重建档案工程项目档案基本知识介绍.doc

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1、第一章工程项目档案整理基本知识介绍一、工程项目档案的基本概念工程项目档案的属性1、原始性2、真实性3、价值性二、工程项目档案的基本知识（一）工程项目档案整理工作过程中基本术语，定义及其相互关系。1、建设项目与工程2、单项工程3、单位工程4、建设项目、单项工程、单位工程三者之间的关系建设项目/工程项目单项工程2单项工程1……单位工程n……单位工程m……单位工程a单位工程a……建设项目、单项工程、单位工程的关系图20/205、工程项目文件①工程项目文件包括前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件。②项目竣工文件主要由项目施工文件、项目竣工图

2、和项目监理文件组成。6、项目文件及相关联定义的关系图工程项目文件项目开工前及项目试运行及工程准备阶段竣工验收阶段项目施工及竣工阶段项目前期文件项目竣工验收文件难验项目竣工文件项目监理文件项目竣工文件件项目施工文件20/207、工程项目文件归档、工程项目档案移交包括两方面的内容：一是建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位移交经整理的文件；二是项目单位内部各机构将项目各阶段形成（或外部直接接收）并经过整理的文件定期报送本单位的档案管理机构。工程项目文件归档、工程项目档案移交关联图建立单位项目文件归档业主单位生

3、产使用单位机构C机构B机构A设计单位施工单位项目项目主管部门文件档案机构监理单位归档档案管理部门业主单位（二）工程项目档案整理的流程全部项目档案汇总整理建设单位项目档案整理归档分类项目文件收集生产使用单位移交参与工程项目建设的各单位（含建设单位）其他有关单位工程项目档案整理流程图20/201、收集2、分类3、整理与归档4、汇总整理与移交第二章工程项目文件的收集工程项目文件收集包含两方面含义：一是各目文件产生或接收部门按相关规定主动将项目文件进行收集并交给建设单位的档案部门；二是建设单位的档案部门要对整个工程项目文件的收集工作进行掌控，对

4、滞交的工程项目文件要及时进行催交。工程项目文件收集是工程项目档案管理的重要环节，也是档案工作的基础，只有做好项目文件的收集工作，才能保证项目建设期间档案的齐全、完整和准确，为项目后续生产运行与维修提供保障，为项目的技术改进提供可追溯性的原始记录。20/20工程项目文件产生于项目建设全过程，其形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关建设部门和人员的职责范围、工作标准或岗位责任制，并有相应的检查、控制及考核措施，因此必须制定相应的工程项目文件收集（归档）制度。工程项目文件收集（归档）制度的内容，一般包括工程项目文件收集（归档）范围、收集（归

5、档）责任部门、收集（归档）时间、份数、质量要求等。一、工程项目文件收集责任1、项目前期准备阶段收集责任（从提出项目建议书开始到建设准备）2、项目施工阶段收集责任3、项目试运行阶段收集责任二、工程项目文件收集（归档）范围1、编制工作程项目文件收集（归档）范围的标准2、工程项目文件收集（归档）范围编制三、工程项目文件收集的时间要求1、工程技术文件2、其他文件四、工程项目文件收集的质量要求1、完整、准确2、原件3、清晰、整洁4、签章完备5、书写材料要求6、装订要求7、其他要求20/20五、工程项目文件收集的控制措施要做好工程项目文件的收集控制

6、，应注意工程项目文件的形成、积累、流转等前端控制，把收集工作落实到工程项目文件的产生或接收部门。尤其对于大型工程建设项目，参与工程项目建设的单位众多，而工程项目文件的收集工作与各单位都相关，因此如何做好整个工程项目文件的收集工作，这就要求建设单位要统筹规划，要在项目管理制度（程序）以及管理方式、方法和措施等方面整体考虑和部署，以使工程项目文件的收集工作达到事半功倍的效果。根据国内外大型工程项目建设的管理经验，工程项目文件收集控制措施主要有：管理制度控制、工程合同管理控制、工程进度计划管理控制、工程质量保证体系控制、文档管理控制等五大控制

7、措施。（见下图）。管理制度控制工程合同管理控制工程项目文件收集控制措施工程进度计划管理控制工程质量保证体系控制文档管理控制1、管理制度控制管理制度（程序）是实行科学管理的基础，也是管理工作的有效工具，20/20工程项目文件的形成、积累、收集、整理与归档工作应制度化、程序化。工程建设项工作均离不开文件与记录，文件控制、记录控制是工程建设管理活动的重要组成部分。IS09001-2000《质量管理体系要求》及GB/T19001-2000《质量管理体系要求》对文件控制、记录控制有明确要求，建设单位应充分运用工程建设项目的质量保证体系，建设单位应

8、充分运用工程建设项目的质量保证体系，使项目勘察、设计、设备供应、施工、监理单位以及建设单位自身建立健全起完善的文件编制、发布、审批、更改、分发控制、收集、整理、归档及保管等管理制度（程序）。这些管理制度应渗