【精品】采购管理办法.doc

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1、深圳市优软科技有限公司物料采购管理办法文件编号：P002A版管理文件总页数：13制作：审核：核准：分发单位：釆购部技术部品质部PMC部财务部物料采购管理办法、H的保证物料供应适时、适量、适价，并将物料采购信息准确无误传达予供货商。二、适用范围生产性物料及辅料采购。三、主要职责0.0技术部负责制定物料技术标准并编制物料编码；1.0采购部负责供货商的开发和物料的认可，并评估供方合格资格及分配采购份额，物料采购及质量异常的处理。2.0品质部负责物料检验；3.0仓库负责物料的储存；4.0PMC部负责制定《物料需求表》。四、定义1.0采购前置时间(LEADTIME)采购前置吋间

2、也称采购提前期，指正常情况下，从制作采购订单到供货商送货并检验合格的时间段。四、作业流程图流程权责单位技术部技术部技术部采购部采购部IQC采购部五、作业说明1.0制作物料技术标准1.1生产性物料由技术部制作《物料规格书》（如附件一），《物料规格书》为打样、物料检验和ERP存货档案的建立依据，半新物料产生吋应制作《物料规格书》，当物料更改时应修改其《物料规格书》。1.2对于具有共同性的一类物料，若其单个物料的个性化信息完全可以在ERP系统屮的“物料规格”表述完整，则该类物料可以共用一张《物料规格书》。1.3《物料规格书》须在样品认可合格后，随《样品认可书》一同发放给采购

3、部和品质部作为采购和来料检验的标准。1.0样品及认可1.1技术部按《物料规格书》要求供货商打样，技术部须将评估结果填于《物料认可书》，采购不得购买评估不合格的物料。3.0建立ERP存货档案3.技术部按《物料规格书》填写《存货资料档案资料表》（如附件三），并按照《存货资料档案资料表》建立ERP存货档案，为确保存货档案的正确性，将存货档案打印件同《存货资料档案资料表》比较，如有错误予以修正。4.0签定合作协议对于已评估合格的供货商由采购部同供货商签定合作协议，以便规范交易行为，加强合作关系，合作协议是所有交易应遵循的原则，不包括具体的数量、价格等变化的条款。5.0采购前置

4、时问议定由采购部同供货商议定采购前置时间，采购部向PMC部提供采购前置时间，以作为生产计划排程依据。采购部须将采购提前期填写于《存货档案资料表》上作为建档依据。6.0价格决定采购部在同供货商议价Z前应分析物料成本，以作为谈判依据。同时要求供货商提供其报价单相应的成本细项分析。采购在多方比价下，决定供方和价格。采购按议价后的物料价格填具《价格异动表》（如附件四），价格异动表经总经理及其代理人核准后牛效，采购部按经批准的价格决定表建立价格档案。7.0制作《采购订单》采购部按PMC部的物料需求制作《采购订单》（如附件五），采购订单的数量应取自MRP的运算结果，采购可修改采购

5、数量，但需经采购主管批准。采购订单的价格取自ERP的供应商价格档案，采购员不得直接在采购订单上修改价格。采购部应维持单价及合格供货商为最新状态，以确保采购订单的正确性。当《采购订单》的数量或价格需要调整吋，采购员须填写《采购订单变更通知》（如附件六），经采购主管核准后传与供应商确认。8.0采购订单登记采购将生成的《采购订单》登记于采购订单管制表，半该订单的物料被采购入库后应作结案标识。9.0采购进度跟进采购部应按PMC部的牛产计划和物料需求计划适吋地跟进物料进度，并掌握物料检验及入库进度，对于不能按时到达的物料，采购部应提前通知PMC部以便协调生产。10.0收货及通知

6、检验10.1物料到达仓库后，仓库文员在ERP系统核对采购未交量并录入到货信息。10.2仓库文员依据物料检验的结果制作《采购入库单》（附件七），合格物料可直接制作《采购入库单》，不合格的物料在判定为“让步接受”时方可制作对应的《采购入库单》，否则，退回供应商。11.0物料让步评审II.i公司原则上不使用不合格物料，当某物料生产急需且无库存，仅有不合格品吋，由PMC部中请MRB（物料让步评审），物料让步评审由采购部、品质部、技术部、PMC部共同参与，由品质部裁决，相关单位将评审意见填写于《来料检验报告》,经裁决为让步接收时，该批物料方可使用。12.0索赔12.1对于因供货

7、商的物料交期或质量异常引起的公司损失，采购部应酌情向供货商索赔，索赔内容包括：1）材料成本2）制程成本：包括人工费用、设备折旧等费用。3）其它费用：如商誉等。12.1采购部按以丄索赔项H计算索赔金额，并填写《索赔函》（如附件八），经供货商确认后的索赔函交财务执行扣款作业。六、罚则1.0对于申请打样但不提供《物料规格书》者，每人每次每项罚款5元。2.0对于未根据《物料规格书》和《物料认可书》检验物料者，每次每项罚款5元。1.0对于采购员擅自在采购订单丄修改价格者，每次每项罚款5元。2.0有关其他违反本办法的行为将予酌情处罚。七、附件1.0物料规格书2.