纸质档案数字化工作指南.pdf

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1、纸质档案数字化工作指南1总则1.1为规范纸质档案数字化工作，保障纸质档案数字副本质量，维护档案实体与档案信息安全，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《山东省档案条例》、《档案数字化外包安全管理规范》、《文献档案资料数字化工作导则》、《纸质档案数字化技术规范》等法律、法规、规范和标准，制定本指南。1.2本指南适用于各级各类档案馆开展馆藏纸质档案数字化工作。机关、团体、企业事业单位档案室纸质档案数字化可参照执行。1.3本指南所称纸质档案指以纸张作为载体的档案，包括文书、图纸、照片、账册、清单、信札、电报、证书等。1.4纸质档案数

2、字化应坚持“以利用为导向，以保护为目的，以安全为基础，以全部为目标”的原则，采取科学的工作方法，优先数字化利用率高的档案，保全濒危档案信息，确保档案安全，力争实现全部档案的数字化。2工作组织2.1应成立由主要负责人或分管负责人带头，档案保管部门、利用部门、保护部门、技术部门及行政部门负责人参加的数字化领导小组，负责数字化工作的统筹协调。应指定相关部门专门工作人员组成数字化工作小组，具体承担数字化工作中的组织实施、业务指导、１技术保障、成果验收、后勤支持和安全管理等。2.2数字化工作人员应具备相应的素质和技术水平，能够胜任本职工作，履行岗位职责。使用外聘工

3、作人员时应进行严格审核，确保档案安全。3工作形式纸质档案数字化工作分为自主加工和业务外包两种方式。自主加工是指档案部门自身组织人力，配备数字化加工设备，在本单位进行的档案数字化加工。这种形式适用于涉密档案和少量重要、敏感、核心档案的数字化，它可以有效降低档案实体及信息的安全风险。业务外包是指通过委托档案部门以外的专门数字化外包加工机构承接本单位的数字化加工工作。这种形式适用于非涉密档案的数字化，它能够有效利用社会资源，克服档案部门人力资源不足的困难，加快数字化工作进度。4工作启动4.1纸质档案数字化工作应在本地区信息化建设和档案事业发展的统一规划下，以专

4、项项目的形式组织开展。4.2立项前，应根据数字化工作的特点撰写立项申请报告，选择项目审批机关指定的、符合资质要求的单位编写项目建议书，项目建议书应列清项目背景、项目依据、项目内容、技术方案、项目可行性、项目影响和预期取得的经济社会价值报告等。大型项目有需要的，还应编写可行性研究报告。２4.3立项时，应根据工作内容、工作规模、人员设备需求、市场价格和潜在投资等因素，详细编制项目资金预算。4.4数字化工作采用业务外包方式的，应根据《山东省政府采购管理办法》和本地区、本部门有关政府采购的规定开展采购工作。4.5数字化项目的政府采购方式宜采用公开招标、邀请招标、

5、竞争性磋商等综合评分的方式进行，档案部门应组织工作人员和相关专家制订科学、细致、可行的评分标准。评分标准可参照《关于档案数字化加工服务定点企业资格评审办法》制定。4.6招标结束后，档案部门应对中标数字化外包加工机构的企业性质、股东组成、注册资本、企业资质、规模业绩进行严格的复审，根据《文献档案资料数字化工作导则》（GB/T20530-2006）第5章的规定进行技术考查。考查合格后，与其签订专门的政府采购合同并严格按照合同条款执行。5前期准备5.1制定制度5.1.1应制定科学、规范、可行的数字化工作制度，保障数字化工作的质量和安全。5.1.2档案部门应制定

6、的制度包括但不限于《档案数字化工作管理办法》、《数字化工作流程》、《档案信息保密管理制度》、《档案出入库房制度》、《档案统计工作制度》、《档案鉴定办法》、《档案数字化验收工作细则》、《档案保护工作制度》、《档案修复工作制度》等。5.1.3档案部门应积极指导数字化加工单位制定相应的管理制３度，包括但不限于《数字化工作制度》、《人事管理制度》、《项目管理制度》、《设备管理制度》、《软件管理制度》、《财务管理制度》、《保密制度》等。5.2场地准备5.2.1档案部门应在单位内部设立专门的数字化工作场所。5.2.2数字化工作场所应空间充足，布局合理，环境应符合《档

7、案馆建筑设计规范》（JGJ25-2000）的要求，配有完备的消防系统和门禁、防盗、视频监控等安全系统。5.2.3数字化工作场所监控视频应保存半年以上。5.3方案设计5.3.1应在充分调研的基础上，综合考虑数字化工作的预期目标、工作进度、档案状况、费用预算等因素，设计科学、合理、可行的工作方案。5.3.2工作方案应包括以下内容：a)数字化领导小组和工作小组的运行机制、工作任务和岗位职责；b)需数字化档案的范围和工作顺序；c)数字化工作培训计划与内容；d)档案数字化工作的流程和配套管理表格；e)数字化工作的安全管理方案和应急预案；f)对数字化外包加工机构的管

8、理、考核和奖惩机制；g)数字化工作中形成文档的管理办法。４5.4工作培训5.4.