Access数据库程序设计 教学课件 作者 孙艳第6章.ppt

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1、第6章报表的创建与使用6.1报表概述6.2使用报表向导创建报表6.3报表设计视图的使用6.4创建高级报表6.5打印报表本章要点掌握设计报表的方法掌握创建报表的操作方法掌握报表的使用方法了解报表的组成了解将窗体转换为报表的操作方法了解创建其它报表的操作方法。数据库中的表、查询和窗体都有打印的功能,通过它们可以打印比较简单的信息,要打印数据库中的数据,最好的方式是使用报表。报表是Access中专门用来统计、汇总并且整理打印数据的一种工具。要打印大量的数据或者对打印的格式要求比较高,则必须使用报表的形式。用户可以利用报表,有

2、选择地将数据输出,从中检索有用信息。Access2003报表的功能非常强大,也极易掌握并制作出精致、美观的专业性报表。简言之,报表是以打印的格式表现用户数据的一种有效方式。6.1报表概述6.1.1报表的视图报表中的大部分内容是从表查询或SQL语句中获得的,它们都是报表的数据来源。创建和设计报表对象与创建和设计窗体对象有许多共同之处,两者之间的所有控件几乎是可以共用的。它们之间的不同之处在于,报表不能用来输入数据,而可以在窗体中输入数据。报表有下列3种视图:设计视图:用来创建报表或更改已有报表的结构。打印预览:可以查看将

3、在报表的每一页上显示的数据。版面预览:可以查看报表的版面设置。其中只包括报表中数据的示例。单击工具栏上的“视图”按钮可以更改视图6.1报表概述6.1.2报表的结构在设计视图中,“节”表现为带区形式,并且报表包含的每个节出现一次。在已打印的报表中,某些节可以重复打印多次。报表在设计视图中由报表页眉、页面页眉、主体、页面页脚和报表页脚五个部分组成。下面以“教学管理系统”数据库为例介绍报表的组成:打开“教学管理系统”数据库,在“对象”列表中单击“报表”对象,双击“学生成绩报表”报表,可以打开它的“打印预览”视图,如下图所示。

4、6.1报表概述6.1.3报表设计区在一个报表中,报表页眉只出现一次。利用它可以显示徽标、报表标题或打印日期。报表页眉打印在报表第一页页面页眉的前面。页面页眉出现在报表每页的顶部。可以利用它显示列标题。主体节包含了报表数据的主题部分。对报表基础记录源的每条记录而言,该节重复出现。页面页脚在报表每页的底部出现。可以利用它显示页号等项目。报表页脚只在报表的结尾处出现一次。如果利用它显示报表合计等项目,则报表页脚是报表设计中的最后一节,但出现在打印报表最后一页的页面页脚之前。通过对共享共同值的记录进行分组,可以计算小计值而使报

5、表更加易于阅读。在每组记录的开头出现组页眉,可利用它显示应用于这个组的信息。6.1报表概述6.1.4报表的分类报表主要分为以下4种类型。1.纵栏式报表2.表格式报表3.图表报表4.标签报表6.2使用报表向导创建报表6.2.1使用“自动报表”创建报表如果对格式要求不高,只需要看到报表中的数据,则可以快速创建一个简单的报表。使用Access自动创建报表的步骤如下。(1)打开数据库窗口,选择“报表”对象。(2)在数据库窗口中,单击工具栏上的“新建”按钮,调出“新建报表”对话框,如下图1所示。(3)选择“自动创建报表:纵栏式”

6、选项,在下面的下拉列表框中选择数据的来源表。单击“确定”按钮,即可完成报表的创建工作,如下图2所示。图1“新建报表”对话框      图2自动创建报表6.2使用报表向导创建报表6.2使用报表向导创建报表6.2.2使用“报表向导”创建报表报表向导为用户提供了报表的基本布局,根据用户的不同需要可以进一步对报表进行修改。利用报表向导可以使报表创建变得更容易。在Access2003中使用向导创建报表的具体操作步骤如下。(1)打开数据库窗口中,单击“报表”对象,在“报表”对象窗口中,双击“使用向导创建报表”选项,调出“报表向导”

7、对话框之一,如右图所示。6.2使用报表向导创建报表(2)单击“表/查询”下拉列表框右侧的向下箭头调出其下拉列表,从中选择创建报表所需使用的表或查询。(3)在“可用字段”列表框中选择字段,单击按钮,将其添加到右半部分的“选定的字段”列表中,如下图1所示。(4)单击“下一步”按钮,调出“报表向导”对话框之二,如下图2所示,选定添加分组级别以及分组的依据。分组是为了使生成报表的层次更加清晰。图1“报表向导”对话框之一  图2“报表向导”对话框之二6.2使用报表向导创建报表6.2使用报表向导创建报表(5)在图2中,单击“分组选

8、项”按钮,调出“分组间隔”对话框,如下图3所示,在这里可以为组级字段选定分组间隔。单击“确定”按钮,返回图2报表向导的分组中。(6)单击“下一步”按钮,调出“报表向导”对话框之三,如图4所示。在“报表向导”对话框窗口中,选择排序次序,可以选择一个或几个字段作为排序和汇总的依据,排序可以选择升序或降序。图3“分组间隔”对话框图4“报

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