四级秘书工作实务真题部分答疑.doc

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1、四级秘书工作实务（技能卷）答疑（1）3．背景说明：你是光华公司行政秘书钟苗，下面是行政经理需要你完成的任务。便条钟苗：公司正在××宾馆召开新产品质量鉴定会上出现了值班秘书擅自脱岗现象，请你立即从网上给每位值班人员加发一份有关值班工作内容和相关制度的邮件，以提示做好值班工作。行政经理××××年×月×日这种题的基本答题格式，其实就相当于问答题本题如下：收件人：会议各值班人员主题：值班工作内容和相关制度发件人：秘书种苗正文：会议各值班人员，近日在××宾馆召开的新产品质量鉴定会上，出现了值班秘书擅自脱岗的不良现象，根据公

2、司领导要求，现将值班工作内容和相关制度发给你们，请大家高度重视，认真履行职责，务必遵守值班制度，确保公司工作顺利进行。秘书种苗附件：公司值班工作内容与相关制度一、值班内容1.值班电话记录2.值班接待记录3.值班日记4.做好信息传递（回答详见《秘书四级》教材之43页，回答出主要的1、2、3、4条）二、值班工作制度1.信息处理制度（对各种渠道传递来的信息基本处理程序，如何记录，登记，报给哪个领导）2.岗位责任制度（值班人员应坚守岗位，无论什么事也不擅离职守）3.交接班制度（将收集到的信息和处理情况交代给下一班值班人员

3、以保证值班工作内容部间断）4.（回答详见《秘书四级》教材之44页，回答出三种制度及主要内容）4．背景说明：你是光华公司行政秘书钟苗，下面是行政经理需要你完成的任务。便条钟苗：最近公司在印章管理及使用方面出现一些问题。请你向我说明：1．印章有哪些作用?2．秘书部门应管理好哪些印章?3．使用印章应注意哪些问题?谢谢行政经理××××年×月×日此题如此之明白，书上就有呀基本答题如下：4便条Xx经理：根据您的要求，现将有关印章管理问题回答如下，请参考。一、印章的作用1.标志作用2.权威作用3.法律作用4.凭证作用（见《四级

4、秘书》教材117页4点作用。二、秘书部门应管理好哪些印章?1.正式印章2.套印章3.钢印4.领导人签名章5.专用章（见《四级秘书》教材117页5种类型印章三、使用印章应注意哪些问题?1.专人负责2.确保安全3.防止污损（见同上教材117页下之管理与使用要求）秘书钟苗年月日四级秘书工作实务真题部分答疑（2）工作说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。一、便条 钟苗：　　你发出的电话留言“公司股东会议通知”，我已经收到，但因公司另有急事，我在股东会议期间正好出差，无法出席此次会议。我将

5、委托他人参会，请你用电子邮件将委托书发给我，并说明应注意的问题，我将填好并按时将委托书送回。经理：苏明XX年X月XX日答：收件人：行政经理苏明4主题：委托书发件人：秘书种苗正文：委托书委托人：姓名：苏明性别：男身份证号码：受托人：姓名：性别：身份证号码：因公司另有急事出差，我不能参加公司股东会议，特委托全权代表本人出席会议。受托人在会议期间，在其权限范围及代理期限内有关合法行为，我均予承认，委托代理人（有/无）转委托权。委托人（签字、按指印）：年月日应注意的问题是：委托他人代表自己行使自己的合法权益，委托人在行使

6、权力时需出具委托人的法律文书。而委托人不得以任何理由反悔委托事项。被委托人如果做出违背国家法律的任何权益，委托人有权终止委托协议，在委托人的委托书上的合法权益内，被委托人行使的全部职责和责任都将由委托人承担，被委托人不承担任何法律责任。 二、便条 钟苗：　　今年年底美国电力公司总裁布郎先生一行来访，届时我公司将作为主要接待单位之一。公司已安排我担任此项活动的负责人。请你就“如何安排好接待活动”给我提一些建议，以备忘录的形式提交给我。　　谢谢 经理：苏明XX年X月XX日答：（请参见《四级秘书》教材之217页备忘录给

7、——苏明经理4从——秘书钟苗抄送（略）日期：XX年X月XX日标题：如何安排好接待活动内容：（详见《四级秘书》之93-94页，对以下略作展开）一、确定接待规格二、拟定好接待日程三、预算好接待经费四、落实好工作人员 三、便条钟苗：　　公司因为业务拓展需要，刚刚招聘来一位办公室秘书，安排其专门负责公司内、外日常信息工作。为使其能更快适应和较好承担这项工作，请你今天下午2时在二楼小会议室向她详细地介绍一下信息工作程序，并请你于下午12点以前先将信息工作程序发给我一份，我要先审查一下。　　谢谢 经理：苏明XX年X月XX日答

8、：苏经理，你好：根据你的要求，现将信息工作程序介绍如下，请参考（详见详见《四级秘书》之201页下共6个程序，略作阐述即可）1.信息收集，是通过各种渠道获取信息的过程。2.信息整理，是对原始信息进行分类筛选核实，使其成为有价值信息的过程3.信息传递，是通过传输媒介把信息从发生源传递到接收源的过程4.信息存储，是用科学的管理方法将信息系统化，以便日后利用5.信息反馈和利用，4