基于科研院所的科技档案数据库网络化管理探讨.pdf

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1、总第549期管理观察2014年8月第22期ManagementObserver上旬出版基于科研院所的科技档案数据库网络化管理探讨郭雅菲(中国医学科学院北京协和医学院药物研究所，北京100050)摘要：随着科技档案的种类和利用率的不断增加，传统手段档案管理方式已不能适应当前档案管理要求。药研所通过建立数据库，并充分发挥其便捷高效的优势，使科技档案管理更加规范化、系统化。关键词：科研院所科技档案数据库网络化[1]科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本每个数据库依据其特点，设立了尽可能全面的档案信息建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字录入条目。无论从何种角度查询

2、、利用、统计，只要科材料、照片、视频、录音带等科技文件材料。随着时代研人员将科技档案按时按要求归入档案室，科技档案管的飞速发展，数字化管理已成为人们熟知的、快捷的工理人员就一定可以为其提供完整的信息服务。作手段之一，数据库的网络化管理必将成为未来的发展1.2科技档案数据库网络化管理的意义趋势。在现代档案管理工作中以传统档案管理为基础，将科技档案管理数据库网络化，对数据库信息采用快捷有效地扩大科技档案的收集范围，提高科技档案利多元化的入库方式，不仅可以提高数据库信息的准确性、用率，是科技档案管理的终极目标。尤其是以科研为主专业性，为科技档案的鉴定、利用和编研等工作提供及时、

3、的单位，一个设计合理、信息齐备、操作便捷的科技档便捷的服务。案数据库，可以大大提升科技档案信息服务的质量。药研所1958年建所至今，含原始记录的科技档案已1.科技档案数据库网络化管理的形成超过万余卷，且90%的档案保管期限尚未到期，档案的1.1科技档案管理的发展利用率逐年增长（表1）。科技档案数据库的建立与不断[2]随着科技档案管理工作的不断进步，其管理方式经历完善，将促进管理工作进一步向科学化，系统化和规了三个不同的发展阶段：即完全手工管理的纸质档案目录范化方向发展，成为全方位服务的坚实基础。为科研人管理；科技档案目录的数字化管理；科技档案数据库网络员利用档案信息提供便

4、捷服务。化管理开始形成，并将成为未来一段时间的发展趋势。所表1数字化科技档案利用情况谓科技档案数据库网络化，是采用扫描仪或数码相机等数年度数据统计次数纸质科技档案利用（卷）电子科技档案利用（张）码设备对纸质档案进行数字化加工，载入数据库，通过网2010303851220112828753络技术为科研人员提供科技档案信息远程服务。2012253043720135034477自2001年起，药研所开始建立科技档案数据库，对科技档案实施规范化、数字化管理。十余年来的不断升1.3科技档案数据库网络化管理的设计级更新，积累建立了七大项科技档案数据库（图1）。药研所科技档案相关人员包

5、括：科技档案管理人员，科研管理人员和科研人员。数据库中的每位用户都有其科技档相应的角色分配，对数据库信息目录查看及录入是最基案管理本的权限设置。科研管理人员或科研人员可将科技档案数据库信息自行录入，并将纸质档案上交档案室，然后由科技档案管理人员对录入信息的完整性、准确性，以及纸质档案是否已经归档等档案相关工作进行审核，通过后，科研课研究生科研成科研论科研著作专门档科技档案的归档工作才算完成。针对少数用户不具备网题档案档案数果档案文档案档案数据案数据数据库据库数据库数据库库库络信息录入条件的情况，科技档案管理人员有对数据库管理的最高权限，可协助科研人员完成科技档案信息在图1

6、药研所科技档案目录数据库示意图数据库中的录入工作。·44·政府与公共管理2.科技档案数据库的信息入库员开放权限，科研人员可通过自己的域账户，利用内网登陆，随时查阅个人科研论文、著作、获奖情况、职工2.1原纸质档案电子化入库课题档案、研究生课题档案等信息。也可对公开资料进对已归档的纸质档案，其目录均已全部录入到科技行下载、借阅和检索统计。用户按照不同级别，拥有不档案管理数据库中，在相应目录下增设原文、附件的上同权限，用户利用科技档案数据库中的信息，从只能依传下载功能，将相应的电子文件保存其中，科研人员在靠档案管理部门进行查询统计，到实现对个人档案信息较短的时间内，就可以获取

7、到需要的科技档案信息或电的随时掌握，开放性和便捷性使科技档案数据库得以发子文件，拓宽了科技档案的利用途径。使得档案管理工展成为必然，且容易得到科研人员的广泛支持和参与使作可以切实地为科研工作提供强有力地支撑，从而对促用。进科技工作的发展具有深远影响。3.2进行高效的数字化编研工作2.2电子档案多元化入库科技档案的编研工作是科技档案管理中的重要环节。[4]建设一个完整且信息量丰富的科技档案数据库，离以数据、事实等具体信息为构成单元的数据库，是档[3]不开对电子档案的收集。电子档案是指具有保存价值案信息加工的知识储备。的已归档的电