用邮件合并功能生成成绩单

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1、用邮件合并功能生成成绩单学生成绩单总表打印成学生各自的成绩报告单，可以用Word的“邮件合并”功能完成这项工作。其中有这样几点需要特别小心，这时要注意观察是否出现成绩单跨页的情况，如果有就要仔细调整。如果新生成的文档很难调整的话，干脆放弃这个文档，回到第一步的主文档中，调整末尾处的空行数或文档的行距，然后再重新生成一个文档。　　一、创建通知单文档　　按常规方法在Word中创建成绩通知单文档，表格中要填写具体的学号、姓名及成绩的行空着不填（图1）；做好页面设置（如用A4纸），最后在文档末尾加上4-5个空行（空行数量视需要而

2、定，后面有用）。图1二、选取Excel数据文件　　在Word中，单击选单“工具→信函与邮件→邮件合并向导”，在弹出的向导中选择“信函”，按“下一步”；选择“使用当前文档”，按“下一步”；选择“使用现有列表”，按“下一步”，即可看到“选取数据源”对话框。因为学生成绩都已经预先整理汇总到Excel工作表中了（图2），所以只要在此对话框中找到这个Excel数据文件并打开它，然后按照提示步骤操作即可。　　图2三、插入域　　回到主文档中，在表格中要填写具体的学号、姓名及成绩的位置上插入域。具体步骤是：单击“邮件合并”工具栏上的“插

3、入域”按钮，弹出“插入合并域”对话框，所有可用的域都一目了然，然后在表格中一一对应地插入这些域即可（图3）。　图3　　四、合并到新文档　　接着，单击工具栏上的“合并到新文档”按钮，在弹出的对话框中选择“全部”，再按“确定”，生成一个新文档。在这个文档中，每个学生成绩通知单单独一页（A4纸），最后一个符号是“分节符”（图4）。　图4五、格式调整　　为了提高处理速度，减少纸张损耗，可以把成绩通知单设计成小条样式，使得在A4纸上可打印3-4个学生的成绩通知单。按“Ctrl+H”组合键打开“查找和替换”对话框，单击“查找内容”编

4、辑框，然后单击“特殊字符”按钮，从中选择“分节符”，“替换为”编辑框不填写，然后单击“全部替换”，则原文档中的所有“分节符”就全部消失了。这样，所有的成绩单便连贯起来，一页可容纳3-4张通知单，中间以空行分隔开。