会议接待流程概述.doc

《会议接待流程概述.doc》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在行业资料-天天文库。

1、.会议筹办的组织架构及主要职责会议组委会领导会议组委会秘书长会务组接待组宣传组后勤保障组技术支持组●制定、执行媒体推广计划；●起草会议嘉宾、领导讲话稿；●发放会议材料；●负责对外宣传，适时报道会议情况；●安排嘉宾采访工作；●现场照相、摄像；●对大会进行视觉包装；●确定、制作、悬挂会议标识、横幅、指引牌、桌签、工作人员胸卡、挂牌、彩旗等；●制定嘉宾接送安排表；●重要嘉宾、领导的陪同工作；●嘉宾引领；●制定、执行住宿、用餐安排；●协调酒店服务，响应和处理嘉宾的特殊需求；●确定会议议题、合作单位、会议规模、会议议程、嘉宾邀请范围、资金来源及预算计划；●会场选择、

2、会场布置，座次安排●组建工作团队，牵头做好人员分工，协调各小组协同工作；●嘉宾邀请，收集嘉宾信息；●发放会议议程和参会指南；●物品检查和组织彩排；●安排文化体验活动；●安排嘉宾进场和领导会见事宜；●会议资料归档、总结、落实决议、跟进意向。●调试安装会议设备及外围设备，连接各类系统；●控制灯光、音响；●切换各议题的演示文档；●调度嘉宾接送车辆、司机；●制定、执行会场安全方案；●食品安全检查●医疗服务；●维持会场秩序；●牵头制定应急预案，并监督执行；●购置文具、纸、水等用品；●选择和购置会议礼品；●会场卫生及物品回收；Word资料.会议筹办各个阶段的内容策划阶

3、段前期筹备阶段中期筹备阶段倒计时阶段会议阶段结束阶段这个阶段确定会议议题、合作单位、会议规模、会议议程、嘉宾邀请范围、媒体推广计划、资金来源及预算计划等。这个阶段工作细致与否直接关系到接下来会议执行能否顺利开展，也是耗时最长、变数最多、最考验会议组委会成员精力和耐力的时期。主要涉及工作有会场选择、人员分工、嘉宾邀请、媒体联系、机票、食宿事宜等等。这一阶段进行实质性的文字、视觉包装、会议信息整理分发工作。这阶段是会议策划案的具体落实，又为会议的正常举办奠定良好的基础。以会议召开当日为标准，往前倒推30天即为中期筹备阶段。以会议当日为标准，往前倒推7-10天即

4、为倒计时阶段。在此阶段，需要将会议各项工作全部落实到人。会务组所要完成的工作包括：分工的落实、会场布置、接机、住宿安排以及就餐安排等事宜。同时，为了能查缺补漏并最终熟悉会议流程，在会议正式开始前一天进行彩排。前期准备的所有工作都是为了会议成功举办。无论是嘉宾还是媒体和公众，他们所能看到和听到的都是会议举办期间所展示的东西。对于会议主办方而言，举办阶段的成功很大程度上就意味着会议的成功。没有一帆风顺的会议，从会议筹备到会议结束整个过程都会遇到各种各样的问题，出现各种各差错，及时而全面地总结经验，可以更好地指导以后的工作。另外，会议形成的决议、意向需要跟进和落

5、实，使会议更具成效。Word资料.会议接待流程一览表阶段事项主要内容提示1、会议策划确定会议主题1、会议主题要能够反映出学界业界的热点或政府关心的问题；2、主题所传达的会议内涵要得到参会人员的认同；3、主题要有延伸性、开放性和吸引力4、主题要有前瞻性1、结合嘉宾特点，根据据他们特长设置议题；2、结合功能需求设置议题；3、提炼主题中的具体点，形成议题确定合作单位1、根据需要选择主办单位、承办单位、协办单位、支持单位、赞助单位；2、依据受益原则、共赢原则选择合作单位。1、各单位级别是否对等；2、机构名称呈现是否准确；3、注意各方排名是否合理确定会议规模1、会议

6、持续时间；2、会议分会场的个数；3、与会人员分配；4、嘉宾配比：学者、官员、业界人数。　拟订会议议程1、会议报到时间；2、会议当日和日程：领导讲话、开幕式、主旨演讲、午餐、分议题讨论、晚宴以及茶歇等时间的安排；3、文化体验活动安排1、拟订议程的同时，需要会议组织机构反复确认，以免会议手册、背板等反复修改；2、充份考虑各方的诉求；3、根据嘉宾配比情况合理安排。确定嘉宾邀请范围1、致辞嘉宾；2、主旨演讲嘉宾：3、演讲嘉宾：4、主持人：5、参会嘉宾。　媒介推广计划1、宣传定位、主题、基调2、选择媒体；3、确定传播策略；4、撰写媒体执行方案1、合理分配有限的预算；

7、2、与媒体协同合作、共同促进资金来源及预算计划1、固定费用；2、可变费用；3、间接费用；4、不可预知费用1、进行实地询价；2、编制预算表：3、做好预算监控。Word资料.2、前期筹备确定会议地点1、根据会议规模，选择场地大小；2、交通便利；3、会场设施完善，符合会议要求；4、根据会议主题，选择会场风格1、根据出席人员情况，考虑是否安排大小适中的贵宾会见室，并且到会场距离不宜过远；2、会场最好与入住在一个地方或相连；3、会场周围是否有足够的停车位。安排文化体验活动1、确定大概的参加人员；2、具体车辆安排；3、参观路线和时间安排；4、陪同人员的安排1、充份考虑

8、地方城市、合作单位的承受能力和诉求；2、考虑时间、交通、住宿、天气