数字化档案与档案事业的发展方向.pdf

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1、经济·管理·综述建材与装饰2016年6月数字化档案与档案事业的发展方向吕晓瑜（福建省电力勘测设计院350003）摘要：随着全球信息化的快速进程，数字化科技已成为目前的潮流，在这种全球数字化的大环境下，传统的档案管理模式受到了极大的挑战，档案信息数字化是档案管理事业发展中的必然趋势。我国档案数字化起步较晚，其现代建设依然存有一定的滞后性，作为档案界今后的主要存在形式，对其展开相应的探讨是很有必要的。本文首先简要介绍了数字化档案的概念，之后就档案数字化发展所面临的问题进行了解析，并提出了行之有效的解决方法，最后探析了档案事业的发展方向，

2、即-数字化档案。以作参考。关键词：数字化档案；方法；档案管理；发展方向中图分类号：G270.7文献标识码：A文章编号：1673-0038（2016）23-0174-02前言存，造成人财物力的多重浪费，很容易影响到电子文件的广泛应传统档案的政治色彩比较浓厚，检索工具也较为落后，且存用以及档案事业的发展。在手工作业效率低等缺点，难以将档案应具备的功效充分发挥2.2不兼容出来。随着时代的发展，科技的进步，自动化办公的出现，数字化办公自动化系统与档案管理系统不兼容，各自为政，给电子档案已逐渐取代传统纸质档案，成为当下的潮流与档案界的支文件归

3、档造成困难。据了解，目前很多大型企业都采用了以电子柱。同时，数字化档案通过利用数据库与网络，使档案信息能远计算机及网络技术为基础的办公自动化系统，这一系统绝大部程利用，档案信息资源得以共享。档案数字化既是档案管理工作分是由本单位或上级主管部门设计的软件，而同一单位的档案的内在需求，也是用户对档案信息的需要，数字化档案能有效提室使用的档案管理系统则是档案行政管理部门为使档案现代化升档案管理工作的质量与效率，未来的档案管理发展，必然离不管理标准化，规范化，实现资源共享而推广的档案现代化管理软开档案数字化的建设。件。由于这两套系统设计单位

4、不同，不同软件环境下形成的数据1数字化档案难以转换，无法进行电子文件归档，因而给原始数据的收集和录入造成了一定的困难。数字档案，也叫电子档案。它是人们在使用计算机的过程中产生的，或将既有的各种资料（纸张，图片，图像，声音等）进行数2.3价值鉴定字化处理（扫描，数码摄入等）而产生的信息，如办公类电子文在传统档案价值鉴定理论中，文件应该结合其凭证与参考价件，资料扫描件，E-MAIL，WEB页面，CAD/CAM文件，MP3文件，值进行保管期限的确定，而相对来说，数字档案因制作更方便，程序文件等等。我们可以把数字档案定义为：通过计算机进行操

5、使之能产生较以往更多的文件。同时，由于用户的需要，文件数作，传输，存储和利用的文件。数字档案是人类社会真实活动的据及信息被不断的修改与补充，故而很难划定固定的保管期限，数字化记录，是在信息技术与网络技术发展下办公自动化的产且眼下数字档案的凭证价值尚还没有法律的保障。物，数字档案能改变档案工作的面貌及其信息环境，而随着全球2.4安全保密信息化的快速进程，以及企业人员流动的加快，档案工作的数字随着网络技术的逐渐普及，办公自动化的运用也越来越广化是顺应时代潮流与发展的新举措和新要求。泛，各部门的工作都在网上被反映出来，但是如果无法保证网络

6、2数字化档案发展面临的问题安全问题，必然会影响到办公自动化的发展。全球信息化的快速进程与计算机技术的飞速发展，使人们对2.5数字化档案利用率不高档案管理工作的要求更高。在这场信息革命中，档案管理工作实办公自动化虽已受到普及，不过还是有一些单位并没有提高现了信息的整合及交流，极大推进了档案信息数字化的建设。这电子文件的管理意识，延续的依然是传统档案管理观念及其模是一项系统工程，纵向来说，它既与传统的信息技术有着很深的式，在借阅与检索文档时，都是用人工的方式来完成。而在这整联系，同时也代表了未来的前进方向，横向来看，档案管理的服个过程中

7、，计算机都不过是辅助性系统，其功能仅是用于文字的务对象在不断扩大，其服务功能也随之更加明显。但是，在数字录入、编辑与打印，并没有得到最大化的利用。化档案不断发展的过程中，还存有以下问题：2.6原始凭证的发挥2.1“双套制”保存，造成资源浪费传统纸质档案主要是用具体的内容将其社会活动的历史记“双套制”保存，即是指把相同内容的纸质文件与电子文件同录用单位或是个人的形式记录下来，因此，记录性很强。档案的时进行保存。有些单位的网络自动化系统里，各个部门在网上传原始记录性使得档案的真实性与凭证性价值更高，而数字档案递，承办档案文件，有效提升了

8、工作效率，但是在文件办完之后，因其是电子形式，很容易被不留痕迹的修改掉，尤其是网络上的又发以纸质文档来加以保存，相同的内容用两种形式并发和保文件。随着网络技术的快速发展，一段时间后，很难再找到原始·174·2016年6月建材与装饰经济