文件的制作、规范、标准及传播XJB0302-邓宇驰.doc

《文件的制作、规范、标准及传播XJB0302-邓宇驰.doc》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在学术论文-天天文库。

1、文件的制作、规范、标准及传播NO.XJB0228为规范公司内部公文格式，提高公司内部文件管理质量，提高工作效率，现发布以下文件，请大家遵照执行。一、文件名统一口径（职务名称+类别+XJB日期-姓名）1、以财务的表格为例：⑴日报:财务专员日报XJB0206-XXX⑵每日毛利表:财务专员毛利表XJB0206-XXX⑶每日汇总订单:财务专员汇总订单XJB0206-XXX⑷每日亏损表:财务专员亏损表XJB0206-XXX⑸每日系统数据:财务专员系统数据XJB0206-XXX⑹每日采购订单:财务专员采购订单XJB020

2、6-XXX⑺月度毛利表:2015年财务专员毛利汇总表XJB0228-XXX⑻盘点表:2015年财务专员盘点表XJB0228-XXX⑼营业额:2015年财务专员营业额XJB0226-XXX⑽电商退款汇总表:电商退款汇总表采购、仓库相关人员表格基本同上。2、以销售、客服的表格为例：⑴跟踪表:销售yutanhe@hotmail跟踪表XJB0226-XXX⑵每日订单:销售yutanhe@hotmail订单XJB0226-XXX⑶营业额:销售yutanhe@hotmail营业额XJB0228-XXX⑷日报:客服yuta

3、nhe@hotmail日报XJB0226-XXX由于要核算每个账号的盈利、要分析每个账号的情况，所以销售、客服的表都需要按账号来区分。一、文件的书写规范1、word：一般用于对文字进行总结、叙述。⑴主标题文件标题均使用黑体28号字，加粗；副标题用黑体五号字体；标题和正文之间空一行，具体大小根据实际情况而定。⑵正文各级标题均用数字（一、1、⑴、①）区别。字体不做具体要求，要使页面看起来干净、整洁，且字体统一。文本中的逗号是中文的，数字中的逗号是英文的。⑶行距、段落间距全文行距设置为固定值25磅，段落之间和条款之

4、间无须空行，各条款中的小标题无须空行；⑷缩进段落设置一般为首行缩进（2个字符），含条款的为悬挂缩进。⑸页面设置页边距上下均为2.54厘米，左右为3.18厘米。（A4）⑹落款文件底部若需要落款，签名和日期请使用黑体小四号字，加粗。⑺目的①督促作用：人是有惰性的，如果没有一个量化的指标，靠人的自觉性是很难完成一项工作的，容易出现偏差，制定一个好的计划，能预防和纠正执行过程中出现的问题。②提示作用：好记性不如烂笔头，工作忙起来的时候，很容易忘记或者忽略某些环节，遗漏一些重要的事项，导致事情办不好。③理清思路的作用：

5、制定工作计划，写文件的时候就是一个思考的过程，很多时候只靠冥想并不能将事情考虑周到，很多想不通的事情，写出来反而更明了。⑤借鉴作用：一个项目完成后，很少有人会去关注它了，如果日后突然又出现了这个项目，就可以将之前的文件拿出来，整理整理细节，说不定会得到更有价值的信息。⑻表格有时候，善于使用表格，会使陈述更简明。编号类型用途1联络函适用于内部、外部不同岗位间的单一事项沟通；2备忘录适用于内部、外部不同岗位间的多事项、进程复杂的要点沟通；3计划适用于规范一定时间段内的多因素、跨领域、多线程的规范，起到路线图与航标

6、的作用；4总结对执行进程及结果与计划相比较，找到解决问题的新思路；5报价单对商务要素的集中、概括表述；6合同对商务要素与条件的明确及确认；7invoice欧美商务文件中的形式发票，表事先付款后发货；常用文件类型：3、excel：一般用于对数据进行整理、分析。⑴表格中的数字必须靠右对齐，其余部分统一对齐方式；⑵单元格中的数值要转化为数字，不能用文本格式，否则造成某些数据不能匹配,且数值不能求和、计算；⑶同一个工作薄（工作表）中用vlookup时，要对引用的范围加上绝对引量符号（$）；⑷不同的工作薄（工作表）中用

7、vlookup时，要将表之中的公式粘贴成数值后再发送给其他人；⑸表示金额的数字，将格式设置成会计专用，货币符号设置成无，并保留两位小数；⑹如果逻辑关系复杂的，最好用表格；⑺单元格中的空格、或者回车要去除；（替换、trim、substitute）一、文件的传播1、表格需按时发送，不然影响他人工作节奏，如有特殊情况，请与接收人说明情况；2、发送文件时，优先使用邮箱；3、需要发送给多人的表格，可以建立讨论组，拉相关人员进组发送；4、发送表格时，请礼貌用语；5、时刻站在需求方的角度考虑问题。深圳市雄健科技有限公司二0

8、一五年月日