会议记录及纪要的写作.

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1、第四篇会议记录及纪要的写作一、会议记录及纪要的含义会议记录是根据会议的宗旨、会议的进展、会议讨论的问题、研究的事项、提出的意见和作出的决定,为了某种目的,对会议过程及发言所作记录的一种纪实性文书。同时,还包括在开会过程中原始记录的基础上,经过分析、综合、提炼、归纳整理而形成的会议纪要。在部队工作中,有些会议,如办公会、座谈会等等,一般都要将研究、决定的问题整理出来,写成会议纪要,用以反映会议的基本情况、主要精神和中心内容,也可以向上级机关汇报会议情况,及时向与会代表、有关单位和下属机关分发,便于传达和贯彻执行。会议纪要介于“决议”和“简报”之间,兼有通报情况和借以指导

2、、推动工作的作用。它不如“决议”那样庄重,但又较“简报”更具有指导意义。从一定意义上说,机关公文写作中关于会议的文本,最具挑战性的就是会议纪要。会议纪要与会议记录的区别就在于是否经过综合提炼整理。会议纪要虽然也是记载会议精神和议定事项的公文,但其是对会议的讨论事项,择其要点进行归纳整理,以通报会议精神,统一认识,指导工作,而不仅仅是留存档案。会议纪要可上呈可下达,也可批转和转发。根据会议的性质,可以把会议纪要分为四种类型:(1例会型。这类纪要适用于研究处理日常行政事务的例行会议。例会型纪要侧重于记载会议决定的事项,写法比较简单。通常用专门格式印发给有关部门,作为机关工

3、作的依据。(2决议型。这类纪要适用于比较重要的工作会议。侧重记载会议形成的决议。其特点是政策性强,具有指示、决定的性质,其内容有关单位必须遵照执行。如《全军军事工作会议纪要》就属这种类型。(3专题型。这类纪要适用于专门研究解决某一重要问题而召开的会议,侧重记载会议的结论性意见。(4综合型。这类纪要的特点是全面概括会议精神,全方位反映会议概况,既归纳一致性意见,也反映分歧性意见,适用于学术性会议和座谈会,各类司令机关一般都很少使用。二、会议记录及纪要的内容会议记录和会议纪要的写作所包含内容基本相同,主要有以下两个大的方面:(一会议的组织情况会议记录和会议纪要都首先必须写

4、明会议的组织情况。通常会议的组织情况包括以下八个方面:1、会议的名称和次数。会议的名称和次数,一般就是会议记录的标题,大都由“单位名称+次数+会议性质+记录”等关键词组成,如《××集团军××次办公会议记录》、《××军分区人武部工作经验交流会议纪录》等。另一种是由“会议名称+文种名称”组成,一般是会议名称在前,文种名称在后。如《全军先进食堂现场座谈会纪要》、《陆军××军××团思想政治工作会议纪要》等。由于会议记录往往都是专用的,因此,在整理成会议记录文本时,有时单位的名称可以省略。即使是会议纪要,只要不报送上级机关,有时单位名称也可以略去。2、开会的时间。会议记录必须写

5、清楚会议召开的年、月、日,重要的会议还应反映出具体的起止时间,如上午8时30分至10时30分等。3、开会地点。会议记录要写清楚会议召开的具体地点,如××会议室,必要时还应注明其所在地。4、出席人。出席人少时,应写清楚出席者的姓名、职务;出席人多时,可以只写出席人的范围,如团职(含团级以上干部;重要的会议,为了便于日后考查,可另设签到簿,并随同会议记录一并保存。5、缺席人。小型会议,缺席人数较少的时候,要写清具体人名,并简要注明原因。大型会议的缺席人数,必须具体。6、列席人。小型会议要写明列席人的姓名、职务;大型会议要注明列席者的范围及人数。7、主席或主持人。要写明主持

6、人的姓名、职务。8、纪录人。会议记录必须写明记录人的姓名、职务,多人参与的会议记录,要注明每个人。以上八项内容,要求会议记录人员在会议正式开始之前就要写好。(二记录会议的内容会议记录的主体部分主要有会议议题、领导人的报告、讨论情况、形成的决议和主持人的总结几项基本内容。会议主体部分的记录方法有两种:一种是详细记录;一种是摘要记录。1、详细记录。详细记录主要用于重要会议。重要会议讨论、研究的问题比较复杂,要求尽可能地记下发言者的原话,即怎么讲的,就怎么记,特别重要的发言,不仅要完整无遗地记录发言内容,而且最好要记下发言者的语气姿态。重要会议的详细记录,记录人必须把握以下

7、三点:一是记载会议中有争议的问题和分歧意见时,应将争议、分歧的焦点及有关人员发言争论的观点,详细记下;二是记录会议中的关键问题、要害问题时,应将有关人员的发言详细记下;三是记录会议决议时,应详细记录表决情况,对异议、弃权等情况要予以实录,以备考查。对会议的决议性内容,在会议结束前,记录人应念给与会人员听,以便对决议事项推敲得更准确。有些详细记录,必要时会后应加以整理,尔后记录人送会议主持人审阅并视情公布和印发,但原记录不得毁掉,应全文存档以备核查。2、摘要纪录。摘要记录主要用于一般会议。在没有分歧和争议的情况下,只需摘记关键内容和重点发言,如在会上报