集团办公自动化系统运行管理制度.doc

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1、胡开云个人工作资料《质量管理程序、制度文件汇编》第E版第0次修改.集团办公自动化系统运行管理制度1办公自动化是社会经济发展的趋势，推行办公自动化有利于提升企业管理水平。2办公自动化系统也称知识管理系统，系统由金蝶集团提供的产品化软件优化而成，应用模式及个性化设置由集团自行完成。该系统用于支持集团日常办公及促进信息共享，用户数100人，覆盖集团地产公司八部一室及集团的分支机构。办公自动化系统设置系统流程有：2.1发文管理：工作联系函流程、请示单流程、合同审批流程、认价流程、小组讨论交流流程；2.2企业工作流程：报销审核单流程、出差

2、申请流程、员工假期申请流程、图纸作废流程、设计图纸评审、违规通知书、工作周记流程、会议纪要会签流程、通知审核发放流程、总经室通知审核发放流程、联系系统管理员流程。2.3企业发展中心具体负责办公自动化的管理。3集团办公自动化系统自动记录用户在系统上文件签批的操作过程，并显示出用户的自动签名，各用户对在系统上完成的对文件及其附件的草拟、传递、审批等操作负有责任，集团领导及员工依程序及权限完成的签批具有集团认可的效力，可作为办事依据。需要使用纸制文件作为凭证、对外联系的部门，可打印出反映流程的文件，文件必须由经办人签字，部门经理（主任

3、）或部门分管副经理（副主任）核对、签字，具有集团认可的文件效率。4用户系统操作权限的管理4.1保管好个人账户密码是系统用户的严格责任，系统用户应当每半年至少更换1次用户密码。当系统用户离开电脑时应退出办公自动化系统，各用户应谨慎个人授权功能的使用，一般情况下除出差或请假外不允许设置个人授权，个人授权期间发生的用户操作，仍由本人承担责任。4.2部门经理以上管理人员授权给他人时，须经总经理或副总经理批准。5事务办理时限5.1办公自动化系统时限，以工作日为计算单位的，每个工作日为24小时，在收文部门一般文件办理时限为48小时，急件办理

4、时限为24小时。5.2以天为计算单位的，从接受文件的当天开始计算，期限的最后一日为节假日的，顺延到节假日后的第一个工作日。5.3各系统用户有责任随时查看待办事宜及电子邮件，对待办事宜应及时处理。各部室应当对部门公用用户指定专人查看待办事宜及邮箱。5.4收文部门有权将不完整的或不合格的文件退回相关部门重新处理，文件在相关部门处理的时间累积计算。无正当理由的退单操作产生时间延误的由退单部室负责。5.5附带实物、图纸等附件的文件，附件应同日交接，附件未交接的被认定为未完整提交文件。5.6秘书或资料员是文件流转口，其工作效果对办公效率有

5、较大影响，秘书或资料员收文后应对文件作出处理和分流。6系统管理：6.1系统管理员管理用户的操作，并实现对业务流程的监控和信息采集。6.2系统管理员修改业务流程，须经企业发展中心主任批准。7流程选用第3页共3页胡开云个人工作资料《质量管理程序、制度文件汇编》第E版第0次修改系统用户可选用与业务匹配的流程来实现文件的草拟，审批人员及资料员应注意核对是否正确选用了流程（如：是否将请示单误用了工作联系函流程）。8中止流程：8.1若用户因操作失误需中止流程，在文件流出发文部门之前可退回经办人自行结束；在文件流转出发文部门之后才发现流程引用

6、错误的，收文部门可退单给发文部门，收文部门应当通知系统管理员，系统管理员应当进行定期统计通报。8.2流程一旦发起，只能结束不得删除。9附件的处理：9.1附件应尽可能使用电子形式。9.2在文件流转过程中确需附加实物、图纸等附件的，应与电子文件流程同时流转。发文部门应当在草拟文件结束以后，打印文件“基本信息”作为附件封面，供附件标识方便交接。附件接收应在《附件移交记录单》上留下签收记录。10报销单凭证的处理10.1审批的原始单据留在财务部，财务部门负责单据审核，总经理、副总经理认为有必要时调阅原始单据。11档案管理工作流程结束后，自

7、动归档到相应的档案库。各部室档案定期汇总至档案总库，档案总库由人力资源部档案管理专员负责管理；各部室资料员是部室档案库的管理员，负责组卷、封卷、案卷借阅审核等操作，审批借阅由部门掌握。由发文部门归档的流程有：工作联系函流程、请示单流程、工作周记流程；由总经理室归档的文件有：合同审批流程、总经室通知审核发放流程、联系系统管理员流程；由审计核算部归档的文件有：认价流程；由财务计统部归档的文件有：报销审核单流程；由人力资源部归档的文件有：出差申请流程、员工假期申请流程、违规通知书；由人力资源部档案管理专员归档的文件有：会议纪要会签流程

8、、通知审核发放流程、小组讨论交流流程；由设计研发部归档的文件有：图纸发放记录流程、图纸作废流程、设计图纸评审。12系统用户变更12.1上岗、轮岗人员应当学习系统操作，并参加信息管理专员组织的考核。12.2系统用户离职、换岗时，人力资源部应通知信息管理专员。系统用