档案工程管理在工程中的应用分析.pdf

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1、2012年9月蠢两国囊强政工·管理档案工程管理在工程中的应用分析吕舫波吕小萍(浙江省嵊州市水利水电局)摘要：档案工程管理在不同的领域都发挥着重要的作用，随着国家大力推进档案文化建设，挖掘其特有的凭证价值，广泛应用于工程建设中，本文就档案工程管理在工程中的应用做具体地分析。关键词：档案工程；工程管理；应用近年来，随着经济和科技的快速发展，企业的发展面临着新的挑战和机遇，企业改革也随之不断地深入，对水利工程建设提出新的要求，档案作为工程特有的原始记录性，决定了档案的性质与特点，只有加强其内部管理及工程管理建设，才能不断地提升工程建设的整体水平，适应社会的形势变化，在工程管理中，工

2、程档案管理是其中的一个重要环节，也是做好工程管理的关键所在。本文对档案工程管理在工程中的应用这一问题作具体分析。1档案工程管理中存在的问题目前，我国在多个领域中均应用了档案工程管理，特别是对于信息量较大、准确率要求较高的工程中，档案工程管理的作用更加不可忽视。当档案工程管理的重要性越来越突出的同时，其存在的问题也逐渐暴露出来。现阶段我国档案工程管理中存在的主要问题包括：(1)档案工程管理的信息化、自动化水平与国外的差距较大，主要原因在于，我国档案工程管理起步较晚，其管理体制相对来说较为落后，此外，作为档案工程管理系统的重要组成部分——数据库的建设较为落后且发展缓慢。(2)我国

3、的政府及企业对建设档案工程管理系统投入的资金、技术、人力及物力都极为有限，进而导致了其规模化及规范化的不足。(3)领导重视力度不够。对档案工程管理方面的专业人才的培养也较为滞后，认为档案人员只是简单的管理工作，看不到其应用的价值。(4)我国一些领域对档案工程管理的重要性认识不足，因此，在档案工程管理中的工作常常由于疏忽或其他原因而漏洞百出，档案只是进库保存，作简单查阅的功能，导致档案工程管理内在的作用无法充分发挥出来。2加强档案工程管理的主要措施档案工程管理现代化是当今世界档案管理发展的一个必然发展趋势，而信息化是实现档案工程管理的一项重要内容，应该在理论及技术上都实现档案工

4、程管理的现代化。实现档案工程管理的现代化及信息化，其实质就是：以档案资源信息化为核心，有效地把信息自动化应用于档案工程管理工作的各个环节之中。①其首要任务是规范档案的业务，确立健全的档案标准，并将其真正实施并落到实处，才能有效推进档案自动化的建设；②要根据档案工程管理的具体特点，改变档案工程管理的模式，依靠科技力量，如智能化计算机、数字化信息技术等，为提高现代化及信息化的档案管理水平奠定基础。加强档案工程管理的主要措施包括：2．1培养档案工程管理人才为了使档案工程管理跟上时代的步伐，尤其是应对技术的快速发展及更新，在档案工程管理上，就必须大力培养专业性管理人才，使之专门地从事

5、档案工程管理工作、既熟悉档案工程管理的专业知识又了解信息技术的新型化、高层次的档案信息以及档案工程管理的策略和手段，这种复合型人才是实现档案工程管理现代化及信息化的必要条件。此外，要努力提高档案管理人员的工作能力及综合素质。作为档案管理的工作人员，必须充分利用此机会，大力宣传提高档案质量及做好档案管理工作的重要性和必要性，不断加强和领导及上级部门的沟通、联系，获取更多的资金、技术以及政策上的支持与帮助，为档案工程管理的文化建设添砖加瓦。2．2扩大档案工程管理的服务范围一般而言，当需求量较大时，那么其增长的速度越快，档案工程管理亦是如此。在生活及工作的更多领域中，有大量的数据资

6、料需采用档案工程管理系统的时候，档案工程管理才能够得到更长远的发展。首先，必须改变档案工程管理的传统模式，把档案工程管理的工作重心转移到档案文化建设上，挖掘其内在的闪光点，为经济增长及各个行业的发展提供完善的服务保障。档案工程管理的现代化作为我国现代化建设的一个组成部分，必须用先进的档案管理技术及现代化的管理手段对档案工程进行科学管理，以逐步提高工作效率及效益，从而满足各个行业的经济、社会政治及文化发展的需求。2．3档案工程管理规范化(1)从基础做起，要建立和健全归档制度。归档制度是推进档案工作规范化、标准化的重要基础，先要对档案查借阅、材料的收集与整理、鉴别归档、资料的保管

7、保密、信息的检查与核对等制度进行完善，并依据各个企业或部门的具体需求来确定相关的管理体制措施来建立和健全归档制度。(2)从设施上保障档案的保管条件。为了规范档案工程管理工作，需要较好的物质保障，逐步加强其基础设施的建设，在具备基本、良好的保障设施的基础上，需要管理人员对资料及设备进行科学有效的保管与保护，这是实施档案工程管理的重要物质条件。(3)按照档案“谁形成，谁立卷”的原则，不断强化档案整理制度。要实现档案工程管理的规范化，对其档案的整理及装订工作必须做到认真、有序、负责，对于不同领域和不同部门的信