文件控制流程.doc

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1、文件控制程序文件编号：Z(H/J)C-4.2.3(4.4.5/4.4.5)-01版号：C/0生效日期：共5页第1页1目的对公司一体化管理体系的文件进行控制，确保与体系相关的部门及岗位均能方便及时地使用和获取的文件的现行有效版本。2范围适用于本公司一体化管理体系（质量管理体系、环境管理体系和职业健康安全管理体系）文件的管理。3职责3.1管理部负责a)组织编制管理手册、相关的程序文件及其它管理体系文件；b)所有管理体系文件的归口管理和存档，并负责审核程序文件。c)管理体系电子版文件更改、备份及定期杀毒。d)更改管理体系文件；组织文件评审。3.2信息部负责文件管理系统的

2、维护及企业防火墙的管理。3.3各职能部门负责按时编制完成本部门程序文件初稿及第三层次文件，及时获取并传递相关的外来文件。3.4各部门负责持有的纸质文件的管理。3.5管理者代表负责审核管理手册，批准程序文件和管理性作业文件。3.6总工程师负责批准技术性作业文件。3.7总经理负责制定管理方针和管理目标，批准管理手册。4程序4.1管理体系文件的范围管理体系文件包括：管理手册（包括方针、目标）；管理体系程序文件；第三层次文件（包括管理性作业文件、技术性作业文件、记录、外来文件、法律法规和其他要求及报告类文件）。4.2管理体系文件的形式管理体系文件分为电子媒介和纸质媒介两种

3、形式，其中适于通过网络发布的文件（如管理手册、程序文件及法律法规等）以电子文件的方式通过公司的文件管理系统在公司内发布，其它文件仍以纸质文件的形式发放到各相关部门。4.3文件的编写与审批最新可编辑word文档4.3.1文件的格式（程序文件、作业文件）共5页第2页（文件名称）文件编号:版号:生效日期:共页第页1目的2范围3职责4程序（工作内容）[5相关文件][6记录]拟制：审核：批准：注：[]中包括的内容是可选项。记录的格式：修订日期保存年限版号及修订状态（记录名称）表：（记录编号）No：(记录表格)4.3.2管理方针和管理目标由总经理制定并发布。4.3.3管理手册

4、由管理部组织编写，管理者代表审核、总经理批准。4.3.4程序文件由各相关部门编写初稿，由管理部集中修改补充，统一格式和编号。修改完成后各相关部门填写“程序文件会签表”对文件进行会签，管理部对其审核。管理者代表批准程序文件。4.3.5作业性文件由各相关部门编写，部门领导审核。管理性作业文件由管理者代表批准，技术性作业文件由总工程师批准。4.3.6记录的格式由使用部门设计，管理部统一编号并审核，管理者代表批准。4.3.7文件编号原则4.3.7.1管理手册：GS—01—XXXX第一层文件年号管理手册代号最新可编辑word文档共5页第3页4.3.7.2管理体系程序文件的编

5、号Z（H/J）C—XX—XX序号标准对应章节号质量（环境/健康安全）程序文件代号4.3.7.3作业文件及记录的编号文件代号规定如下：Z(H/J)G：质量(环境/健康安全)管理性文件Z(H/J)S：质量(环境/健康安全)技术性文件Z(H/J)J：质量(环境/健康安全)记录XX—XX—XX顺序号对应标准的章节号文件代号注：文件编号中左侧的“Z（H/J）”联合编号时表示质量体系、环境体系和健康安全体系通用的文件，当“Z”、“H”或“J”单独编号时则表示相应体系的文件。文件编号中右侧的G代表管理性文件；S代表技术性文件；J代表记录。4.3.7.4外来文件编号外来文件编号采

6、用文件自带的编号。4.3.7.5版号：X/Y，其中X代表版次，修改顺序为（A,B,C……）；Y代表修改次数，修改顺序为（0,1,2……）。4.4文件的发放管理体系文件分为受控文件和非受控文件。受控文件指公司内所有与管理体系有关的场所使用的和提供给认证公司的文件，受控文件加盖“受控”章并附有受控号。非受控文件是指提供给顾客或相关方的文件，不盖“受控”章。4.4.1受控文件的发放4.4.1.1文件发放范围由文件批准人批准。4.4.1.2管理部对电子版文件加盖电子“受控”印章，对纸质文件加盖普通“受控”印章，填写受控号后按批准的文件发放范围发放。4.4.1.3管理部发放

7、文件时要填写“文件发放范围及文件发放、收回记录”。4.4.1.4文件更改后发放的，管理部应收回或更新更改前的文件。收回的纸质文件应加盖“作废”章，需存档或参考留存时，应加盖“作废备查”章；作废的电子版文件由管理部留存、备份。4.4.1.5文件使用部门如需增发文件时，应填写“文件需求申请表”提出申请报管理部，经原文件批准人批准后予以发放。4.4.1.6记录的发放执行《记录控制程序》。最新可编辑word文档4.4.2非受控文件的发放共5页第4页如需要发放非受控文件，由申请部门填写“文件需求申请表”，经管理者代表批准后由管理部登记发放。文件更改时非受控文件不在更改范围内

8、。4.5文