工厂船务操作流程.doc

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1、船务操作流程1、客人把订单下到公司，经公司各部门的产能评估后，作出的生产日期和出货日期的安排。2、船务部接到业务部下达的订单后，根据订单出货日期录入出货排程。3．下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产：3.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人修改L/C。3.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。一般订金为货款总额的30%或60%。3.3：如

2、果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需总经理确认。4．验货4.1：在交货期前两周或一周，要通知公司验货员验货。验货时间视公司情况而定。4.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知业务部。4.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。5．制备基本文件。工厂提供的装箱资料，制作exportcontract、invoice、packinglist等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。

3、6．商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同、发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。7．租船订舱：7.1．如果跟客人签定的合同是FOBCHINA条款，通常客人会指定forwarderagentorshipmentco.。应尽早与forwarderagentorshipmentco.联系，告知发货意向，了解将要安排的portofloading、shippingschedule等情况，以确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期

4、能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向forwarderagentorshipmentco.发出书面定仓通知（bookingformorshippingorder），通常在开船一周前可拿到shippingorder。7.2．如果是由卖方支付运费，应尽早向forwarderagentorshipmentco.咨询shippingschedule、freight、portofloading等。经比较，选择价格优惠，信誉好，shippingschedule合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前

5、两周书面定仓，程序同上。7.3．如果货物不够一个小柜，需走散货时，向forwarder定散货舱位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求等内容。7.4．向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量、目的港等内容，以避免差错。8．安排拖柜：8.1．货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸、船公司、定仓号、拖柜委托书、注明装柜时间、柜型及数量、装柜地址、报关行、装船口岸等。如果有验货公司看装柜，

6、要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等8.2．传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。8.3．要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。9．委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量、口岸、船公司、定仓号、柜号、

7、船开截关时间、拖车公司、柜型及数量、本公司的联系人和电话等。10．获得运输文件：10.1．最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。10.2．督促船公司尽快出提单样板(B/Ldrafte)及运费帐单(Debitnote)。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。10.3．及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支

8、付运费应做登记。11．准备其他文件11.1．商业发票：L/C要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写