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1、职场英语写作---商务信函的结构与格式疫苗研发部：熊昱煜2012-01-31商业书信的写作基础书信的格式书信的文体书信的语气标点符号拼写构思和检查商业书信基础---书信格式标准的商业书信包括三个部分信头letterhead信文letterbody信尾close信头LetterHeading写信人地址Addresser’sAddress日期Date收信人地址Receiver’sAddress称呼Salutation标题/事由Subject/Re在信和传真中，信头所占页面不超过三分之一。商业书信的信头一般包括发信人地址、发信人日期、收信人地址和姓名
2、、称呼以及事由。传真的的信头包括收信人地址（连同传真号码）、收信人地址（连同收信人传真号码）、发信日期、页数、称呼和事由。发信人地址：书信发信人地址位于页首居中的位置。传真发信人地址位于传真纸页首固定的信头格式内。一般来说，商业书信的首页都使用印有公司抬头的信笺。此部分包括公司名称、地址、电话和传真号码。有的甚至还印有代表公司形象的符号标志、E-mail号，网址和总裁的名字等。印有信头的首页中往往有一枚代表公司形象的标识。标识一般用图像表示，它就像包裹件上或运输工具上的商标一样。这些符号生动有趣、不同寻常，让人过目不忘。如果一个公司的标识设计得
3、好，它就可以广为熟知，公司就容易打开局面，其形象也很快得到公众的认可。发信日期：有两种模式---“24Sept.,2009”(月-日-年)或“Sept.12,2009”（月-日-年）。日期可以打印在左边空白处。日期与抬头或发信人地址之间应空两行。写传真时，日期打印在信头相应的空格内。收信人地址：包括收信人的全名和职衔，以及公司的全称和地址。书信中收信人地址从页面左边空白处写起，在日期下面空两行。传真中收信人地址打在信头相应的空格内。指定收信人姓名：已不常用。如果需要，就从页面左边空白处写起，在收信人地址下空两行。收信人(Addressee)地址
4、标准的排序方式：A.收信人名称、职位B.所在部门及公司名称C.公司所在的街道号码及街道名D.所在州名称及邮政编码E.所在国名称收信人(addressee)地址Mr.RichardYoung———姓名Director———头衔CresswellInc.———公司名称400FortuneStreet———街道号码及名称PhoenixArizona82044———城市名、州名、邮编U.S.A———国家名称呼：通常有以下称呼方式DearMr./Mrs./Miss/Ms.WangDearSir或DearMadamDearSirorMadamDearSir
5、s称呼从左边空白处写起，在收信人地址下面空两行。事由（Subject/Re）:写明事由可以使收信人对信件或传真的内容一目了然。事由位于称呼之下，与称呼相隔一行。可以居中、居左、缩格。信文(Body)在全齐头式（full-blocked）书信，每个段落都从左边空白处开始书写，在“事由”下面空一行。段落内采用单行行距，段落之间采用双行行距。信尾(Close)结尾敬辞Complimentaryclose信末签名Signature(oftheaddresser)打印名字和头衔Printednameandtitle(oftheaddresser)Comp
6、limentaryClose客套结束语亲密式：Cordially,Cordiallyyours,Intimatelyyours,普通式：Sincerely,Sincerelyyours,Yourssincerely,Verysincerelyyours,正式：Yourstruly,Yoursfaithfully,Verytrulyyours,Yoursverytruly,Faithfullyyours,最正式：Respectfully,Respectfullyyours,Yoursrespectfully,Veryrespectfully,信尾
7、(Close)口述者/打字员姓名缩写Initialsofdictatorandtypist)附件Enclosure抄送Carboncopy(cc:ChanWaiMing)附笔/附言Postscript(附笔的主要用途是引起收信人的注意。因此，推销信函中有时也加上附笔，给广告宣传增加一点较亲切的感觉)*最后四项不是每封信所必需的部分，是根据实际需要而增加的部分。ProfessorFanHongForeignLanguagesDepartmentSunYat-senUniversityGuangdong,510275DearProf.FAN,Iam
8、veryinterestedinBusinessEnglishandwishtolearnmorefromyourlectures.ThisweekI
