电子邮箱管理规定.doc

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1、电子邮箱管理规定1.0目的规范部门电子邮箱管理，确保电子函件发出、收取有效无误。2.0适用范适用于物业部电子由卩箱propertyBlxxxxxx・com的使用及管理。3・0职责3.1公司前台文员只负责一般性的、群发类别的租户文件，包括《通知沢《温馨提示》等日常电子函件的发出。3.2物业部部门文员负责租户邮箱地址的录入。针对单独租户的电子函件的发出及租户来函的收集、上报。邮箱使用情况的记录。3.3物业助理负责租户电子邮箱地址的核实。3.4物业主任负责统筹邮件的拟定、派发工作。同时并负责对部门电子邮箱使用情

2、况进行监督、指导，出现问题及时上报。3.5副经理负责对稿件的初步审核，并定期完善建议。3.6物业经理负责函件发送的审批及电子邮箱操作情况的全面监督。4.0管理规定4.1租户入伙收楼时由物业助理向对方解释关于开通电子邮箱事宜，并登记对方日常联系人的电子邮箱地址转交部门文员录入存档。4.2租户电子邮箱如有更新，需填写《客户联系资料确认表》后由区域助理负责收集转交部门文员更新录入。4.3所有邮件由主任草拟后经副经理审核，经理审批后由前台/部门文员发送，发送时附加阅读回条。未经过经理审批的邮件绝不允许对外发送。4

3、.4邮箱访问密码由部门文员负责管理，不得向任何部门或个人私自泄漏。办公时间內每隔一小时检查一次邮箱，如收到租户来函必须立即提交给经理审阅。每月26号前完成当月电子邮箱收、发函件记录汇总。4.5发送内容：4.5.1《通知》、《温馨提示》等群发类日常函件；4.5.2针对单独租户的电子函件；4.6.流程图3.2邮件称呼为宋体，12号规格，内容与函件抬头一致。如是针对单独租户则抬头为租户邮箱的使用人，明确性别的可以称*先生或*小姐,明确对方职位则可称*经理或*总。例：尊敬的*小姐：您好。3.3邮件正文为宋体，12

4、号规格，隔行显示，例：附件屮是关于****事宜的通知，烦请查收并转达给贵司全体员工，如有任何疑问，敬请致电020-xxxxxxxx与我处物业部联系。顺颂商祺！3.4签名档字体为宋体，12号规格，隔行显示，内容如下：广州XXXXXXXXXX服务有限公司广州XXXXXXXX屮国广东省广州市天河区珠江新城珠江XXXX路XX号邮编510623电话(86)20xxxxxxxx传真(86)20xxxxxxxx邮箱：pTopetty@xxxxxxxxxx.comGuangzhouxxxxxxxxxxxxxxxManag

5、ementCo.,LtdGuangzhouxxxxxxxxxxxZhujiangRoad,ZhujiangNewTownGuangzhou,Guangdong510623ChinaTel(86)20xxxxxxxxFax(86)20xxxxxxxxE-mail:property©xxxxxxxxxx.com6.0附件3.1《物业部电子邮箱使用情况记录表》6.2《客户联系资料确认表》