体系文件制作规范.doc

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1、文件制作細部作業規範文件編號版本C頁數8之1**********************目錄**********************項目內容頁次1.封面12.修訂履歷23.目的34.範圍35.權責6.內容3-87.參考文件88.附屬表單8會簽單位主管確認會簽單位主管確認生效日期核準審核制作文件制作細部作業規範文件編號版本C頁數8之2**********************修訂履歷**********************版本頁次修訂摘要生效日期文件制作細部作業規範文件編號版本C頁數8之3一、目的為了推展並維護公司內部之各項作業

2、標準化，故明訂文件製作細部規定以避免公司同仁於文件製作、申請、發行、借閱及管理時有用法不一致或錯誤的情況發生。二、範圍1.凡公司內部文件之制定(含品保手冊作業程序及作業辦法等)以及條文撰寫方式，皆依照本規範實施。2.文件定義指公司內部對於製造、工程及品管系統，經由「文件與資料的管制程序」核定後成為工作執行之依據的有關之文件(含品質保證手冊、作業程序及作規範、表單)。三、內容1.文件製作1.1書寫編排每一份文件的製作由目錄、修訂履歷、內容等三大部分依序構成。1.2「內容」之編寫與說明內容之組成須包含「目的」、「範圍」、「權責」、「內容」、

3、「參考文件」、「附屬表單」等，並依序書寫排列，但其中「目的」、「範圍」、「內容」為固定書寫部分；其它部分則視實際作業需要書寫，各個項目說明如下：A.目的：指訂定文件其作業事項之主要用意及欲達到的結果。B.範圍：指訂定文件所適用之人、事、時、物、單位及場所。C.權責：指訂定文件作業內容方法有關之權責單位及其工作責任事項。D.內容：指訂定文件之作業內容規定及其管理方法和方式，包括作業流程，如畫出文件作業順序及方向的簡要說明圖。E.參考文件：指訂定文件所參考引用或參照實施之相關文件名稱及編號。F.附屬表單：指訂定文件所檢附之圖、表、文件等資料

4、之名稱。1.3文體與寫法1.3.1書寫時要有層次地分項敘述，要求語句通順，措詞準確，內容要易於了解，並加標點符號。文件制作細部作業規範文件編號版本頁數8之41.3.2文體須以橫式並由左至右書寫，草稿可直接寫於「書寫用紙」上，而正式簽核後之文件則必須加以打印；附屬文件則不在此限。1.3.3文件之打字以電腦MICROSOFTWORD為主，字體大小採用12號字，中文字形使用新細明體，英文則使用TIMESNEWROMAN。1.4文件內容之條文排列敘述方式1.4.1條文排列編號順序：文件之條文書寫時，其排列敘述方式依「項目」、「細目」、「子細目」

5、之編碼層次順序採用並配合條文書寫。例如：項目細目子細目1.4.2項目編號：項目編碼採用點記編號，由阿拉伯數字及點順序組合而成，共分三階段；每階與階之間要間隔一格書寫以便區分層次。例如：5----------------(第一階)5.2-----------(第二階)5.2.1-----(第三階)1.4.3細目編碼：若項目編號不敷條文書寫時，得採用細目編碼繼續書寫，細目編號亦採用點記編號，由英文字母、點及阿拉伯數字順序組合而成，共分三階；每階與每階之間須間隔一格書寫，以區分層次。例如：A.-------------------(第一階)A

6、.1----------------(第二階)A.1.1-----------(第三階)1.4.4子細目編號：若細目編碼不敷條文書寫時，得使用子細目編碼繼續書寫，條文層次每階與階之間需間隔一格，其採用順序如下：(1)(2)(3)--------------------(第一階)-------------------(第二階)a.b.c.-------------------(第三階)(a)(b)(c)--------------(第四階)文件制作細部作業規範文件編號版本C頁數8之51.5備註編碼使用規定在每一個「項目」、「細目」、「子細

7、目」下，需要補充說明時，以「備註」兩個中文字配合項目1.4文件內容之條文排列敘述方式表示。例如：A.備注1.、備注1.1、備注1.1.1。B.如果只有單一項備註時則以不編碼為原則。1.6附屬文件編碼使用規定同一份文件之每一個「項目」、「細目」、「子細目」下有附屬文件時，可使用「附件」、「附表」、「附圖」並配合中文數字順序或以表單編號表示，但全文表示方式須力求一致。並以<>來表示。例如：A.<附件一>、<附表一>、及<附圖一>。B.若只有一項附屬文件時，則以不編碼為原則，其表示方式為<附件>、<附表>、及<附圖>。1.7數字使用規定一律使

8、用阿拉伯數字，但若參考引用其它文件用字或因文件特別規定，則不在此限。1.8英文使用規定一律使用印刷體大寫，但若屬專有名詞或因文件之特別規定則不在此限。1.9單位使用規定單位的使用一律採用國際通用之記號。例如