Access 数据库实用技术(第二版) 教学课件 作者 邵丽萍 等 第4章 表的维护与操作.ppt

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1、第4章表的维护与操作学习目标能够维护表结构和表内容能够美化表的外观能够快速地查找表中数据能够批量替换表中数据掌握表中记录排序的方法掌握表中记录筛选的方法4.1维护表在创建数据库和表后，可能发现有些表的内容不能满足实际需要，需要添加或删除有些字段，有些字段的属性需要修改。随着数据库的使用，也会增加或删除一些数据记录，这样表结构和数据记录都会发生变化，实现这些变化就是维护表。为了使数据库中表结构更合理，内容更新，使用更有效，就需要对表进行维护。维护表的任务包含维护表结构和表内容。表结构维护包括插入字段、删除字段、修改字段名称与字段属

2、性等操作。表内容维护包括添加记录、删除记录、修改数据、复制字段中的数据等操作。维护表的任务4.1.1维护表结构维护表结构的操作主要在表设计视图中进行。所以维护表结构之前都要表设计视图中打开表。下面以汇科电脑公司数据库”中的“物品”表为例，说明如何维护表结构。插入新的字段下面来完成在“物品”表中插入一个“型号”文本字段的任务。启动Access，打开“汇科电脑公司数据库”数据库。在数据库窗口选择“物品”表，单击主窗口菜单栏上的【视图】→【设计视图】命令，在表设计视图下打开表。将光标移到要插入新字段的位置上（这里为“物品类型”字段），

3、然后单击工具栏上的【插入行】按钮，这时，字段名称列中会出现一个新空行，如图所示。在新空行的字段名称栏下输入“型号”，在“字段类型”中选择“文本”。单击工具栏【保存】按钮，即可完成插入字段“型号”的任务。修改字段名称和字段属性如果表字段名称不合适或要修改字段的属性，可在表设计视图中直接修改。删除字段将光标移到要删除字段的位置上，单击工具栏上的【删除行】按钮或按【Delete】键。在出现的删除字段确认对话框中单击【是】按钮，如图所示。单击工具栏【保存】按钮，即可完成删除字段的任务。注意如果一次要删除多个字段，可按住【Ctrl】键不放

4、，单击每个要删除字段的字段选择器，然后再单击工具栏上的【删除行】按钮或按【Delete】键。操作练习1修改表结构请同学自己完成！4.1.2维护表内容维护表内容的操作主要在数据表视图中进行，所以要维护表内容要先在数据表视图中打开表。下面仍以汇科电脑公司数据库”数据库中的“物品”表为例，说明如何维护表内容。向表中添加记录如果要向表中添加数据，可添加记录，操作步骤如下：在数据库窗口中双击“物品”表，在数据表视图中打开表。单击主窗口工具栏上的【新记录】按钮或表中【新记录】按钮，鼠标会移到新记录上，输入该记录数据即可。单击工具栏【保存】按

5、钮，即可完成添加记录的任务。删除表中记录如果表中某条记录不需要了，可将其删除，操作步骤如下：单击要删除记录的选择器，然后单击工具栏上的【删除记录】按钮，这时会出现删除记录的提示框如图所示。单击【是】按钮，即可删除该记录。设置“记录更改”属性删除记录时最好进行提示，否则无意删除的记录就无法恢复了。如果删除记录时，没有出现如上图所示提示框，可设置“记录更改”属性令提示框出现，设置步骤如下：单击主窗口工具栏【工具】→【选项】命令，打开如图5.4所示的“选项”对话框。从中选择【编辑/查找】选项页，在“确认”栏中选择【记录更改】选项单击“

6、选项”对话框上的【确定】按钮，以后删除记录时就会出现提示框了。“选项”对话框修改数据如果发现记录中有错误的数据，可在数据表视图下直接修改数据，可选中错误的数据直接输入新数据，也可以先删除错误的数据再输入新数据。复制数据在输入数据时有些数据可能相同，这时可以使用复制和粘贴操作复制数据，复制数据步骤如下：选中要复制的数据，然后按【Ctrl＋C】组合键或单击工具栏上的【复制】按钮，将数据复制到剪贴板上，简称复制。移动鼠标到要输入数据的位置按【Ctrl＋V】组合键或单击工具栏上的【粘贴】按钮，即可将复制在剪贴板上的数据粘贴出来，简称粘贴

7、。如果记录中有多个字段数据时类似的，可以一次选中一行记录进行复制。操作练习2维护表内容请同学自己完成！4.1.3美化表外观维护表还包括美化表的外观，其目的是为了使表看上去更清楚、更漂亮，使用表时更方便。美化表外观的操作包括调整行高、列宽、设置数据字体等。调整表的行高在数据表视图中打开要调整行高的“教师”表。在主窗口菜单栏单击【格式】→【行高】命令，在弹出“行高”对话框的“行高”文本框中输入希望的行高值（会自动取消默认的标准高度）。如果在“行高”对话框上选择【标准高度】选项，会使用默认的行高值“11.25”。单击“行高”对话框的【

8、确定】按钮，即可看到调整了所有行高的表。调整列宽在数据表视图中打开要调整列宽的“教师”表。选择要调整列宽的列，然后在主窗口菜单栏单击【格式】→【列宽】命令。在打开的“列宽”对话框中输入列的宽度值。如果在“列宽”对话框上选择【标准宽度】选项，会使用默认的列宽值“1