用Excel建立数据库.docx

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1、用Excel建立数据库  日常工作中,我们常常需要建立一些有规律的数据库。例如我为了管理全乡的农业税,需建立一数据库,该数据库第一个字段名为村名,第二个字段名为组别。我乡共19个村,每个村7~17个组不等,共计258个组。这个数据库用数据库软件(哪怕是VisualFoxPro6.0或是Access97等高档次的)很不好建立——逐个儿输入吗,只有傻瓜才有这种想法。用Access宏或FoxPro编程来输入吧,这些数据似乎还嫌不够规则(每个村对应的组数不一定相同),这个程序编写可就不那么简单了,除非你是编程高手兼编程迷,否则可

2、有小题大作之嫌了。  其实Excel提供了一些很有用的功能,可让我们任何一个人都可轻松搞定这些数据库:  第一步:打开Excel,在A列单元格第1行填上“村名”,第2行填上“东山村”,第19行填上“年背岭村”(注:东山17个组,2+17=19据此推算),第28行填上“横坡村”(算法同前,牛背岭村9个组:19+9=28),如此类推把19个村名填好。  第二步:在第B列第1行填上“组别”,第2行填上“第1组”并在此按鼠标右键选择“复制”把这三个字复制剪贴板,然后在每一个填有村名的那一行的B列点一下鼠标右键选择“粘贴”在那里填

3、上一个“第1组”。  第三步;用鼠标点击选中A2“东山村”单元格,然后把鼠标单元格右下角(此时鼠标变为单“十”字形),按住鼠标往下拖动,拖过的地方会被自动填上“东山村”字样。用同样的方法可以把其它村名和组别用鼠标“一拖了之”。填组别时你别担心Excel会把组别全部填为“第1组”,只要你别把“第1组”写成“第一组”,Excel会自动把它识别为序列进行处理。所以拖动“第1组”时,填写的结果为“第2组”“第3组”……填完这两个字段后,其它的数据可以继续在Excel中填写,也可等以后在数据库软件中填写,反正劳动强度差不多。  第

4、四步:保存文件。如果你需要建立的是Access数据库,那么别管它,就用Excel默认的“.xls”格式保存下来。如果你需要建立的是FoxPro数据库,那么请以Dbase4(.dbf)格式保存文件。  第五步:如果需要的是Access数据库,那么你还必需新建一个Access数据库,在“新建表”的对话框里,你选择“导入表”然后在导入对话框中选择你刚刚存盘的“.xls”文件。(什么?你找不到?!这个对话框默认的文件类型是MicrosoftAccess,只要你改为MicrosoftExcel就能找到了),选择好导入文件后,你只要

5、注意把一个“第一行包含列标题”的复选框芯托辛耍ㄈ绻你不需要ID字段,你可以在Access向你推荐主关键字时拒绝——选择“不要主关键字”),其余的你都可视而不见,只管按“下一步”直至完成。导入完成后你可以打开数据库进行使用或修改。如果你需要的是FoxPro数据库,那么更简单,可以直接用FoxPro打开上一步你存盘的“.dbf”文件,根据需要进行一些诸如字段宽度、字段数据类型设置就可以使用了。  说到这里,你可能会说“呀,太简单了,我也会”,那么好了,我写这篇文章的目的就是要大家尽可能不再做那些很麻烦的事,“该偷懒时就偷懒”

6、嘛。为Excel公式返回结果设置颜色  希望能帮助大家轻松掌握办公软件的各种操作技巧。今天我们介绍如何为Excel公式返回结果设置颜色。  在“条件格式”中,作为条件的不仅是具体的数据,而且可以用公式的返回结果。我们仍然以成绩表为例,让前10名的成绩数值以“蓝色”显示出来,让低于平均分的成绩数值以“红色”显示出来。  1、选中成绩所在的单元格区域,执行“格式→条件格式”命令,打开“条件格式”对话框。  2、按第1个方框右侧的下拉按钮,在随后弹出的下拉列表中,选择“公式”选项,然后在后面的方框中输入公式:=C2>=LARG

7、E(C$2:C$61,10)。  注意:  ①由于是对整个区域一次性设置的,所以我们对C2单元格和C列作了“相对引用”;而成绩都位于第2行至第61行,所以我们对这个区域作了“绝对引用”,即在相应的位置前面添加了一个“$”符号。  ②上述公式的含义是:当单元格中的数值大于或等于第10名成绩时(用“LARGE(C$2:C$61,10)”公式确定),使用该格式。  3、按下“格式”按钮,打开“单元格格式”对话框,在“字体”标签中,按“颜色”右侧的下拉按钮,在随后弹出的调色板中,选择“蓝色”选项,确定返回。  4、单击一下“添加

8、”按钮,添加一个“条件格式”,再仿照上述操作,设置好低于平均分的“条件格式”。  注意:平均分用“AVERAGE(C$2:C$61)”公式计算。  5、设置完成后,确定返回。  具体操作的动画显示过程如下:Excel和Access间复制、导入和导出数据  ·若要将Access中的数据装入Excel,可以从Access

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