档案管理制度V10.doc

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1、档案管理制度V10　　档案管理制度第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特建立档案管理机制并制定本制度。　　第二条档案管理机构及其职责　　1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司行政部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。　　2、行政部档案管理人员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理人员负责本部门档案资料的使用管理。　　3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管及利用工作，充分发挥档案资

2、料的作用。　　4、行政部档案管理人员有责任对二级档案管理工作进行监督，并按规定按时对二级档案管理进行检查验收。　　第三条归档制度　　1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理、技术工艺及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。　　公司要求归档范围主要有以下几个方面1.　　1、产品生产、技术研发方面:有产品设计、专利发明、工装的图样和技术文件，原材料检验、产品生产过程和技术开发、组织调度工作中形成的各种文件材料等。　　1.　　2、经营销售方面有公司经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、

3、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。　　1.　　3、设备仪器方面对设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废的文件材料等。　　1.　　4、技术管理方面有质量管理、技术工艺、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料。　　1.　　5、计划统计方面有各种方案计划、库存管理报表、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。　　1.　　6

4、、物资供应方面有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。　　1.　　7、财务管理方面有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。　　1.　　8、培训方面有员工教育和技能培训的文件、教材等。　　1.　　9、其它方面。　　2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。　　3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档的，行政部保存复印件。　　4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。　　5

5、、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由行政部保存原件；属于技术研发、工程建设方面的，由行政部保存原件。　　以上部门应将涉外事务形成的各类文件复印件报行政部备案。　　6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，行政部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。　　特殊情况只有一份原件时，由行政部保存原件。　　7、在归档范围内的其他资料，由经办人后连同有关资料移交行政部档案室。　　部门需要使用的经审批后可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。　　第四条档案保

6、管制度　　1、公司行政部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。　　2、归档资料要进行登记，编制归档目录。　　3、档案管理人员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。　　4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。　　5、库存档案必须图物相符，帐物相符。　　6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。　　7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案

7、保存期限，每年年终据此进行、剔除。　　8、经确定需销毁的档案，由档案管理人员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。　　销毁档案的清单由档案管理人员永久保存。　　9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。　　10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。　　第五条档案借阅制度　　1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。　　外单位人员未经公司领导批准不得借阅。　　2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。　　阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。　

8、　需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。　　3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。　　4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。　　过期由档案管理人员催还。　　需要长期借出的，须经负责领导批准。　　5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。　　6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，