秘书文档管理(自学考试)

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1、.....《秘书文档管理》复习资料1.文书是人们在生产和生活中为了记录事项，管理事务，交流情况，依照一定体式制作的具有现实效用的文字材料。2.文书工作是社会组织的文书工作机构和人员遵守相关法规制度的规定，通过一系列相互衔接的环节，完成文书的制作、办理和管理，为组织工作服务的工作。3.文书制作是文书形成主体为了一定的目的，以特定的文体格式与载体形式表达主体意识的行为。【文书制作是文书与档案工作的第一步，是开展文档管理活动的前提和基础。】4.文书工作组织机构，是指社会组织中担负文书工作任务的部门和人员以及这些部门和人员之间的关系。5.广义的文书办理是指包含文书制作、文书处理和文书管

2、理在内的所有文书工作，相当于秘书实务中所说的办文工作。6.狭义的文书办理主要指按照国家的相关规定，通过一系列前后相继的环节完成文件制作、传递、阅读、承办等工作，主要包括收文办理和发文办理两个方面，一般不包含文书的保管和立卷、整理和归档等环节。7.档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、军事、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。8.广义的档案工作是指档案事业工作，包括社会组织档案工作、档案馆工作、档案事业管理工作、档案教育工作、档案科研工作和档案宣传出版工作等。【档案教育】9.狭义的档案工作

3、是指档案业务工作，也就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的工作。【档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案检索、档案提供利用和档案编研八个环节，通常称为档案业务工作八环节】10.文书档案连锁法，就是以集中统一地原则组织文书、档案工作，由总收发室统一进行分类和登记，分发至主办单位，各单位办完公文，随即由档案室进行立卷归档。【民国】11.交拟是组织的负责人将拟稿任务交给起草人员的办文环节，是文件制作的起点。【拟稿是拟稿人根据组织的负责人的意图，在发文稿纸上起草文件。】12.核稿是指将公文送负责人签发前，由办公厅（室）负责人进行审核的过程。13.签发是

4、组织负责人对呈批的文稿进行审定后签署意见的过程。【签发是制文阶段的关键环节，一份文稿能否制发，主要取决于负责人是否签发。是文稿生效的标志。】14.复核是秘书机构在文件正式印制前，对已签发的定稿进行全面检查的过程。15.文稿是指文书起草过程中形成的历次稿件，又可分为草稿和定稿两种。16.文本是指同一文件由于作用不同而形成不同的版本，也有正本、副本、存本之分。17.修订本是指文件经发布生效后，经实践检验或随着事物的发展，原有的文件已不再适用，有必要对文件内容或文字进行修订、补充、完善而产生的文本。18.文书的文体是适应行政工作、公共事务的需要而形成的语文体式，是一种兼有议论文、说明

5、文、记叙文一般特点的应用文体。19.文书格式是指文书的各个组成部分按一定要求、规格置排的整体结构形式，包括文书的问题要求、内容结构、要素标记和格式安排等几个方面。20.发文字号即文件的编号，又有公文字号、文号、发文号等名称。21.收文办理是指接受外组织发来的文件并对其进行运转和办理的过程。22.拟办是社会组织秘书机构负责人对需要办理的文件提出初步办理意见，以供领导人批办时参考的过程。23.注办是对文件的承办情况和处理结果予以简要注明的过程。24.内部文件是指组织在日常行政办公活动中形成的用于内部信息流通的文件。25.文书管理是指通过严格规范的制度和科学有效的方法对文书的数量、质

6、量和运作过程进行监控和掌管。26.立卷也称文书立卷，是指文书部门或业务部门将处理完毕的，具有保存价值的公文，按照它们在形成过程中的联系和规律进行系统整理编目，组成案卷的工作，它是整理与保管档案文件的一种重要手段和方法。27.案卷是指由互有联系的若干文件组合而成并放入卷夹、卷皮的档案保管单位，也是全宗内档案系统排列、编目和统计的基本单位。学习参考.....28.立卷类目也称归档类目或立卷方案，是各个社会组织在每年初根据本组织工作活动的规律，预计该年度可能形成文件的类别和数量，拟制出来的规卷条目，作为平时文件材料立卷的指南。29.通讯者特征也可称为收发文机关特征，是指公文中具有问复

7、的性质的文种特征。30.全宗是一个独立的机关、组织或人物在社会活动中形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆的基本分类和管理单位。【它最先是法国作为对档案馆内档案分类的原则和方法而应用的，后为许多国家采用，逐渐成为国际范围内档案学通用的术语。】31.普发性档案文件汇编是指将一个组织产生的文件依据来源的顺序、时间的顺序进行排列，汇集成册。【xx省政府2010年制发文件汇编、xx省xx厅1999—2009年永久保存档案文件汇编】1.文档管理的重要性：（1）文书、档案工作是国家管理的重要手段；（2）