：陈峰中国展览组织者专业委员会秘书长参加人员：中外展览会组织者研讨议

4、题：1.异地办展的注意事项2.国产品牌展览会的国际化战略3.参展商参展知识培训的必要性与操作难点4.专业观众组织与数据库保密问题5.如何让展览会网站与展览会自身实现互动6.大型展览会的风险控制问题7.中国展览组织者专业委员会介绍会议议程—样式21415会议日程16课堂练习：天地酒店销售团队会议将在5月25日星期一上午9:00在公司总部的三号会议室举行。主要讨论以下问题：销售二部经理的人选、东部地区销售活动的总结、上次会议记录、销售一部关于内部沟通问题的发言、下季度销售目标、酒店销售人员的招聘和重组。请编制以上会议的会议议程17天

5、地酒店销售团队会议议程表酒店销售团队会议将在5月25日星期一上午9:00在酒店三号会议室举行。1.销售二部经理的人选2.东部地区销售活动的总结3.上次会议记录4.销售一部关于内部沟通问题的发言5.下季度销售目标6.酒店销售人员的招聘和重组18天地酒店销售团队会议议程表会议名称：酒店销售团队会议会议时间：2014年5月25日星期一上午9点会议地点：酒店三楼会议室举行会议议程：1.宣布议程2.说明有关人员缺席情况3.宣读并通过上次会议的记录4.东部地区销售情况总结5.销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言6.公司销售人员的招聘和重

6、组7.销售二部经理的人选8.下季度销售目标19安排会议议程的原则尽量避免安排重复的环节和重复的内容严格规定发言时间合理衔接各个环节20重要21重要不重要紧急不紧急马上执行制定计划不必理会交由下属完成2.时间管理“四象限”法有关时间管理的技巧，大约可以分为高、中、低三个层次。低层次的管理技巧着重利用便条和备忘录，在忙碌中自行调配时间和精力。中层次的管理技巧强调行事历与日程表，反映时间管理已注意到规划的重要性。高层次的管理技巧讲究对事务的分类处理，按轻重缓急进行优先解决。223.考虑不确定性第一是为每件计划都留有多余的预备时间。第二

7、是努力使自己在不留余地，又饱受干扰的情况下，完成预计的工作。这并非不可能，事实上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精确些。第三是另准备一套应变计划。23为意外事件预留充足时间波扬公司准备在本市的黎明大酒店召开大型的新产品定货会。参加的有本单位、外单位的人员。总经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。租借放映机的任务交给了总经理秘书刘小姐。会议召开的时间是8月9日上午十点整，而资料放映的时间是十点十五分。刘小姐打电话给租聘公司，要求租聘公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到黎明大酒店的

8、会议厅。9日上午，会议开幕前，波扬公司的秘书们正在紧张到做着最后的准备工作。刘小姐一看表，呀，已经九点五十分了，放映机还没有送到。刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾以陆续进厂，刘小姐心急如焚``````24被遗忘的国歌——做两手准备一次某地