电子档案管理问题探讨(修改版).doc

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1、电子档案管理问题探讨（中国电子系统工程总公司吴绯绯）摘要：随着网络时代的来临，电子档案成为人们进行信息交流的主要媒介。必须重视电子档案信息的收集、鉴定和保护，本文从电子档案管理的特殊性,以及所要求的电子档案管理人员所具备的知识技能和管理人员队伍建设进行了探讨，指出复合型人才在管理电子档案工作中的重要作用。关键词：电子档案管理；特殊性；知识技能；一、前言随着办公自动化的进一步扩展,特别是信息产业和网络化技术的广泛应用,很多企业的资料，档案都开始以电子档的形式存在和储存。电子档案虽然与纸质档案都遵循着收集、整理、鉴定、保存与利用等档案管理的基本原则,但电子档案与传统的纸质档

2、案仍有很大的不同。传统的企业档案主要以纸质档案归档立卷方法进行整理，通常比较繁琐和复杂，工作量大，纸质档案的信息内容一旦与载体结构形式构成相互关系后就永远无法分离,查找起来不方便和快捷，人们不依靠任何技术就能识别档案的内容，安全系数低。而电子档案管理相对于传统的纸质档案管理来说，有很多优势，如智能管理与识读、高效集成与可用性、信息存储的海量和高密度性。9电子档案须使用技术和设备把信息内容记录于存储载体上,并要利用这种技术和设备进行逆处理才能识别它的内容,安全系数加强。（一）电子档案管理的信息内容数码化。电子文件、电子档案是将文字图形、影音影像等信息,转换为数码或符号来存

3、储和传输的。人们对电子文件、电子档案所记录的信息必须通过相应的软硬件技术还原后才能阅读。（二）电子档案管理必须实行文档处理一体化。从管理的角度看,电子文件、电子档案之间很难划分出明显的界限。纸质档案在归档前的文件阶段,档案人员无须参与管理,但电子文件在形成阶段,档案人员就要参与设计指导,使产生的电子文件能按归档要求归档管理;同时还要了解电子文件产生的背景、设计思想、数据格式及计算机软硬件技术等,因此,在电子文件时代,电子文件的形成者,电子档案的管理者,必须通力协作,实行文档一体化管理,才能保证电子文件、电子档案的可存取性、可用性、可理解性。（三）电子档案保存保管技术复杂

4、化。纸质档案只要符合保管保护条件,就能达到长期保存目的,而电子档案长期保存就要面临许多的技术上的问题,例如电子档案可存取性、可用性、可理解性因素,电子软件所依赖的计算机软硬件发展水平,电子信息存储载体的耐久性等等因素,都会影响电子档案的有效保管,必须要有一整套的技术措施来给予支持。9（四）电子档案开发利用形式多样化。对于纸质档案的开发利用,我国已有一整套的方针政策和方法,但电子档案的开发利却面临着许多新问题,如电子档案的利用是通过通信传输,还是提供存储载体的拷贝件,抑或是直接利用计算机系统提供利用;还是电子档案的利用场所、保密问题、开放时间、应用范围等等,这些都要根据电

5、子档案的特性来制定相应的政策方法,并提供足够的软硬件技术保证才能开发利用好电子档案。二、企业电子档案管理的概念和目前存在的问题企业电子档案主要包括在企业正常运行的过程中，产生的与公司业务有关系的文件，图片，影像资料等。电子档案相对于传统的档案来说，只是一种存在形式的区别，一般是指以字节、比特方式储存于磁盘、光盘、磁带等介质中，然后通过阅读解码的软件将数据，图表，文字等信息在用户面前显示出来。当前我国的企业档案管理电子化存在以下几个主要问题：（一）企业档案管理电子化普及程度不高电子办公在很多国内企业中都有普遍的运用，大多企业单位都在使用计算机进行文件处理和部门之间的沟通交

6、流的工具以及日常会议通知等事务性工作。但是电子档案管理是属于企业电子化办公的更深层更系统化的运用，国内企业中能够真正使用计算机管理档案的仍然很少。在实行有限的档案管理电子化的部分公司中，即使是有将计算机运用于管理档案中，但管理层次也仅仅局限于较简单和肤浅的目录管理，而处于不同目录下的电子文档等资料则仍然是很分散的，档案管理电子化有名无实。9（二）企业人员对于档案电子化管理认识不足目前，在很多企业中，利用电脑进行文书的书写，图表的制作已经是很普遍的了。但是对于已经制作好的文件，在打印使用完之后，电子版的保存工作往往会被人忽视。长此以往，公司电脑中的文档处于不断被删除，修改

7、，或者覆盖的状态，对于这种档案往往就没有整理管理的价值了。2除了不同企业工作人员对档案电子化管理没有概念之外，连有些档案管理人员都没有一个正确的认识，他们认为档案电子化管理就是在管理中应用一定数量的计算机、复机印、扫描机、刻录盘。（三）电子化管理自身的难题首先，由于电子档案的储存方式主要是光盘，磁带等形式，存在复杂性，不稳定性，和储存方式的互换性。当储存介质性质发生变化时，储存的信息就很容易造成丢失缺损，覆盖，删除，不利于完整重现信息。其次，电子档案的安全性较低。由于电子档案存放位置没有一个统一的标准和规定，具有一定的随意性，而且电子档案