如何礼貌地发工作邮件？.doc

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1、如何礼貌地发工作邮件？新职教育现如今，电子邮箱的普及率可能已经到了“人手一个”,而在个人邮箱之外，职场人士往往还会配备使用公司域名的工作邮箱。由于工作邮件的发送与私人邮件有很大区别，如何礼貌地发工作邮件，就成了每个职场人士或准职场人士应该关注的问题。　　　　关于主题　　　　主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。　　　　1、一定不要空白标题，这是最失礼的；　　　　2、标题要简短，不宜冗长，不要让Outlook用“…”才能显示完你的标题；　　　　3、标题要

2、能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”;　　　　4、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理；　　　　5、可适当用使用大写字母或特殊字符（如“!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼；　　　　6、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要“RERE”一大串。　　　　关于称呼与问候　　　　1、恰当地称呼收件者，拿捏尺度。邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收

3、件人的情况下可以称呼大家、ALL.　　　　如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”;如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。　　　　不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dearxxx”,显得很熟络。　　　　2、E-mail开头结尾最好要有问候语。最简单的开头写一个“HI”,中文的写个“你好”;结尾常见的写个BestRegards,中文的写个“祝您顺利”之类的也就可以了。　　　　俗话说得好，“礼多人不怪”,礼貌一些，总是好

4、的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。　　　　关于正文　　　　1、E-mail正文要简明扼要，行文通顺。E-mail正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。　　　　正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。　　　　2、注意E-mail的论述语气。根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。　　　

5、　尊重对方，“请、谢谢”之类的语句要经常出现。　　　　电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训！　　　　3、E-mail正文多用1234之类的列表，以清晰明确。如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。　　　　4、一次邮件交待完整信息。最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。　　　　5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意

6、使用拼写检查。这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文E-mail,最好把拼写检查功能打开；如果是中文E-mail,注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。　　　　在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。　　　　6、合理提示重要信息。不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读。　　　　7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图

7、表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。　　　　8、不要动不动使用“:）”之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻。BusinessE-mail不是你的情书，所以“:）”之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。　　　　关于附件　　　　1、如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件；　　　　2、附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名；　　　　3、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时；　　　　4、附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；　　　　5、如果附

8、件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用；　　　　6、如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。　　　　语言的选择和汉字编码　　　　1、只在必要的时候才使用英文邮件。英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件