《档案管理模块介绍》.ppt

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1、神州数码管理系统有限公司DigitalChinaManagementSystemsLimited产品应用(技术类)__《档案管理》高端OA产品部李壮志时间安排预计总用时：60分钟一、内容介绍（40分钟）二、系统演示（13分钟）三、提问问题（3分钟）四、交流讨论（4分钟）内容第一节、档案基本概念第二节、档案系统配置第三节、档案各数据库说明第四节、档案归档第五节、档案申请第六节、档案处理第七节、其他说明内容总结第一节档案基本概念档案基本概念（一）注意是“企业档案管理”，不是国家正规的档案馆的档案管理；档案归档有两种方式，一种是按卷整理，一种是按件整理，按件整理是国家在2000年发布的一种新的简

2、便的归档方法，主要原因是以前的按卷的归档方式太麻烦，现在国家基本上推荐这种方式，但因为时间还不长，所以很多企业目前还是按卷或者是两种方式都有，两种方式都有的另一个原因是根据档案类型的不同，有些档案适合按件归档（比如文书档案），而有些档案适合于按卷整理（比如科技档案、财务档案）；本系统的采用的是按件归档，根据企业的实际情况（一个企业一般只有一个全宗），本系统目前只支持单个全宗；档案基本概念（二）档案整理时，一般都要进行类别划分，划分的种类有多种，常用的是按问题或者组织进行划分（还可以按地理位置、按作者等），系统目前采用按组织（问题）进行划分；档案显示时也可以按多种方式进行显示，系统采用目前比

3、较常用的“年度+类别+保管期限”这种方式进行显示，除了这种方式，还有“年度+保管期限+类别”或者“类别+年度+保管期限”等等，就是这三个名称来回组合，采用不同方式的主要根据是档案的多少；第二节档案系统配置档案系统配置类别及权限；件号生成方式及如何扩展；档号生成方式；分库机制；其他配置；第三节档案各数据库说明档案各数据库说明Z.A.17.00档案管理首页Z.A.17.01档案管理配置库Z.A.17.02档案管理流程审批库Z.A.17.03档案管理内容库Z.A.17.04档案管理附件库Z.A.17.05档案管理借阅申请库Z.A.17.06档案管理变更库Z.A.17.07档案管理显示框架Z.A.

4、17.08档案管理索引库Z.A.17.09档案管理利用库Z.A.17.10档案管理辅助功能库第四节档案归档档案归档(一)档案进行归档时，主要就是填写编目信息和编号信息，编目就是档案的一些基本字段的设置，编号就是设置类别、流水号和档号；系统采用了标准的档案编目和编号字段；不同的归档方式（按件、按卷），其档案号的组成是不一样的，对于按件归档，要求档号是由：全宗号、类别号、保管期限号、年度、件号组成；但标准中不要求这几个字段的组成顺序，系统支持随意设置顺序；对于件号的生成方式，标准中也没有明确限制，所以每个企业组成方式也不同，目前系统支持两种件号生成方式，并可以根据需要进行扩展；系统进行档案年度

5、划分，每个年度的档案归到该年度的档案库中，对于档案的附件采用了自动分库处理；可以查看每个档案库的数据量和文档个数以及附件分库情况；可以为每年的档案建立多个档案盒，并且按标准填写档案盒的信息，在归档时每个档案都隶属于一个档案盒，方便以后查询统计；档案归档(二)可以为每年的档案建立多个档案盒，并且按标准填写档案盒的信息，在归档时每个档案都隶属于一个档案盒，方便以后查询统计；系统中用到的一些选项字段完全自定义配置：保管期限、保密级别、载体类型、文种等；归档时，可以直接从收发文和签报库中进行归档，系统会自动将收发文和签报的附件和相关内容继承过来，也可以手工进行收发文签报的归档内容填写；系统会自动根

6、据规则生成件号和档号；归档结束后，档案会自动拷贝到相应的档案库中，并建立索引；如何扩展档案来源？重点；第三节档案申请档案申请档案申请分权限申请和档案借阅；对于发布出来的档案，其索引是公开的，但档案本身是受阅读权限控制的；如果没有查阅具体档案的权限（一般为电子档案），则可以进行档案查询权限申请；对于实物档案，可以进行档案借阅，系统自动根据流程处理档案借阅信息，对于到期借阅，系统自动进行催还；驳回处理。第四节档案处理档案处理对于已归档的档案，管理员可以进行重新签定：变更密级、变更保管期限、销毁；管理员可以发布与档案相关的信息，也可以进行档案编研结果的发布；最新的档案和发布的信息会在首页进行显示

7、；提供按条件进行检索和全文检索两种方式，方便查询；日志功能：对档案的删除、修改、销毁等进行日志记录查询；统计功能：可以统计所有档案、已销毁档案到Excel文件。内容总结内容总结档案有很多国家标准，所以对一些比较常用的概念要熟悉；企业的档案管理不像正规的档案馆对档案管理要求很高，企业档案管理相对来说更灵活些；档案管理是个很大的内容，有很强的专业性，本系统只是完成了初步的功能；目前只支持按件归档，后期根据项目情况再考虑是否同