办公室实务 教学课件 作者 张丽荣 主编 常规会议1.ppt

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1、工作例会及小型会议张丽荣主讲会议的意义1．会议是一个集思广益的渠道2．会议显示一个组织或一个部门的存在没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。3．会议是一种群体沟通的方式因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。会议的目的开展有效沟通传达资讯监督员工、协调矛盾达成协议与解决问题资源共享开发创意会议的频率1.固定的部门会议2.全体会议3.处理突发事件的会议4.一对一会议会议的通病——效率不高公司的主管都不知道何时是开会的最好时机。许多重要的会都安排在周五下午开，或非要安排在事务繁忙的周一开

2、。许多主管对于何时开会几乎都不征询员工的意见。这使得员工疲于奔命，甚至得延后或放弃参加其他会议。有些“必须到会”的员工，因为已经与重要客户或政府官员有约在先，根本不能出席，这使得会议讨论很难进行。而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以准备不充分或者根本来不及准备。需要讨论的会议，参会者会前不清楚会议内容。会议效率不高的原因原因具体表现时间午餐的时间。地点会议地点设在经理办公室。开会对象的选择必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。主持人能力会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。参会者的能力参会

3、者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何引退，致使会议失败。会议的准备工作会前未通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。开会原因目的和结果开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现不明确，致使会议毫无意义、宣告失败。在这7种原因中，有3种原因是会议的“致命伤”，需要格外警惕。预防性管理效率不高的原因预防性管理措施时间一般应安排在周二至周四上午或是下午两点半之后，避免安排在周一或周五。地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且最好围着圆桌进行。开会对象选择事先通知必须出席会议的人，将出席会议的人分为必须参加者、可以旁听者和可选择参加者几类。主持人的

4、技能选择具有亲和力、影响力的人担任主持人一职。参会者的技能参会者一定要具有倾听能力。会议准备工作一定要提前做好具体的准备工作。开会的原因、目的和结果在会议举行之前将开会的原因、目的和结果通知所有的参会者。无需开会的“五个如果”2．必须开会的“五个如果”（一）秘书在会前要做充分的筹划准备工作明确要点准备议题安排会议议程通知开会会场准备高质量会议，秘书应该做好两方面准备图5-5秘书应做的准备准备参加会议讨论的人，应当事先知道议题，并为自己在会上讨论的发言做好充分准备秘书要为议题的最后决议准备好必要的材料，也就是秘书要为会上讨论的问题准备好充分的

5、材料要求秘书在可能的情况下，例会前将有关材料发到与会人员手中如何安排会议议程放在会前放在后面放在会期两头事关重大的，需要大家开动脑筋进行讨论的内容一些例会上宣布周知的内容有的议题部分人可以不参加，就可以迟到或早退，以避免不必要的“听会”图5-7科学安排工作会议的时间工作会议的时间上班开始半小时后，工作会议时间一般不超过100分钟，中间安排一次短暂休息会议通知方式图5-8会议通知的三种方式4口头通知电话通知书面通知适用于小型例会，三五个人的碰头会一般是与会者比较分散，尤其是不同单位部门的不定期会，常是以电话通知的形式通告便条式或卡片式的会议通知

6、卡张贴式即黑板启事栏的会议通知通知开会通知开会时是口头和书面并用。即使采用口头通知，秘书也必须一一面告，不宜请人转捎口信。例文1通知五月三十日（周二）下午两点半在三楼小会议室由赵总经理主持召开各部门经理会，讨论本公司上半年销售计划落实问题。请各部门经理准时参加。总经理办公室×月×日教学观摩会通知时间：一九九四年五月三十日（周二）下午两点半地址：三楼阶梯教室主讲：音乐系赵鸣教授内容：严肃音乐的增长和发展参加者：各系负责教学的主任、助理。校教科研所×月×日各部门科长会议通知×年×月×日事由：为讨论本季度生产计划完成情况及主要问题，特召开会议，请准

7、时出席。受文者：各部门各科长时间：五月三十日（星期二）下午1：30－3：30。地点：第一会议室总经理办公室主任××5会场准备会场是在发会议通知之前就定下的。小型会议只需确认场所不变，备好桌椅、水具、必要的会议设备，检查电源，做好清洁工作，然后准备好记录用纸即可。会场准备有以下要求图5-9会场准备的要求要求就是会场宁略小而勿失于大会场座位的不同排列是根据会议需要来设计的会场布置要与会议主题、性质一致事先制作一块挂在会议室外的牌子，写清正在开会，在什么时间结束，请勿打扰在会议召开前检查会场的桌椅、话筒、录音等设备，还要留意消防、安全因素（二）秘书

8、在会中的组织和服务工作工作例会中组织和服务工作相对简单易行，且工作量小，所以常设一位秘书。签到和检查会场与会者进入会场，秘书人员要检查核对与会人员到会情况，清点人数