巧用邮件合并功能批量打印成绩单.doc

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1、巧用邮件合并功能批量打印成绩单每到期中期末处理学习成绩单是件令人头疼的事，既要准确又要快捷。如何能利用我们熟悉的办公软件完成这个工作呢?下面我们将给大家介绍如何利用Word和Excel这两个软件解决这个问题。　　一、建立学生成绩数据　　要将学生的成绩录入到Excel中，保存为“成绩数据.xls”如图1所示:图1　　录入学生的各门学科的成绩，通讯地址以及邮政编码以及其他相关信息。除了学科成绩，其他信息以后可以继续使用，邮编和通讯地址可以在打印邮寄学生成绩信封的时候使用。　　二、设计学生成绩单样式　　打开word设计学生成绩单样式(如图2

2、):图2　　保存为“学生成绩通知单模板.doc”。　　三、批量生产学生成绩单　　现在我们就要开始批量生产学生成绩单了。在工具菜单下单际“信函与邮件”菜单，在展开的菜单中选择“邮件合并”。合并过程分几步进行:　　第一步，选择文档类型。Word提供了“信函”、“电子邮件”、“信封”、“标签”、“目录”五种文档类型。这里我们选择“信函”类型。　　第二步，选择开始文档。可以选择“使用当前文档”，“从现有文档开始”和“从模板开始”。这里我们选择“使用当前文档”。　　第三步，选择收件人。“选择收件人”中的收件人这里是指待处理的学生成绩数据。点击“

3、浏览”选择前面建立的“成绩数据.xls”文件。出现如下的对话框，选择你的数据所在的表，这里选择sheet1$(如图3)，单击“确定”按钮。图3　　出现图4所示的邮件合并收件人对话框图4　　(在这个对话框中可以对数据进行选择、筛选等工作。)　　四、填空。　　选择“其他项目”弹出如图5所示的对话框图5　　分别在适当的位置插入合并域，进行填空就可以了。如图6图6　　打开“工具”菜单，选择“选择信函与邮件”中的“显示邮件合并工具栏”。显示如图7图7　　单击 按钮，可以预览当前记录的数据。　　五、完成合并，大功告成!　　“编辑个人信函”合并到新

4、文档选择要合并的范围，单击确定就可以在合并的新文档中看到所有学生的成绩单了。如图8图8　　如果要邮寄给学生的话，可以邮件合并功能中的信封文档类型，依据信封的大小进行设计。如果有兴趣的话，不妨试一试。