Access数据库应用技术能力教程 教学课件 作者 崔雪炜 等 第6章 报表的创建与打印.ppt

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1、第6章报表的创建与打印内容提要报表的概述创建报表设计报表报表的分组与排序在报表中进行计算与汇总子报表报表预览和打印第页共52页6.1报表的概述报表的类型报表的工作方式报表的组成第页共52页6.1.1报表的类型纵栏式报表表格式报表图表报表邮寄标签第页共52页纵栏式报表纵栏式报表第页共52页表格式报表表格式报表第页共52页邮寄标签邮寄标签式报表第页共52页6.1.2报表的工作方式报表和窗体在设计与使用上有许多类似的地方。作为Access数据库的两个不同的对象，它们之间可以互相转换。报表与窗体的主要区别是输出目的不同，窗体一般显示在屏幕上，主要用于对用户数据的操作，操作方式是交互式的，而

2、报表主要用于数据库数据的打印输出。窗体中可以包含更多的具有操作功能的控件，如单选按钮、复选框、切换按钮等，而报表一般不包含这些控件，但报表中常常包含更多的具有复杂计算功能的文本框控件，这些控件的“记录来源”属性多数情况下为复杂的表达式，以实现数据的分组、统计功能。第页共52页6.1.3报表的组成报表由报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚和报表页脚5个节构成，如图所示。报表的组成第页共52页6.2创建报表自动创建报表使用向导创建报表第页共52页纵栏式自动报表创建一个读者信息的纵栏式报表操作步骤如下：打开图书管理数据库，选择报表对象，单击“新建”按钮，打开“新建报表”对话框。在“新建报表

3、”对话框中选择“自动创建报表：纵栏式”选项，在数据源的下拉列表中选择“读者信息”。单击“确定”按钮，Access创建好的报表以打印预览的视图形式显示出报表的第一页。如果生成的报表多于一页，单击预览视图下方的“翻页”按钮，可以浏览其他报表页。单击工具栏上的“保存”按钮，打开“另存为”对话框，为报表命名为“读者信息”，单击“确定”按钮，完成报表的设计。第页共52页表格式自动报表创建一个读者情况的表格式报表操作步骤如下：打开图书管理数据库，选择报表对象，单击“新建”按钮，打开“新建报表”对话框。在“新建报表”对话框中选择“自动创建报表：表格式”选项，在数据源的下拉列表中选择“读者信息”。

4、单击“确定”按钮，Access创建好的报表以打印预览的视图形式显示出报表的第一页。如果生成的报表多于一页，单击预览视图下方的“翻页”按钮，可以浏览其他报表页。单击工具栏上的“保存”按钮，在打开的“另存为”对话框中，为报表命名为“教师情况”，单击“确定”按钮，完成报表的设计。第页共52页6.2.2使用向导创建报表使用报表向导建立读者信息报表操作步骤如下：打开图书管理数据库，选择报表对象，双击“使用向导创建报表”选项，打开报表向导对话框之一。在“新建报表”对话框的列表中选择“报表向导”，在数据的来源表或查询下拉列表中选择“读者信息”，单击“确定”按钮，弹出报表向导之一对话框。在报表向导

5、之一对话框中，选取所需的字段添加到“选定字段”栏中，单击“下一步”按钮，弹出报表向导之二对话框。在报表向导之二对话框中，选取是否添加分组级别，单击“下一步”按钮，弹出报表向导之三对话框。在报表向导之三对话框中，选取排序字段为“读者账号”，单击“下一步”按钮，弹出报表向导之四对话框。在报表向导之四对话框中，选取报表的布局方式，单击“下一步”按钮，弹出报表向导之五对话框。在报表向导之五对话框中，选取报表所用样式，单击“下一步”按钮，弹出报表向导之六对话框。单击“完成”按钮，即保存新建的报表，并打开预览，如图所示。第页共52页6.2.2使用向导创建报表报表预览第页共52页6.3设计报表报

6、表的视图使用报表“设计”视图设计报表报表的属性设置第页共52页6.3.1报表的视图报表的“设计”视图打印预览和版面预览视图第页共52页报表的“设计”视图报表的设计视图第页共52页打印预览和版面预览视图报表的打印预览视图报表的版式预览视图第页共52页6.3.2使用报表“设计”视图设计报表选择报表的记录源为报表添加控件第页共52页选择报表的记录源为报表选择记录源的方法有两种。在“新建报表”对话框中选定“设计视图”后立即选择绑定到报表的数据源，如图所示。如果在“新建报表”对话框中没有选择数据源，可以在“设计”视图中打开报表“属性”窗口，在“数据”选项卡的“记录源”属性框中输入或选择数据源

7、，如图所示。第页共52页选择报表的记录源在“新建报表”中添加数据源在报表属性中添加数据源第页共52页为报表添加控件为报表添加控件，可以使用字段列表，也可以使用工具箱，操作方法与窗体一样。向报表添加字段时，它的关联标签会同时添加到报表的同一节。如果想创建表格式报表，就需要把关系的标签“剪切”下来，再“粘贴”到报表的页面页眉或组页眉中。这样做可以更方便地手动设计表格式报表。第页共52页6.3.3报表的属性设置报表的属性控件的属性第页共52页报表的属性报表的格式属性影响报表