工程资料整理办法.doc

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1、道路工程资料整理归档办法第一章案卷的整理、移交、保管和利用一组合和排列竣工文件中每卷内容的编排顺序仅作为每册竣工资料编排顺序的参考。在具体编制中，建设、监理、监督、设计单位编制的各册内容，按类属、重要性或时间要素进行编排。施工单位编制的各册内容，竣工图表部分原则上应按设计文件图表排序进行编排。施工资料部分应按资料的形成规律，以树形结构按合同工程总体竣工资料、逐个单位工程、所含分部工程、所含分项工程施工资料并结合工程管理模式中对资料的形成要求进行编排，并应保证资料的内部有机联系和成套性特点。对划分工程单元中含多个构造物部分，应避免对其

2、相同部位施工资料进行平行编排，以保持各构造物竣工资料的相对集中完整性。二案卷格式一个案卷完整的格式依次为1.封面（图表一）2.总目录（包括竣工文件封面）（图表二）3.卷内目录（图表三）4.文件材料5.卷内备考表（图表四）6.封底具体做法如下：1.封面封面有封面、封底连体式封皮和单面式封面两种（见图表一），前者用于装订卷，后者用于不装订以盒为卷的案卷，执行标准为GB/T11822-2000，使用无酸纸做，由业主统一向许可生产单位订购。栏目填写标准为：档号：××·××—×××（见分类大纲说明）案卷题名：写明项目名称或代字，代号及其结构、

3、阶段的名称和材料品种名称。例：×××服务区综合楼供电系统竣工图×××工程设计任务书×××公路K35+000处钢筋混凝土拱桥基础处理质检表文字填写在封面“案卷题名”四字下15mm至“立卷单位”四字上20mm的版心范围内（如图表一所示虚线框中）。起止日期：填写文件材料的起止日期，用手写体阿拉伯数字书写。例：2008.5-2008.12保管期限:统一填写“永久”，用档案专用章盒中“永久”章以红色元子印油盖制，位置居中。密级栏:不填。整理中，如果利用设计院原发成册的有塑封表面的图纸做竣工图，可以不拆原封面，不再加装档案专用封面，只在扉页右上

4、角加盖科技档案档号章（见图表九），填写档号栏，填写方法和封面档号栏填法相同。序号栏空白。以上封面中所填内容除“保管期限”栏外，均使用书法钢笔，用碳素墨水书写，要求整洁美观。也可使用计算机直接打印在卷皮上，但不能打印后粘贴在封面上。2.总目录（包括竣工文件封面）（格式见图表二）填法依表格所示为准。总目录是高速公路系统所特有，其名称和档案系统的总目录用法不同，在此不述，各单位在填写时依交通部规定做。3.卷内目录（即本册目录）卷内目录和本册目录合并为一个目录格式，为保持系统和地方标准的协调性，在打印卷内目录时请保持“卷内目录（本册目录）”

5、的格式（见图表三）。卷内目录的填制方法为：⑴顺序号用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料件数的顺序。⑵文件编号填写文件的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。⑶责任者填写文件材料的形成部门或主要责任者。即中标合同中所用法人单位名称。⑷文件材料题名亦称文件标题，填写文件材料标题的全称，视具体内容，反映相关文件材料的排序位置，便于查找。⑸日期填写文件材料编制的年、月、日例：20080508或20080508⑹页次填写每份文件材料首页上标注的页号，最后一份文件材料为首页至尾页。例：75-80。卷内目录填写，全部使用计算机，字号见图表三所

6、示。不换封面的图纸类案卷可以继续使用本册目录，不再加卷内目录，只在做检索工具时将本册目录转换成本规定中卷内目录的格式。4.文件材料每一个卷的内部文件排列规定以单一事由为佳，切忌案卷过厚，形成杂卷。文字性材料不得超过15毫米，图纸材料不能超过50毫米，但不宜以此为标准组织案卷。文件材料在有效信息的页面编页码，正面在右下角，背面在左下角。使用铅笔用阿拉伯数字从1开始编写。页码已是独立体系的原始本（册）材料，组卷时可独立成卷，不必重编页码号。不装订卷（除图纸外）需在每件右上角盖档号章，以件为单位编写页码号。文件材料装订前需将金属物取出，用

7、工程线采用三孔一线法（图表六）装订，不装订卷（除图纸外）应以件为单位缝纫机装订。图样材料应依有关规定做竣工处理后归档，除设计院重新出的竣工图外竣工图均应加盖竣工图章。竣工图章样式见图表八，在本规定发布前已加盖好竣工图章的图纸不必更换竣工图章。图纸类档案原始本（册）超过200张时，应拆分重整。蓝图和不装订卷装入档案袋（格式见图表一）5.卷内备考表备考表中应填写有关文件材料的完整性、有效性的内容，应由立卷人和检查人签字或盖章（使用方形章）。三案卷外观规范案卷统一装入档案盒，档案盒由业主统一向许可生产单位定制。执行标准为GB/T11822

8、-2000，使用无酸材料。纸版厚度为2.5毫米，A4幅面，厚度为50毫米和60毫米两种。盒子正面（格式见图表一）各栏目暂时空白，脊背栏目中只填“档号”一栏，填法照图表五。字号使用档案专用章盒中的4号数码（字体12×4毫米）。照片档案盒