电机制造有限公司档案管理制度.doc

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1、XX电机制造有限公司（管理）指导书第2版第0次修改分发号：IIY-ZDS-GL-021档案管理制度制定：审核：批准：2008--发布2008--实施XX公司（管理）扌旨导书——档案管理制度第一章第二章目的适用范围第三章术语和管理原则第四章档案工作机构及职责第五章文件材料收集整理与立卷归档第八早档案管理第七章档案信息开发利用第八章档案管理的考核第九章附则第十章附件第十章档案管理记录表单XX公司（管理）扌旨导书——档案管理制度第一章目的为加强本公司档案工作，使其更好地为公司的生产、经营管理和科技进步服务，依据《屮华人民共和国档案法》及有关法规，结合木公司档案工作的实际，特制定木规定。

2、第二章适用范围本规则适用于本公司档案的行政管理及业务管理。第三章术语和管理原则1.本公司档案是指公司在各项活动屮形成的，具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料。其构成以科技档案（产品、科研、设备、基建档案）为主，还包括行政、人事、生产、经营、会计等方而的档案。2.公司档案是公司的宝贵财富，任何部门或个人都不得据为己有或拒绝归档。损毁档案要严肃追究当事人的责任。3.公司档案工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益，合法权益和历史真实面貌的一项工作。4.公司档案工作要坚持集屮统一的管理原则。第四章档案工作机构及其职责1.档案室是本公司档案管理机构，由

3、办公室分管，下设专、兼职档案管理人员。公司档案室工作应列入企业发展规划，年度计划，并作为考核分管领导人工作业绩的一部分。2•档案室集屮统一管理公司档案，是公司档案资料的贮存基地和利用屮心，负责统筹、协调、组织、管理公司的档案、资料工作。3•档案工作人员应肖忠于职守，遵守纪律，具有专业技术技能。对档案的收集、整理、保管和提供利用等方面成绩显著的部门或个人应给予奖励，对造成档案损失的要追究半事人的责任。4.专职档案员职责：4.1.贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和方针政策。熟练掌握企业档案业务知识,努力提高档案管理质量。迅速、准确、热情、礼貌地为公司各项管理工作提供档案服务。4.

4、2.负责起草本公司档案行政管理及业务管理的各项规章制度，并指导和监督各部门施行。4.3.负责档案的接收、保管、鉴定、统计、提供利用工作；档案库房日常管理工作；档案信息开发利用工作。4.4.负责对公司各部门档案工作进行协调、监督和指导。4.5.负责组织本公司兼职档案员开展业务学习，发挥档案网络作用。4.6.在公司内部进行档案知识宣传，增强广大干部职工的归档意识。5.兼职档案员职责：5.1.熟练掌握文件材料立卷归档要求及步骤，切实执行本公司档案管理各项规章制度。5.2.负责按文件材料归档范围，及吋收集本公司生产、经营、管理、科研及其他活动屮产生的各种门类和载体的文件材料，并按规定整理

5、立卷，定期向档案室归档。5.3.负责收集各部门对档案工作的意见、要求及档案提供利用效果等情况，及吋反馈给档案室，为改进工作，提高档案管理质量提供意见和建议。4.4.积极参加档案业务培训和档案网络活动，为使档案管理更科学合理和进一步开发利用档案出谋划策。第五章文件材料收集整理与立卷归档1.文件形成部门的职责：1.1.部门负责人要把本部门文件的立卷与归档工作纳入工作计划，对本部门形成的文件材料的完整性、真实性负责。1.2.部门成员在每项公务办理完毕后，应将办理过程屮形成的各类有保存价值的文件整理好，交本部门兼职档案员立卷。1.3.部门兼职档案员应根据本部门工作内容及归档范围的要求，及

6、时收集、整理各项工作屮形成的、处理完毕的，具有保存价值的文件材料，立成案卷按归档时间要求及吋向档案室移交。1.文件立卷、归档要求：1.1.案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系,区别不同的价值，便于保管和利用。1.2.立卷分工：多份收文或本公司发文印木，由承办部门立卷，其他部门作重份处理；儿个部门联合办文，由主办部门立卷；综合性会议文件由会议主办部门立卷，专业性会议文件由有关业务部门立卷；其他齐部门形成的文件由各部门立卷。1.3.公司产詁试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工验收，必须有档案部门参加。文件材料不完整、不准确、不系统不能进行鉴定、验收

7、。1.4•归档吋间：2.4.1.科技档案在产品评定、基建、设备项H完成或告一段落吋，兼职档案员要将应归档的文件材料立卷，由项FI负责人审定后向档案室移交。2.4.2.各项管理工作在形成的文件材料，在第二年3月底之前，各部门兼职档案员要将应归档的文件立卷，由各部门负责人审定后各档案室移交。2.4.3.会计档案由会计人员立卷后可暂由财务部门保存一年，于次年3月底之前移交档案室。2.4.4.其它重要文件材料处理完毕应及时向档案室归档。如：公司新购置重要设备仪器和引进项H,到货时，有关部