会务服务流程概要.ppt

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1、会务服务流程概要会前准备提前了解会议的性质、人数、时间、会议场地等拜访会议室了解会议形式会前一天再次确认会议细节、注意事项等并做记录布置会议室会议室保证地面、桌面整洁，会议桌、椅子等摆放整齐，空调温度湿度调节适度音响、话筒、视像的调试横幅（会议主题）、桌卡摆放相关物品的备用会议环境调试按有关灯光控制规定在会见或会议前半小时开启照明；会务人员发现空气混浊即开启门、窗15-20分钟后关闭调节好空调调温器，夏季一般控制在26℃（±2℃）左右。物品摆放桶装水、纸笔、水果、糕点、学员手册等会议室门口放置指引牌准备2

2、只满水热水瓶以及相关物品备用会间服务门口迎客会务人员进行茶歇服务及时解决或回答参会人员的需求（包括卫生间的指引）会议结束后视会议参会人员的情况送客至楼梯口或合适地方。会务礼仪会务人员须做到精神饱满、仪容仪表端庄大方且面带微笑迎客入座时要求面带微笑、礼貌用语举止大方，手、语并用。下课时的服务课程结束时，会务人员应立即开启会见厅或会议室门并在门口立岗送客、面带微笑说：“请慢走！”；检查会议室内是否有客人遗忘的物品，如有发现应立即交还参会人员或交给主管处理。会后整理收拢归类会议文件，纸笔或桌面上的物品关闭整理会

3、议音响、话筒及视像设备清点会议物品并存放于指定位置如二次会议间隔时间较短则马上着手进行二次会议准备如发现参会人员遗留物品及时交至会务主管处保管并记录会后整理检查会场内的是否有电器设备损坏，发现损坏及时通知设备人员进行维修；抹净桌面上的水迹；关闭所有照明、空调调节器、关闭会场门窗；将热水瓶、托盘等物品放回原处；做好每次会议调查问卷的记录并归档。参会人员身体不适即刻关心需求，及时报告会务主管是否需要拨打“120”等提供适合的休息场所并提供简单的急救如有特殊情况发生即刻到会议负责人身边，轻声传达或用小纸条形式等

4、待命会务主管及会议负责人的指令应急疏散的组织当发生火灾或险情时，疏散会议室参会人员按指定的疏散路线撤离现场撤离人员应听从引导人员的指挥，防止拥挤堵塞通道撤离人员撤出时，应关好会议室门