文件管理与技术文件管理.doc

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1、第一节：文件治理1．治理方法2．文件宣贯3．执行检查1．治理方法1.1文件接收联想通常以邮件的方式向维修站发送文件，同时会在网络家园上公布所有发放文件目录。维修站应指定专人负责文件的同意工作，保证及时收到联想发放的文件，假如发觉网络家园上有文件目录而没有收到文件，有可能是邮箱传输的问题，请立即向大区索取文件。1.2文件保管63/63维修站要在固定电脑上建立文件夹将所同意文件分类治理。分类方法由维修站自行决定，以能方便、快速查出为原则。但为便于宣贯、传阅，建议维修站对重要文件打印并依照类型登记存放，并由专人

2、负责治理。（见附件1.1）1.3文件借阅借阅文件要履行登记手续，以幸免文件丢失。（见附件1.2）1.4文件回收或销毁站长负责对过期或作废文件统一回收或销毁，以防止文件泄密。1.5文件的升级假如出现新文件的内容替换旧文件的内容，必须将旧文件回收并销毁，在文件目录上注明是那个文件替换，保证站端是按照最新的文件执行。63/632.文件宣贯2.1文件理解对新发放的文件，在宣贯前相关业务负责人要确保对文件精神有正确的理解；如在理解上有疑义，可和联想渠道专员沟通。2.2及时宣贯维修站应通过治理例会或晨会向全体职员宣贯

3、文件精神，并将文件要求及时落实到工作中去。2.3内容讨论在文件宣贯中要引导职员讨论；对重要文件的宣贯，相关负责人可事先预备几个要紧问题，在讨论结束后向职员提问，考察职员的理解程度。2.4明确职责63/63对文件要求精神，在宣贯时要明确具体执行方法和负责人。3.执行检查3.1文件治理工作检查建议站长及主管除了日常通过调阅文件考察文件治理员的工作效率外，每月定期检查一次文件及各种记录是否齐全、有效。3.2文件宣贯效果检查相关业务负责人在文件宣贯后一周内，通过抽查或交流的方式检察职员对文件要求内容的理解程度；如

4、发觉职员对某些问题存在多数理解有误时，应在晨会上及时加以纠正。3.3文件执行效果检查63/63文件宣贯后，要充分把握责任人对新要求的理解程度和以往工作惯性，依照重要性定期检查其执行情况，直到符合文件要求为止。附件1.1文件登记目录文件类型：文件治理员：文件编号文件名称归档日期备注　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　63/63附件1.2文件借阅登记表文件名称节约日期借阅人签名归还日期归还人签字第二节：技术资料治理1．治理方法2．效果检查1．治理方法1．1技术治理职责63/63技术主管总体

5、负责对站内技术资料、大区及本部下发的资料、信息通报进行归档保管，其中电子版文档由技术支持负责治理、规划公布方式。站内必须指定一台计算机为文件服务器。保存电子版技术资料。物理版资料由技术主管、或指定资料治理人员专人负责。1．2资料治理技术资料必须更新及时，同时技术主管要技术指导工程师认真学习。历史资料要便于工程师查询使用，下发给工程师的光盘、手册、工具应定期核对，确保没有丢失。开发专用区域作为“技术栏”63/63摆放纸质文档资料，方便工程师阅读。新增技术信息应及时通知维修工程师关注，能够用板报的形式通知大伙

6、儿去阅读。资料摆放应固定，并制作资料目录以备查阅（目录格式参见附件2.1）本部下发物理版资料（光盘、手册）时会在网络家园上通知维修站预备接收，技术主管应在接到通知后两周内反馈接收情况，如仍未收到，应立即向大区反映。1．3资料分类治理方法电子文档：如技术工程信息通报、产品技术资料、维修指导手册、技术操作规范、技术直通车等，应分类保存在不同目录中，便于查询并通知给工程师本地及《网络家园》中查询资料的方法;除在计算机中备份、存档建立共享文件外，还要打印至少一份纸质文档教育技术主管(或资料治理员)保存，以便工程师

7、阅读、学习。光盘资料63/63：注意进行复制、备份，建立光盘目录，假如发给工程师，要有发放纪录，并定期了解使用情况，如有损坏，及时更新。书籍手册：如LCSE教材由专人统一保管，工程师能够自由借阅，建立资料目录，和借用纪录。1．4借阅登记借阅技术资料要履行登记手续，以幸免丢失。（见附件2.2）2．效果检查2．1治理职员作检查站长或技术主管要每月检查一次资料治理员是否严格执行上述所属的资料治理方法，如：摆放是否整齐、记录是否完整等。2．2资料齐全性检查63/63站长或技术主管能够通过网络家园查询联想所发放技术

8、资料的清单，依照清单核对站内技术资料是否齐全，尤其是资料治理员发生变动时，重视技术资料是否齐全的核对工作。附件2.1技术资料等记目录类型：--------------------资料治理员：---------------------编号资料名称归档日期63/63附件2.2技术资料借阅登记表资料名称借阅日期借阅人签字归还日期归还人签字第三节：维修记录治理1．维修记录单使用注意事项2．维修记录单治理方法3．维修记录单填写规范1．维