文件归类整理学习课件.ppt

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1、第一章《归档文件整理规则》总论第二章归档文件的整理单位与装订第三章归档文件的分类第四章归档文件的排列第五章归档文件的编号第六章归档文件的编目第七章归档文件的装盒第一章《归档文件整理规则》总论第一节《归档文件整理规则》的意义第二节《归档文件整理规则》的特点第三节归档文件整理的基本概念第四节归档文件的整理原则第一章《归档文件整理规则》总论第一节《归档文件整理规则》的意义一、对机关档案工作的意义。1.缓解机关档案工作压力。2.节省机关的财力和物力。3.理顺机关档案工作职能。第一章《归档文件整理规则》总论第一节《归档

2、文件整理规则》的意义一、对机关档案工作的意义。二、对档案馆工作的意义。1.便于档案馆控制档案进馆质量。2.有利于档案馆向社会开放。三、对档案管理现代化的意义第一章《归档文件整理规则》总论第一节《归档文件整理规则》的意义三、对档案管理现代化的意义1.为以计算机技术为中心的现代科学技术在档案管理工作中的有效应用铺平道路。2.促进机关文档一体化管理的实现。3.为设计合理的电子文件整理方法打下基础。第一章《归档文件整理规则》总论第二节《归档文件整理规则》的特点一、简化。二、兼容。三、灵活。第一章《归档文件整理规则》总

3、论第三节归档文件的基本概念一、归档文件。归档文件的概念：是立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料第一章《归档文件整理规则》总论第三节归档文件的基本概念二、归档文件整理。归档文件整理的概念是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。第一章《归档文件整理规则》总论第四节归档文件的整理原则整理原则也是归档文件整理的基本要求。即：是指遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。第一章《归档文件整理规则》总论第四节

4、归档文件的整理原则1.遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。2、区分不同价值。3、便于保管利用。第二章归档文件的整理单位与装订第一节归档文件的整理单位第二节归档文件的修整第三节归档文件的文件装订第二章归档文件的整理单位与装订第一节归档文件的整理单位《归档文件整理规则》最根本的特点，就是以“件”的整理单位，进行文件级整理。《规则》规定，“件”即归档文件的整理单位。第二章归档文件的整理单位与装订第一节归档文件的整理单位一、文件正本与不同稿本。同一文件除正本外，在撰写、印刷过程中形成的不同稿本，包括历次修改稿

5、、讨论稿、征求意见稿、定稿等，也可能需要留存。一般来说，文件的正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。第二章归档文件的整理单位与装订第一节归档文件的整理单位二、正文与附件。附件是指附属于正文之后的其他文件材料，作为正文的补充说明或参考材料。如附带的图表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等等。一般来说，正文与附件为一件；如果附件数量较多或太厚不易装订时，也可各为一件。第二章归档文件的整理单位与装订第一节归档文件的

6、整理单位三、正文与文件处理单等。文书处理较规范的机关，文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸，有的还附有领导批示的签批条等。这些表单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件。第二章归档文件的整理单位与装订第一节归档文件的整理单位四、原件与复制件。对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如传真件、铅笔书写的重要文件），以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等。这些复制件应与原件作为一件。第二章归

7、档文件的整理单位与装订第一节归档文件的整理单位五、转发文与被转发文。转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件。第二章归档文件的整理单位与装订第一节归档文件的整理单位六、报表、图册、名册等。报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件。第二章归档文件的整理单位与装订第一节归档文件的整理单位七、来文与复文。来文与复文是对联系密切的来往性质的文件材料的

8、概括性表述，也包括“去文与复文”，从文种上要包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等等。此类文件可以作为一件，也可以分别作为一件，故《规则》中采用“可为一件”的表述方式。需要注意的是，“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。第二章归档文件的整理单位与装订第一节归档文件的整理单位八、未装订的式样同一的表格这是实际操作过程中不少单位提出的问题，如表彰活动形成大量先进个人、先