会议管理体系文件.doc

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1、人和商业控股有限公司经营管理事业部会议管理体系执行程序目录一、建立会议管理体系的目的……………………………………………………………………………3二、会议管理体系定义…………………………………………………………………………………………3三、会议种类…………………………………………………………………………………………………………3四、会议形式…………………………………………………………………………………………………………3五、会议管理原则…………………………………………………………………………………………………4六、会前准备……………………………

2、……………………………………………………………………………4七、会议要求…………………………………………………………………………………………………………5八、会议纪要档案管理…………………………………………………………………………………………5九、借阅会议纪要流程…………………………………………………………………………………………6十、部门会议管理…………………………………………………………………………………………………6十一、运营团队会议管理……………………………………………………………………………………7十二、营销团队会议管理………………

3、……………………………………………………………………8十三、市场开发团队会议管理……………………………………………………………………………9十四、专项会议管理……………………………………………………………………………………………11十五、会议决议的跟进、督办…………………………………………………………………………11十六、会议流程图………………………………………………………………………………………………13十七、会议管理体系表单模板……………………………………………………………………………14一、建立会议管理体系的目的1.规范会议程序，提高会

4、议质量和效率；2.统一工作思想、保持步调一致、提升工作效率、提高团队凝聚力；3.有效进行信息传递，加强沟通，协调各项目或部门之间的工作关系。二、会议管理体系定义1.由经营管理事业部总经办负责组织召开的各级各类会议；2.会议形成的决议、决定或意见由经营管理事业部所属各职能部门或各项目团队负责人组织落实，由总经理秘书单独或协同相关职能部门予以跟进或督办。三、会议种类1.例行会议：周工作会议、月工作会议、季度总结会议、年度总结大会2.专项会议：专题会议3.特定主题会议：是一种交流性质的会议，具培训提升功能，如不定期分别组织召开关于营销策略、企业文化

5、建设、团队管理、安全、客户服务等各种特定的主题交流会议4.现场会议：针对现场特定情形下，为部署工作或解决某一具体问题而组织召开的现场办公会议四、会议形式1.见面会议2.视频会议3.电话会议五、会议管理原则1.计划原则：会前计划、会中控制、会后跟进，通过会议计划使会议达到预期目标；2.高效原则：提高会议质量和会议效率；3.节约原则：降低会议成本，精简会议频次；4.追踪原则：会议决议或决定的执行情况必须指定有专人跟进追踪；5.评估原则：检核会议的组织过程和流程，对会议的基本规则和效果进行评估。六、会前准备1.例会：会前1小时提示参会人员到会时间。

6、专项会议：明确会议主题，并第一时间下发《会议通知》（见【附件一】）,会前1小时提示参会人员到会时间，提示参会人准备会议资料及相关数据。如会议形式为电话会议，则提前2小时提示参会人，参会人如使用移动电话，需提前检查移动电话电量是否充足，并准备好备用电话；2.会前行政办须准备好会议所需相关设备及用品，礼仪部做好会议服务准备工作；3.会议室如需接待尊贵客人或供尊贵客人使用，则行政办需提前1个小时做好会议室保洁、设备调试、用品准备及礼仪服务等相关工作。尊贵客人包括：a.公司董事会成员；b.各事业部总经理；c.政府职能部门人员；f.公司合作伙伴,如大客

7、户；g.员工家属；h.其他与公司有相关业务往来的客人。七、会议要求1.参会人须严格按照会议时间出席，提前十分钟到达会议室，并填写《会议签到表》（见【附件二】）；2.会议发言严格执行规定的时限，参会人要做到准备充分、条理清晰，突出重点，简洁有序；3.周会、月会等例行会议要求参会人员主要围绕当期的工作重点、存在的问题和解决的办法、措施，以及总结的成功经验或失败教训，下一步工作重点以及需要其他部门或团队予以协同的事项；4.会议期间禁止中途离席、引用或提供不确切虚假信息、人身攻击、发表与会议无关的言论，应保守会议秘密，禁止泄露会议内容；5.会议期间应

8、将移动电话及相关电子设备调至无声状态，禁止在会议期间出现移动电话或电子设备异常响动。八、会议纪要档案管理1.加强会议纪要的规范管理，增强会议档案的实用性和有效性；2