XX置地投资公司财务档案管理制度.doc

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1、XX置地投资公司财务档案管理制度　　141财务档案管理制度第一章总则第1条目的为加强财务类档案管理，保证财务档案妥善保管，有序存放，方便查阅，严防毁损、遗失和泄密，特制定本制度。　　第2条范围本制度适用于江西XX置地投资有限公司集团财务资金中心、各片区公司财务部。　　第二章实施细则第3条归档范围银行、金融机构往来资料、合同；抵押、担保材料；资金往来资料；账册，票据，凭证等；审计材料，资产评估、信用评估材料。　　第4条前述定义范围内的档案均属财务类档案归档范围，具体归档范围和归档时间可参看《附件1.财务类档案归档文件明细表》。　　第5条凡

2、属归档范围的各类文件资料，均属公司财产，任何部门和个人不得据为己有。　　第6条每年形成的会计档案，由各公司财务部按照归档要求，负责立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。　　归档时应将文件资料装订好，装在档案盒或档案袋内保存。　　第7条每年形成的会计档案，应及时归档。　　常规业务档案（凭证、报表、账簿、银行对账单等每月发生、经常发生的）应在年度结束后叁个月内按年度装订、归档，此类档案日常管理责任在业务办理人；特殊业务档案（涉税非常规业务审批，税务稽查、检查过程、结论，财务决算，融资资料等）应在业务结束后壹个月内交档案管理人员归档。　　第8

3、条档案归档时应录入档案清册，记录档案编号、种类、内容、归档时间等。　　每法定年度结束后叁个月内应将上年度财务档案完毕并编制上年度档案清册，模板见《附件2.财务类档案清册》。　　年度档案清册确定后应打印纸质142文档，经档案人员、档案管理人员、主管领导、财务负责人签字确认，不得随意改动。　　以后年度发现或取得的应属以前年度的财务档案，列入发现和取得年度的会计档案，不再补入以前年度档案中。　　第9条每份归档文件资料应在其首页右上角用铅笔标注文件编号，在其每页的右下角连续标注页码。　　第10条每盒/袋档案文件内应有卷内文件目录和备考表。　　卷

4、内目录放于卷内文件首页之上，备考表放于卷内文件尾页之后。　　卷内目录和备考表见《附件3.财务类档案卷内目录》和《附件4.财务类档案备考表》。　　第11条档案文件装入档案盒/袋后，要在档案盒/袋上标注文件编号、案卷内容、保管期限、保密级别等。　　文件保管期限按照《附件1.财务类档案归档文件明细表》执行。　　第12条所有文件资料应以A4纸形式或折叠成A4纸大小存档。　　第13条所有档案文件应依档案号按自左向右、自上而下的顺序摆放于档案柜中，档案柜应顺序编号，并在档案柜每格和每个档案柜柜门的固定位置上设置包括门类名称、柜号、案卷号、保管期限等

5、内容的指引卡，做到排列有序、指引醒目、存取方便。　　第14条本部财务中心和各公司财务部应指定专人负责财务类档案保管和管理，人员发生变动的，应针对财务类档案办理专项移交手续。　　财务类档案移交手续不得与移交人其他工作的移交合并办理。　　第三章保密管理第15条档案管理人员和接触到档案的人员必须遵守相关的保密法规和公司的档案保密制度。　　在档案的归档、保管、销毁、借阅过程中严守保密规定，不得以任何形式泄露档案信息。　　第16条档案的借阅、复制、摘抄应经相关领导批准，并办理规定的手续。　　第17条档案管理人员应定期检查档案情况，发现泄密或可能泄

6、密现象时，应立即向主管领导报告，并积极采取补救措施。　　143第四章档案借阅管理第18条财务体系内部员工借阅本部门业务范围内的财务类档案时，秘密级别档案可直接借阅，其他级别档案须经本部门主管领导批准。　　财务体系内部员工借阅其他公司财务类档案时，应经本部门主管领导和对方公司财务主管领导批准。　　第19条集团各公司内部员工借阅本公司财务类档案时，须经本公司财务主管领导批准。　　集团非财务体系员工不得跨公司借阅其他公司财务类档案。　　第20条财务类档案借阅时，应在档案室内查阅，不得复制、拍照、抄录和带出室外。　　确需复制的，应经财务主管领导

7、批准。　　因业务需要需借出会计类档案的，需经本公司财务负责人批准，并限期（最多一周内）交回，如需借出的档案不能拆分借阅的，须有财务人员一同前往。　　第21条借阅（出）档案应按照《附件5.财务类档案借阅登记表》进行登记，借阅（出）、归还时点清份数。　　第22条借阅（出）人应对所借档案妥善保管，保持档案整洁，不得拆卷、抽页、涂改或做标记，不得转借他人，不得遗失档案。　　第23条借阅（出）人工作调动或离职时，应及时归还档案。　　第五章档案移交第24条公司因管理需要注销子分公司，其财务管理部需撤销的，其所保管的财务类档案应向上一级财务部门移交，

8、由上一级财务部门保管。　　第25条移交时应编制移交清单，按清单逐一核对清楚，由移交双方和监交人签字盖章。　　第26条移交时原则上应当保持原卷册的封装。　　个别重要拆封重新的，应由移交双方和监交人共同拆封，以