浅析高校行政秘书在教学管理工作中的作用.doc

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1、浅析高校行政秘书在教学管理工作中的作用［关键词］行政秘书；教学管理；作用高校教学单位行政秘书工作是高等学校教育教学中一个不可或缺的工作，在学校日常工作的各个方面起看承上启下的作用，通常高校行政秘书工作的主要职责是协助学院办公室主任做好学院的各项行政工作。其工作涉及学院行政工作的方方面面，如文件管理、信息管理、资产管理；协助分管院领导做好本院教职工的招聘、考勤、考核、聘任和职称申报等人事工作；负责起草或下达学院通知，起草、校对学院的有关文件和上报材料及学院各类会议的准备工作；学生家长、教职工家属或其他外单位人员来

2、学院咨询、访问或调研时，做好接待工作；突发事件的处理等繁杂事务性工作。可以说高校行政秘书在教学管理当中处于最基层，经常需要与教师以及学牛来接触,在连接教师、学主和教务三者Z间的桥梁，具有沟通和协调的重要作用。随着我国高校教学改革的深化，教学制度在逐渐实现从学年制到学分制的转化，但是新、旧的制度还没有完成更替,就会在管理过程当中产生各种矛盾，所以行政秘书要加强沟通和协调的作用，保障教学工作平稳展开。一、沟通作用由于自身的工作性质，决定了行政秘书具有沟通上下级、反馈教学情况和各专业教学情况的桥梁，必须做好全而的沟通

3、协调作用。作为行政秘书，能第一时间通晓学校的各项规章制度，因此行政秘书能将学校的规章制度，教学管理文件精神有效传达给师生。行政秘书可以利用工作之便主动和学校领导部门联系，扩展教学工作，特别是行政秘书能积极和其他系部沟通，取英精华去其糟粕，并能耐心听取师生对学校的教学管理工作的意见，及时回馈给学校主管部门。行政秘书还要协同教学秘书做好教学管理工作，貝体包括：（1）做好各专业的开课计划，核实沟通任课教师教学情况，保证教学工作的正常开展。（2）制定课程安排中，同教材征订部门沟通定制教材，发放教材。（3）建立同实习实训

4、单位的沟通，落实工科专业的实训实习安排，达到共同协作。（4）同学生建立畅通的沟通渠道，做好教学辅助作用，收集学生对教学情况的反馈意见。（5）同学院领导沟通完成各学年年初、年终的教学工作计划、总结，做好相关教学文件的撰写工作。（6）做好任课教师考勤工作，沟通考务工作、各种纸质档案的管理工作，保存有价值的材料，做好整理工作。高校行政秘书在院系教务工作中处于基层位置，能贯穿上下，沟通左右，联系内外，这就决定了高校行政秘书在教学管理工作必然起到沟通作用。二、协调作用高校行政秘书在教学管理工作中主要体现同上级主管部门之间

5、的协调。主要是高校二级院系与校办、工会、人事处、学生处筹职能部门之间的协调。当上级主管部门的决定、决议、计划等有关活动与院系在教学、行政工作中会发生重叠及冲突，高校行政秘书能第一时间了解各项工作任务的安排落实，这时行政秘书发挥其协调作用按照实际情况和面临的困难或制订的计划与设想主动地向上级部门汇报,本着体谅学校和各职能部门的闲难，又能从本院系的实际情况出发的原则，保持上下各部门工作的协调、统一和实施，确保了各项教学工作的顺利开展。另一方面，高校行政秘书在教学工作中在领导之间也有协调作用。学院的院长、书记、副书记

6、、各专业教研室主任间，由于主管工作方向不同，工作中有交叉，又分工不同，因而造成各自的决策有所不同，作为高校秘书，要在领导之间互相调节,相互协调教学的方方血血信息认真做好计划，掌握有价值的信息及时的汇报给领导,在沟通思想、协调工作时，必须做有利于工作、有利丁・

7、才I结的事情,促进教学管理工作，营造和谐氛围，这样才能使学院工作整体水平得到提升。三、信息传递作用随着时代信息化发展步伐的加快和信息化工作模式逐渐完善,高校行政秘书工作需要提供的信息越来越多,使得在教学管理工作中高校行政秘书成为传递信息的主体。一是传递院系

8、领导之间、相关处室之间的教学管理文件、教学共享资源，及时传递信息避免教学安排上的冲突；及时向领导提供教学管理信息，使得领导合理安排日常教学工作；及时传递教务处、科研处和学生处等职能处室的信息，便于院系落实教学管理各项规章制度。在教学管理工作当中，行政秘书信息传递使得各个职能处室保持紧密的联系，密切配合教务处安排教学计划,配合各类统考工作的安排，并将学院的教学工作计划与活动安排同院系的工作合理布置安排积极协调，保持教学工作的执行。二是传递师之间、学生之间的教学管理信息。高校教师通常不坐班，教师在授课过程当中的独立

9、性很强，所以他们不可能与院系领导有及时的交流，行政秘书要做好教师与领导之间的传递员，平时要多了解教师的思想动态，并且把有用的信息反映给领导，营造信任和理解的氛伟I。同时行政秘书学握着院系的信息发布权限，学院的课程安排、考试安排筹通知要通过行政秘书传递到网络上，这样才能保证信息的畅通，服务于教师，服务于学生，营造良好的教学氛围。四、管理作用处理高校教学管理工作有着其特殊性，包括高校工作环